Implementar un plan operativo sólido puede garantizar el éxito de un proyecto, especialmente a nivel de equipo. Es una herramienta necesaria para alcanzar los objetivos definidos en la estrategia.
Un plan operativo exitoso depende de adherirse a una regla crucial: "centrarse en los objetivos más importantes". De hecho, debe asegurarse de que cada aspecto funcione correctamente para mantenerse a flote. Además, un plan operativo le ayuda a identificar áreas que no generan suficientes ingresos o que causan pérdidas, y luego le ayuda a formular los cambios necesarios. Además, antes de comenzar su planificación operativa, primero debe asegurarse de que el plan estratégico esté en marcha.
¿Cuál es el plan operativo?
Un plan operativo es un documento estratégico que define cómo los diferentes equipos o departamentos, como los de contratación, marketing y finanzas , contribuyen al logro de las diversas metas y objetivos de la empresa. Resume las actividades diarias necesarias para el buen funcionamiento de una empresa. Describe las tareas diarias para definir claramente cómo contribuye cada equipo al logro de los objetivos de la empresa.
Diferencia entre estratégica y operativa
El plan estratégico consiste en definir el rumbo de la organización, diseñar metas y objetivos, e identificar una serie de estrategias a implementar para que la organización alcance sus objetivos. El plan estratégico es una guía general para la gestión de la organización, basada en las prioridades y objetivos de las partes interesadas. El plan estratégico NO especifica las tareas ni actividades diarias relacionadas con la gestión de la organización.
En cambio, el plan operativo presenta información muy detallada diseñada para guiar a las personas en la realización de las tareas diarias necesarias para la gestión de la organización. La dirección y el personal de la organización deben consultarlo frecuentemente en su trabajo diario.
¿Cómo desarrollar un plan operativo?
Dado que los planes operativos se desarrollan con el objetivo de asignar fondos, recursos y personal para cada período de 1 a 3 años, todos los pasos que debe incluir un plan operativo deben servir a este esfuerzo.
Ver el plan operativo
Como con cualquier plan de proyecto, lo mejor es empezar con la visión. Las características clave de un plan operativo incluyen tareas destinadas a alcanzar objetivos específicos y claramente definidos , así como la gestión del personal para garantizar su óptimo rendimiento. Identifique su visión con base en estos niveles y, a continuación, podrá comenzar la fase de investigación.
Investigación e identificación de objetivos
Para comenzar a desarrollar su plan operativo, comience por examinar sus objetivos. El propósito de un plan operativo es responder a cinco preguntas principales:
¿Cuál es el presupuesto? Compare el presupuesto del año pasado con el de este año.
¿Cuál es la situación del equipo? Aborde esta pregunta desde la perspectiva del presupuesto, los recursos y los miembros del equipo.
¿Dónde quiere estar el equipo? Piensen en esta época el año que viene, dentro de dos años, dentro de tres años, etc.
¿Cómo podemos garantizar el éxito del equipo?
¿Qué parámetros deberíamos usar para medir nuestro progreso? Estos podrían incluir los tiempos de lanzamiento de productos, la cantidad de productos fabricados, el número de casos cerrados por el servicio de atención al cliente , el número de reseñas de 5 estrellas recibidas, el número de clientes adquiridos, el aumento porcentual de la facturación, etc.
Para responder a estas preguntas, deberá encuestar a los miembros de su equipo y clasificar sus respuestas. Priorice sus respuestas en un cuadrante: más fácil de implementar -> más difícil de implementar, y más importante de implementar -> menos importante de implementar. Es entonces cuando sus objetivos comenzarán a tomar forma y se aclararán.
Asignar un presupuesto y personal
Una vez definidos los objetivos, es importante tener en cuenta que el presupuesto para el plan operativo proviene del presupuesto anual del departamento. Dicho esto, el presupuesto es el primer elemento a considerar al asignar tareas, recursos y presupuestos a los miembros del equipo.
Obtenga también retroalimentación en esta etapa, ya que alguien puede ser más adecuado para el rol que le ha asignado, o puede ser capaz de eliminar por completo pasos innecesarios en el proceso.
Informe sobre el plan operativo
Una vez desarrollado su plan operativo, debe establecer un proceso para informar sobre su progreso. Este proceso debe incluir objetivos claros con resultados, metas, plazos y el personal necesario para ejecutarlo.
Las partes interesadas, otros jefes de departamento y la alta dirección querrán revisar el progreso de su plan operativo en cada hito, ya sea mensual, trimestral o por proyecto; por lo tanto, asegúrese de informar todos sus hallazgos y de que la dirección esté siempre al tanto. Los paneles de control del proyecto pueden ser una forma sencilla de proporcionar actualizaciones rápidas y precisas.
Ajustar el plan operativo si es necesario
Como en cualquier proyecto bien planificado, siempre debe estar preparado para adaptarse. ¿Ha alcanzado un punto de referencia que no ha generado los resultados esperados? Con un plan operativo, las actividades son tan detalladas que ahora puede saber y comprender exactamente qué parte del plan no funcionó de forma óptima. Realice ajustes, involucre a los miembros del equipo si es necesario, obtenga la aprobación de las partes interesadas y avance al punto de referencia con su plan operativo recién perfeccionado.
Estos ajustes son fáciles de realizar si tuvo la previsión de desarrollar su plan con un software de planificación de proyectos. Si tiene que realizar ajustes en una hoja de cálculo estática de Excel o un documento de Word, actualizar todos los cambios puede llevar horas.
Los planes operativos funcionan mejor cuando todo el departamento los asume, estableciendo plazos para las tareas, midiendo los objetivos de éxito, informando sobre los problemas y colaborando eficazmente . Funcionan aún mejor cuando existe comunicación entre departamentos para garantizar el correcto funcionamiento del sistema cuando cada equipo alcanza su objetivo.
—————————
Magileads es un software de automatización de prospección
Prueba Magileads gratis durante 14 días. Haz clic aquí .
O reserva una demostración para ver cómo funciona. Haz clic aquí .
