Em qualquer negócio, independentemente da sua atividade, os dados dos clientes são de suma importância. Hoje em dia, esses arquivos são informatizados. De fato, estão incluídos em softwares de gestão empresarial , ou mesmo em softwares de faturamento e orçamentos . Graças a esses arquivos, a empresa pode aumentar sua receita , pois representam uma excelente ferramenta de marketing . Criar um banco de dados de clientes eficaz é, portanto, essencial para a implementação bem-sucedida da estratégia de vendas da organização
O que é um arquivo de cliente?
Um arquivo de cliente é uma lista de informações específicas sobre um potencial cliente ou cliente atual. Contém seus dados de contato , pedidos e até mesmo mensagens trocadas em redes sociais . É um documento valioso para uma empresa, pois permite que ela saiba como interagir com o cliente/potencial cliente .
Quais são as vantagens de se ter um arquivo de clientes?
O cadastro de clientes pode ser de grande ajuda para líderes empresariais pelos seguintes motivos.
Economize tempo
Os dados dos clientes são centralizados em um único local. Isso facilita a localização de informações sobre um cliente específico. O mesmo se aplica às atualizações de dados de contato .
Analise a base de clientes
Os hábitos de consumo dos clientes são registrados no arquivo. Isso permite comparar sua estratégia com aquela que você usará para convencê-los a comprar um produto específico.
Melhorar a comunicação
Bancos de dados e informações úteis para o envio de e-mails podem ser facilmente exportados personalização dos e-mails enviados aos clientes pela empresa.
Estabelecer uma boa estratégia de negócios
Ao entender as necessidades, o orçamento e os hábitos de compra do cliente, a empresa pode oferecer propostas relevantes. A empresa pode usar softwares básicos como o Microsoft Excel para listar as informações . Programas específicos também são úteis, mas geralmente exigem algum tempo de aprendizado.
Atualizações regulares são essenciais para garantir que você não interprete mal as necessidades atuais dos clientes. Além disso, combinar o gerenciamento de arquivos de clientes atividades de relacionamento com o cliente (convites, vales-presente, etc.) aumentará artificialmente a fidelidade do cliente.
O que contém um arquivo de cliente?
Os dados a serem incluídos no arquivo do cliente dependem do setor de atividade da empresa dados básicos
- tipo (cliente ou potencial cliente ),
- primeiro e último nome,
- sexo (masculino / feminino)
- endereço
- data de nascimento,
- data do contato inicial,
- telefone,
- e-mail,
- site,
- origem do contato (fonte),
- receita gerada,
- histórico de pedidos
- histórico de contatos
- Cartão fidelidade: número de produtos consumidos,
- ações comerciais a serem tomadas
- datas das entrevistas telefônicas
- projeto desejado
- orçamento,
- Outras observações.
Em qualquer caso, você deve ser muito claro e preciso ao inserir informações .
Como coletar informações para inserir no cadastro do cliente?
As informações são coletadas quando um novo cliente realiza uma compra . O cliente também pode fornecer seus dados de contato ao solicitar um orçamento ou preencher um pedido de compra . Além disso, ele pode fornecê-los durante reuniões de vendas ou diretamente à empresa.
dados de potenciais clientes , a coleta pode ser feita por meio da criação de jogos ou concursos, por exemplo. Alternativamente, a empresa pode criar um formulário online ou convidar os potenciais clientes a criarem um cartão fidelidade .
Como faço para criar uma planilha do cliente no Excel?
A criação de um cadastro de clientes informações bem organizadas e completas Portanto, a empresa deve considerar 5 pontos essenciais.
1. Reunir dados existentes
Primeiro, você precisa reunir todos os dados contidos na agenda de contatos do cliente , no calendário de atividades ou no arquivo de faturamento . Em seguida, você precisa inseri-los em um arquivo do Excel . Este arquivo contém diferentes abas que permitem reunir todas as informações em um único documento.
2. Defina a frequência de compra do cliente
A empresa precisa determinar a frequência de compra de seus clientes/prospectos para analisar orçamentos e sua conversão em contratos . Os gerentes precisam saber se o cliente compra mensalmente, anualmente ou diariamente. Se ele compra de 2 a 3 vezes por mês, uma análise mensal do banco de dados de clientes. Se as compras forem pouco frequentes, a análise trimestral é a mais adequada.
3. Compile os dados e preencha o arquivo.
Em um arquivo do Excel, a empresa pode compilar seus dados procedendo da seguinte forma:
- Liste os clientes.
- Preencha e copie as características : para uma pessoa física, os dados de contato necessários são o de e-mail , endereço postal, profissão, idade… Já para empresas, as informações a serem lembradas são e-mails, endereços, número de telefone, faturamento e número de funcionários.
- Complete o histórico de compras do cliente dos últimos 3 anos. Para cada período, indique claramente o número de compras e o valor total.
4. Analise os dados
Utilizando funções automatizadas no Excel, a empresa pode identificar facilmente:
- Número de clientes ativos : total ou periódico.
- Identidade do cliente : sua antiguidade, fidelidade e frequência de compra. Esses dados permitem que a empresa identifique seus clientes mais importantes com base no volume de vendas.
- Frequência de compra do cliente : valor médio do carrinho, tempo decorrido desde a última compra…
- A sazonalidade da atividade da empresa : os meses com maior volume de trabalho, sua evolução ao longo do ano…
5. Defina as ações a serem tomadas
Uma planilha do Excel com os clientes pode ajudar a empresa a identificar facilmente aqueles que atendem aos critérios considerados importantes. Uma vez que a planilha esteja criada, a empresa deve tomar certas medidas para contatá-los .
- para tentar reconquistar seus antigos clientes
- seus clientes que têm cestas de compras menores , em um esforço para apresentar-lhes novos produtos e serviços .
- Para incentivar seus clientes fiéis indicarem outras pessoas , oferecendo-lhes uma oferta de descoberta.
Manter o arquivo atualizado e analisá-lo regularmente exige muita disciplina. No entanto, é importante lembrar que ele representa uma fonte de receita e valor agregado para a empresa e, portanto, não deve ser negligenciado. Análises e atualizações detalhadas devem ser realizadas pelo menos anualmente.
