Fordern Sie digitale Signaturen an oder unterschreiben Sie Dokumente
Der dramatische Anstieg von Remote-Arbeit im Jahr 2025 hat eine Vielzahl neuer Kollaborationstools hervorgebracht. Doch gerade die einfachsten Funktionen, wie digitale Dokumentensignaturen, erweisen sich für Unternehmen oft als besonders schwierig umzusetzen. Genau hier setzt Zoho Sign an.
Das Tool wurde tatsächlich schon Jahre vor der Pandemie eingeführt. Im letzten Jahr kamen jedoch viele neue Nutzer hinzu, weshalb auch neue Funktionen entwickelt wurden, um ihnen einen besseren Service zu bieten.
Über einfache digitale Dokumentensignaturen hinaus bietet Zoho Sign eine sichere Plattform, die Teams bei der Automatisierung bestimmter Funktionen unterstützt. Dank der zahlreichen Funktionen und Integrationen ermöglicht es sowohl Remote- als auch Präsenzteams erhebliche Zeitersparnisse.
Zoho Sign
Zoho Sign wurde ursprünglich im Juli 2017 eingeführt, um digitale Signaturen zu vereinfachen und digitale Dokumente zu automatisieren. Es ist als Webanwendung, mobile App und Desktop-Anwendung für Mac-Geräte verfügbar. Wie viele Zoho-Plattformen integriert es sich automatisch in verschiedene andere Tools des Zoho One-Ökosystems.
Das Tool bietet verschiedene Funktionen. Sie können Dokumente digital signieren und signierte Kopien per E-Mail an Ihre Mitarbeiter oder Kunden senden. Alternativ können Sie Dokumente an andere Personen senden um diese zu unterschreiben oder die Unterschrift direkt vor Ort einholen zu lassen.
Es stehen verschiedene Tarife zur Verfügung, von kostenlos bis hin zu einem Enterprise-Tarif für 20 US-Dollar pro Monat. Für Teams , die zahlreiche digitale Dokumente versenden und signieren müssen, bietet der Enterprise-Tarif als einer der wenigen in der Branche unbegrenzte Dokumentensignaturen. Für Anwender mit geringerem Bedarf an digitalen Signaturen sind jedoch auch günstigere Optionen erhältlich.
Einfache digitale Signaturen
Die Bereitstellung digitaler Signaturen ist die wichtigste Funktion von Zoho Sign. So funktioniert es: Wenn Sie eine Unterschrift benötigen, laden Sie einfach das Dokument hoch und fügen Sie Person . Zoho sendet der Person das Dokument, stellt alles Notwendige zum Unterschreiben bereit und benachrichtigt Sie, sobald der Vorgang abgeschlossen ist. Sie können sogar direkt über Ihr Dashboard Erinnerungen versenden.
Am anderen Ende des Prozesses können Sie Dokumente auch selbst signieren. In Ihrem Dashboard finden Sie einen Bereich für Dokumente, die auf Ihre Unterschrift warten. So können Sie diese schnell prüfen und signieren. Geben Sie zum Signieren einfach Ihren Namen, Ihre Funktion und Ihre E-Mail-Adresse ein. Für zusätzlichen Komfort können Sie auch ein persönliches Profil mit Ihrer digitalen Signatur erstellen. Außerdem können Sie Analysen zu Ihren abgeschlossenen Dokumenten sowie zu abgelehnten oder sich noch in Bearbeitung befindlichen Dokumenten einsehen.
Zoho Sign bietet außerdem einige erweiterte Funktionen , wie die Möglichkeit, digitale Signaturen und Anfragen individuell anzupassen. Sie können beispielsweise Ihr Logo hinzufügen und Dokumentvorlagen erstellen. Darüber hinaus lassen sich Signatur-Workflows wie Dokumentengenehmigungen und Signaturen einrichten.
Sicherheit digitaler Signaturen
Einige der Dokumente, die Sie unterschreiben müssen oder unterschreiben lassen möchten, können sensible Informationen enthalten. Daher ist es wichtig, dass Ihre Software zur Dokumentensignatur über ausreichende Sicherheitsfunktionen verfügt.
Zoho Sign nutzt Verschlüsselung auf Militärniveau und Blockchain-Technologie, um Dokumente und Arbeitsabläufe zu sichern. Dokumente und Signaturen lassen sich authentifizieren, um die Einhaltung Ihrer Prozesse zu gewährleisten. Das Tool ist zudem mit Gesetzen zur elektronischen Signatur wie ESIGN und eIDAS kompatibel.
Chandramouli Dorai, Produktmanager bei Zoho Sign, erklärte in einem Telefoninterview mit Magileads : „Viele kleine Unternehmen kennen den Unterschied zwischen einer elektronischen und einer digitalen Signatur nicht. Eine elektronische Signatur ist im Grunde nur ein Bild Ihrer Unterschrift, das einem Dokument hinzugefügt wird. Sie ist zwar rechtsgültig, kann aber leicht gefälscht werden. Eine digitale Signatur hingegen ist fälschungssicher und bietet daher mehr Sicherheit. Zoho Sign ist eine Plattform für digitale Signaturen.“
Integration digitaler Signaturen
Zoho Sign integriert sich in über ein Dutzend Plattformen innerhalb und außerhalb des Zoho-Ökosystems und vereinfacht so digitale Signaturen. In Zoho-Tools wie Zoho CRM können Sie Dokumentensignaturen direkt über dasselbe Dashboard anfordern. Dies ist eine leistungsstarke Automatisierungs- und zeitsparende Lösung für Vertriebs- , Onboarding- und Kundenservice-Teams.
