L'implementazione di un solido piano operativo può garantire il successo di un progetto, soprattutto a livello di team. È uno strumento necessario per raggiungere gli obiettivi definiti nella strategia.
Un piano operativo di successo si basa sul rispetto di una regola fondamentale: "concentrarsi sugli obiettivi più importanti". Infatti, è necessario assicurarsi che ogni aspetto funzioni correttamente per rimanere a galla. Inoltre, un piano operativo aiuta a identificare le aree che non generano sufficienti ricavi o causano perdite, e quindi a formulare i cambiamenti necessari. Infine, prima di iniziare la pianificazione operativa, è necessario assicurarsi che il piano strategico sia in atto.
Qual è il piano operativo?
Un piano operativo è un documento strategico che definisce come i diversi team o dipartimenti, come ad esempio reclutamento, marketing e finanza, contribuiscono al raggiungimento dei vari obiettivi aziendali. Riassume le attività quotidiane necessarie per il buon funzionamento di un'azienda. Descrive i compiti giornalieri per definire chiaramente come ciascun team contribuisce al raggiungimento degli obiettivi aziendali.
Differenza tra strategica e pianificazione operativa
Il piano strategico consiste nel definire la direzione dell'organizzazione, stabilire obiettivi e traguardi e individuare una serie di strategie da attuare affinché l'organizzazione possa raggiungere i propri obiettivi. Il piano strategico è una guida generale per la gestione dell'organizzazione, basata sulle priorità e sugli obiettivi delle parti interessate. Il piano strategico NON specifica le attività e i compiti quotidiani relativi alla gestione dell'organizzazione.
Al contrario, il piano operativo presenta informazioni estremamente dettagliate, concepite per guidare i singoli individui nello svolgimento delle attività quotidiane necessarie alla gestione dell'organizzazione. La direzione e il personale dell'organizzazione devono fare frequente riferimento al piano operativo nello svolgimento del proprio lavoro quotidiano.
Come sviluppare un piano operativo?
Poiché i piani operativi vengono sviluppati con l'obiettivo di allocare fondi, risorse e personale per ciascun periodo da 1 a 3 anni, tutti i passaggi che un piano operativo deve includere devono essere funzionali a questo scopo.
Visualizza il piano operativo
Come per qualsiasi piano di progetto, è meglio iniziare dalla visione. Gli elementi chiave di un piano operativo includono attività volte al raggiungimento di obiettivi specifici e chiaramente definiti , nonché la gestione del personale per garantire prestazioni ottimali. Definisci la tua visione in base a questi livelli e poi potrai iniziare la fase di ricerca.
Ricerca e identificazione degli obiettivi
Per iniziare a sviluppare il tuo piano operativo, inizia esaminando i tuoi obiettivi. Lo scopo di un piano operativo è rispondere a cinque domande principali:
Qual è il budget? Confronta il budget dell'anno scorso con quello di quest'anno.
A che punto è il team? Affrontate questa domanda dal punto di vista del budget, delle risorse e dei membri del team.
Dove vuole arrivare la squadra? Pensate a quest'ora l'anno prossimo, tra due anni, tra tre anni, ecc.
Come possiamo garantire il successo della squadra?
Quali parametri di riferimento dovremmo utilizzare per misurare i nostri progressi? Questi potrebbero includere i tempi di lancio dei prodotti, il numero di prodotti fabbricati, il numero di casi risolti dal servizio clienti, il numero di recensioni a 5 stelle ricevute, il numero di clienti acquisiti, l'aumento del fatturato di una certa percentuale, ecc.
Per rispondere a queste domande, dovrai interrogare i membri del tuo team e poi categorizzare le loro risposte. Dai priorità alle loro risposte in un quadrante: più facili da implementare -> più difficili da implementare, e più importanti da implementare -> meno importanti da implementare. È in questo momento che i tuoi obiettivi inizieranno a prendere forma e a diventare più chiari.
Assegna un budget e delle persone
Una volta definiti gli obiettivi, è importante notare che il budget per il piano operativo proviene dal budget annuale del dipartimento. Pertanto, il budget è la prima voce da considerare quando si iniziano ad assegnare compiti, risorse e a ripartire i budget tra i membri del team.
In questa fase, chiedi anche un feedback: qualcuno potrebbe essere più adatto al ruolo che gli hai assegnato, oppure potresti riuscire a eliminare del tutto i passaggi non necessari dal processo.
Relazione sul piano operativo
Una volta elaborato il piano operativo, è necessario stabilire una procedura per monitorarne l'andamento. Tale procedura dovrebbe includere obiettivi chiari con risultati attesi, traguardi, tempistiche e il personale necessario per l'attuazione del piano.
Gli stakeholder, gli altri responsabili di reparto e il management senior vorranno esaminare i progressi del piano operativo a ogni traguardo, che sia mensile, trimestrale o basato su progetto; pertanto, assicuratevi di segnalare tutti i risultati e di garantire che il management sia sempre aggiornato. Le dashboard di progetto possono essere un modo semplice per fornire aggiornamenti rapidi e accurati.
Se necessario, adeguare il piano operativo
Come per qualsiasi progetto ben pianificato, è fondamentale essere sempre pronti a cambiare rotta. Avete raggiunto un obiettivo che non ha prodotto i risultati attesi? Con un piano operativo, le attività sono così dettagliate che ora potete sapere e capire esattamente quale parte del piano non ha funzionato in modo ottimale. Apportate le modifiche necessarie, coinvolgete i membri del team se necessario, ottenete il consenso degli stakeholder e passate all'obiettivo successivo con il vostro piano operativo appena perfezionato.
Tali modifiche sono facili da apportare se si è avuto la lungimiranza di sviluppare il piano utilizzando un software di pianificazione dei progetti. Se si devono apportare modifiche a un foglio di calcolo Excel o a un documento Word statico, aggiornare tutte le modifiche può richiedere ore.
I piani operativi funzionano al meglio quando l'intero dipartimento li condivide, definendo scadenze per le attività, misurando gli obiettivi di successo, segnalando i problemi e collaborando efficacemente. Funzionano ancora meglio quando c'è comunicazione tra i dipartimenti per garantire che l'intero sistema funzioni senza intoppi quando ogni team raggiunge il proprio obiettivo.
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