Implementar un plan operativo sólido puede garantizar el éxito de un proyecto, especialmente a nivel de equipo. Es una herramienta necesaria para alcanzar los objetivos definidos en la estrategia.
Un plan operativo exitoso depende de adherirse a una regla crucial: "centrarse en los objetivos más importantes". De hecho, debe asegurarse de que cada aspecto funcione correctamente para mantenerse a flote. Además, un plan operativo le ayuda a identificar áreas que no generan suficientes ingresos o que causan pérdidas, y luego le ayuda a formular los cambios necesarios. Además, antes de comenzar su planificación operativa, primero debe asegurarse de que el plan estratégico esté en marcha.
¿Cuál es el plan operativo?
Un plan operativo es un documento estratégico que define cómo los diferentes equipos o departamentos, como reclutamiento, marketing y finanzas, contribuyen al logro de los diversos objetivos de la empresa. Resume las actividades diarias necesarias para el buen funcionamiento del negocio y describe las tareas cotidianas para definir claramente cómo cada equipo contribuye al logro de los objetivos de la empresa.
Diferencia entre estratégica y operativa
El plan estratégico consiste en definir la dirección de la organización, diseñar metas y objetivos, e identificar una serie de estrategias para implementar y así lograr dichos objetivos. El plan estratégico es una guía general para la gestión de la organización, basada en las prioridades y objetivos de las partes interesadas. El plan estratégico NO especifica las tareas y actividades cotidianas relacionadas con la gestión de la organización.
En cambio, el plan operativo presenta información muy detallada diseñada para guiar a las personas en la realización de las tareas diarias necesarias para la gestión de la organización. La dirección y el personal de la organización deben consultar frecuentemente el plan operativo en el desempeño de sus funciones diarias.
¿Cómo desarrollar un plan operativo?
Dado que los planes operativos se desarrollan con el objetivo de asignar fondos, recursos y personal para cada período de 1 a 3 años, todos los pasos que debe incluir un plan operativo deben servir a este esfuerzo.
Ver el plan operativo
Como en cualquier plan de proyecto, lo mejor es comenzar con la visión. Las características clave de un plan operativo incluyen tareas orientadas a lograr objetivos específicos y claramente definidos , así como la gestión del personal para garantizar un rendimiento óptimo. Identifique su visión en función de estos niveles y, a continuación, podrá comenzar la fase de investigación.
Investigación e identificación de objetivos
Para comenzar a desarrollar su plan operativo, comience por examinar sus objetivos. El propósito de un plan operativo es responder a cinco preguntas principales:
¿Cuál es el presupuesto? Compare el presupuesto del año pasado con el de este año.
¿Cuál es la situación del equipo? Aborde esta pregunta desde la perspectiva del presupuesto, los recursos y los miembros del equipo.
¿Dónde quiere estar el equipo? Piensen en esta época el año que viene, dentro de dos años, dentro de tres años, etc.
¿Cómo podemos garantizar el éxito del equipo?
¿Qué indicadores de referencia deberíamos usar para medir nuestro progreso? Estos podrían incluir los tiempos de lanzamiento de productos, la cantidad de productos fabricados, la cantidad de casos resueltos por el servicio al cliente, la cantidad de reseñas de 5 estrellas recibidas, la cantidad de clientes adquiridos, el aumento de la facturación en un determinado porcentaje, etc.
Para responder a estas preguntas, deberá encuestar a los miembros de su equipo y clasificar sus respuestas. Priorice sus respuestas en un cuadrante: más fácil de implementar -> más difícil de implementar, y más importante de implementar -> menos importante de implementar. Es entonces cuando sus objetivos comenzarán a tomar forma y se aclararán.
Asignar un presupuesto y personal
Una vez definidos tus objetivos, es importante tener en cuenta que el presupuesto para tu plan operativo proviene del presupuesto anual de tu departamento. Dicho esto, el presupuesto es el primer elemento a considerar al asignar tareas, recursos y presupuestos a los miembros del equipo.
Obtenga también retroalimentación en esta etapa, ya que alguien puede ser más adecuado para el rol que le ha asignado, o puede ser capaz de eliminar por completo pasos innecesarios en el proceso.
Informe sobre el plan operativo
Una vez que haya desarrollado su plan operativo, deberá establecer un proceso para informar sobre su progreso. Este proceso debe incluir objetivos claros con resultados esperados, metas, plazos y el personal necesario para ejecutar el plan.
Las partes interesadas, otros jefes de departamento y la alta dirección querrán revisar el progreso de su plan operativo en cada hito, ya sea mensual, trimestral o por proyecto; por lo tanto, asegúrese de informar todos sus hallazgos y de que la dirección esté siempre al tanto. Los paneles de control del proyecto pueden ser una forma sencilla de proporcionar actualizaciones rápidas y precisas.
Ajustar el plan operativo si es necesario
Como en cualquier proyecto bien planificado, siempre debes estar preparado para adaptarte. ¿Has alcanzado un hito que no ha dado los resultados esperados? Con un plan operativo, las actividades están tan detalladas que ahora puedes saber y comprender exactamente qué parte del plan no funcionó de forma óptima. Realiza ajustes, involucra a los miembros del equipo si es necesario, obtén el respaldo de las partes interesadas y avanza hacia el hito con tu plan operativo recién perfeccionado.
Estos ajustes son fáciles de realizar si tuvo la previsión de desarrollar su plan con un software de planificación de proyectos. Si tiene que realizar ajustes en una hoja de cálculo estática de Excel o un documento de Word, actualizar todos los cambios puede llevar horas.
Los planes operativos funcionan mejor cuando todo el departamento los adopta, estableciendo plazos para las tareas, midiendo los objetivos de éxito, informando sobre los problemas y colaborando eficazmente. Funcionan aún mejor cuando existe comunicación entre los departamentos para garantizar que todo el sistema funcione sin problemas cuando cada equipo alcanza su objetivo.
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