L'implementazione di un solido piano operativo può garantire il successo di un progetto, soprattutto a livello di team. È uno strumento necessario per raggiungere gli obiettivi definiti nella strategia.
Un piano operativo di successo si basa sul rispetto di una regola fondamentale: "concentrarsi sugli obiettivi più importanti". Infatti, è necessario assicurarsi che ogni aspetto funzioni correttamente per rimanere a galla. Inoltre, un piano operativo aiuta a identificare le aree che non generano sufficienti ricavi o causano perdite, e quindi a formulare i cambiamenti necessari. Infine, prima di iniziare la pianificazione operativa, è necessario assicurarsi che il piano strategico sia in atto.
Qual è il piano operativo?
Un piano operativo è un documento strategico che definisce il modo in cui diversi team o reparti, come reclutamento, marketing e finanza , contribuiscono al raggiungimento dei vari obiettivi aziendali. Riassume le attività quotidiane necessarie per il buon funzionamento di un'azienda. Descrive le attività quotidiane per definire chiaramente il contributo di ciascun team al raggiungimento degli obiettivi aziendali.
Differenza tra strategica e operativa
Il piano strategico consiste nel definire una direzione per l'organizzazione, definire obiettivi e traguardi e identificare una serie di strategie da implementare affinché l'organizzazione possa raggiungerli. Il piano strategico è una guida generale per la gestione dell'organizzazione basata sulle priorità e sugli obiettivi degli stakeholder. Il piano strategico NON specifica i compiti e le attività quotidiane relative alla gestione dell'organizzazione.
Al contrario, il piano operativo presenta informazioni estremamente dettagliate, pensate per guidare i singoli individui nello svolgimento delle attività quotidiane necessarie alla gestione dell'organizzazione. Il management e il personale dell'organizzazione devono fare frequente riferimento al piano operativo nello svolgimento del loro lavoro quotidiano.
Come sviluppare un piano operativo?
Poiché i piani operativi vengono sviluppati con l'obiettivo di allocare fondi, risorse e personale per ciascun periodo da 1 a 3 anni, tutti i passaggi che un piano operativo deve includere devono essere funzionali a questo scopo.
Visualizza il piano operativo
Come per qualsiasi piano di progetto, è meglio iniziare dalla visione. Le caratteristiche principali di un piano operativo includono attività volte a raggiungere obiettivi specifici e chiaramente definiti , nonché la gestione del personale per garantire che funzioni in modo ottimale. Identifica la tua visione in base a questi livelli e poi puoi iniziare la fase di ricerca.
Ricerca e identificazione degli obiettivi
Per iniziare a sviluppare il tuo piano operativo, inizia esaminando i tuoi obiettivi. Lo scopo di un piano operativo è rispondere a cinque domande principali:
Qual è il budget? Confronta il budget dell'anno scorso con quello di quest'anno.
A che punto è il team? Affrontate questa domanda dal punto di vista del budget, delle risorse e dei membri del team.
Dove vuole arrivare la squadra? Pensate a quest'ora l'anno prossimo, tra due anni, tra tre anni, ecc.
Come possiamo garantire il successo della squadra?
Quali parametri di riferimento dovremmo utilizzare per misurare i nostri progressi? Questi potrebbero includere i tempi di lancio dei prodotti, il numero di prodotti realizzati, il numero di casi chiusi dal servizio clienti , il numero di recensioni a 5 stelle ricevute, il numero di clienti acquisiti, l'aumento del fatturato di una certa percentuale, ecc.
Per rispondere a queste domande, dovrai interrogare i membri del tuo team e poi categorizzare le loro risposte. Dai priorità alle loro risposte in un quadrante: più facili da implementare -> più difficili da implementare, e più importanti da implementare -> meno importanti da implementare. È in questo momento che i tuoi obiettivi inizieranno a prendere forma e a diventare più chiari.
Assegna un budget e delle persone
Una volta definiti gli obiettivi, è importante notare che il budget per il piano operativo deriva dal budget annuale del reparto. Detto questo, il budget è la prima voce da considerare quando si inizia ad assegnare compiti, risorse e budget ai membri del team.
In questa fase, chiedi anche un feedback: qualcuno potrebbe essere più adatto al ruolo che gli hai assegnato, oppure potresti riuscire a eliminare del tutto i passaggi non necessari dal processo.
Relazione sul piano operativo
Una volta sviluppato il piano operativo, è necessario stabilire un processo per la rendicontazione dei risultati ottenuti. Questo processo dovrebbe includere obiettivi chiari , traguardi, tempistiche e personale necessario per l'esecuzione del piano.
Gli stakeholder, gli altri responsabili di reparto e il management senior vorranno esaminare i progressi del piano operativo a ogni traguardo, che sia mensile, trimestrale o basato su progetto; pertanto, assicuratevi di segnalare tutti i risultati e di garantire che il management sia sempre aggiornato. Le dashboard di progetto possono essere un modo semplice per fornire aggiornamenti rapidi e accurati.
Se necessario, adeguare il piano operativo
Come per qualsiasi progetto ben pianificato, devi essere sempre pronto a cambiare direzione. Hai raggiunto un obiettivo che non ha prodotto i risultati attesi? Con un piano operativo, le attività sono così dettagliate che ora puoi sapere e comprendere esattamente quale parte del piano non ha funzionato in modo ottimale. Apporta modifiche, coinvolgi i membri del team se necessario, ottieni l'adesione degli stakeholder e passa al obiettivo con il tuo piano operativo appena rifinito.
Tali modifiche sono facili da apportare se si è avuto la lungimiranza di sviluppare il piano utilizzando un software di pianificazione dei progetti. Se si devono apportare modifiche a un foglio di calcolo Excel o a un documento Word statico, aggiornare tutte le modifiche può richiedere ore.
I piani operativi funzionano al meglio quando l'intero reparto li condivide, stabilendo scadenze per le attività, misurando gli obiettivi di successo, segnalando i problemi e collaborando efficacemente . Funzionano ancora meglio quando c'è comunicazione tra i reparti per garantire che l'intero sistema funzioni senza intoppi quando ogni team raggiunge il proprio obiettivo.
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