CRM eintrifft , können Sie ihm im Rahmen Ihres normalen Arbeitsablaufs automatisch eine Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) zusenden, ohne die ursprüngliche Anwendung zu verlassen.“
Es gibt aber auch Integrationen mit anderen Plattformen wie Microsoft Teams, Gmail und Zapier. Selbst wenn Sie, Ihre Teammitglieder oder Ihre Kunden mit diesen anderen Plattformen arbeiten, sollte die Erstellung digitaler Signaturen relativ einfach sein.
Aktualisierungen zur Fernarbeit
Ab März 2021 verzeichnete Zoho Sign einen deutlichen Anstieg der Anmeldungen. Tatsächlich verdreifachte sich die Nutzerzahl nahezu. Dieses Wachstum war global, von Asien bis Lateinamerika. Daher gehörte die Verbesserung der weltweiten Einsatzfähigkeit des Tools für digitale Signaturen zu den ersten Prioritäten von Zoho.
Dorai sagte: „Um dieser neuen Zielgruppe gerecht zu werden, haben wir damit begonnen, Zoho Sign in weiteren regionalen Sprachen einzuführen. Dadurch ist der gesamte Dokumentensignaturprozess nun in 12 Sprachen verfügbar. Und wir planen, diese Zahl bis Ende 2021 auf 24 Sprachen zu erhöhen.“
Dies war jedoch nur eine von vielen Aktualisierungen, die Zoho Sign im Laufe des letzten Jahres für digitale Signaturen vorgenommen hat, um dieser neuen Nachfrage gerecht zu werden. Weitere Aktualisierungen umfassen:
- Veröffentlichung neuer Mac- und iPad-Apps
- Erhöhung des Downloadlimits von 25 auf 40 Dokumente gleichzeitig
- Hinzufügung weiterer Integrationen innerhalb des Zoho-Ökosystems
- Es wurden weitere Integrationen mit Drittanbietertools wie Microsoft Teams hinzugefügt
- Verbesserungen an mobilen Plattformen
- Überblick über Cloud-Backup-Optionen
- E-Mail-Vorlagen lassen sich anpassen.
Zoho arbeitet kontinuierlich daran, sein umfassendes Produktportfolio , um den Anforderungen moderner Unternehmen gerecht zu werden. Die Arbeitsweise von Unternehmen hat sich im vergangenen Jahr grundlegend verändert, und Zoho Sign bietet eine einfache, aber dennoch ausgefeilte Lösung für ein weit verbreitetes Problem. Dank der Integration mit anderen Zoho One-Plattformen hat dieses Tool eine wichtige Rolle bei der Unterstützung von Remote-Arbeitsplätzen gespielt und wird dies voraussichtlich auch weiterhin tun.
🔍 Nutzerberichte zu digitalen Signaturen
Sophie M., Personalmanagerin in einem KMU
„Seit der Einführung digitaler Signaturen haben wir unsere Vertragsbearbeitungszeit halbiert. Kein Drucken, Scannen oder Warten auf Rücksendungen mehr. Das spart Zeit und steigert unsere Professionalität.“
Julien L., Rechtsanwalt für Wirtschaftsrecht
„Qualifizierte elektronische Signaturen haben es mir ermöglicht, Ferntransaktionen mit dem gleichen Maß an Rechtssicherheit wie eine handschriftliche Unterschrift abzuschließen. Sie sind in unserer Praxis unverzichtbar geworden.“
Claire D., freiberufliche Grafikdesignerin
„Ich verwende ein Tool für elektronische Signaturen für meine Angebote und Verträge. Das gibt meinen Kunden Sicherheit und beschleunigt die Projektgenehmigung. Die Bedienung ist reibungslos, selbst für diejenigen, die nicht technikaffin sind.“
Mehdi B., Vertriebsleiter
„Wir haben elektronische Signaturen in unser CRM integriert. Das Ergebnis: bessere Nachverfolgbarkeit, keine verlorenen Dokumente und eine deutlich verbesserte Reaktionsfähigkeit im Vertriebsprozess.“
🧠 Expertenfeedback
Dr. Jean-Luc Favre, Cybersicherheitsexperte (ANSSI)
„Eine digitale Signatur ist nicht einfach nur ein ‚Klick zum Unterschreiben‘. Es handelt sich um einen kryptografischen Mechanismus, der die Integrität, Authentizität und Nichtabstreitbarkeit eines Dokuments gewährleistet. Sie muss mit zertifizierten Tools implementiert werden, insbesondere in regulierten Sektoren.“
Élodie Martin, DSGVO- und Digital-Compliance-Beraterin
„Elektronische Signaturen ermöglichen die Einhaltung der DSGVO, indem sie Nachverfolgbarkeit und eindeutige Einwilligung gewährleisten. Es ist jedoch unerlässlich, die für den rechtlichen Kontext des Dokuments geeignete Signaturstufe zu wählen.“
Pierre Garnier, CTO einer französischen SaaS-Lösung für elektronische Signaturen
„Die Zukunft digitaler Signaturen liegt in ihrer nativen Integration in Geschäftsanwendungen (ERP, CRM usw.) mit automatisierten Identifizierungslösungen. Die Benutzererfahrung muss nahtlos und unauffällig sein und gleichzeitig rechtlich einwandfrei bleiben.“
Eric Vautrin, Notar
„In reglementierten Berufen sind qualifizierte elektronische Signaturen zur Norm geworden. Sie bieten unbestreitbaren Beweiswert und ermöglichen die sichere Durchführung von Ferntransaktionen ohne Einbußen bei der Sorgfalt.“
