Een degelijk operationeel plan kan het succes van een project garanderen, met name op teamniveau. Het is een essentieel instrument om de doelstellingen uit je strategie te bereiken.
Een succesvol operationeel plan is afhankelijk van het naleven van één cruciale regel: "focus op de belangrijkste doelstellingen". U moet er immers voor zorgen dat elk aspect naar behoren functioneert om te kunnen blijven bestaan. Bovendien helpt een operationeel plan u bij het identificeren van gebieden die onvoldoende inkomsten genereren of verliezen veroorzaken, en helpt het u vervolgens bij het formuleren van de noodzakelijke veranderingen. Voordat u met uw operationele planning begint, moet u er bovendien eerst voor zorgen dat het strategisch plan aanwezig is.
Wat is het operationele plan?
Een operationeel plan is een strategisch document dat beschrijft hoe verschillende teams of afdelingen, zoals recruitment, marketing en financiën, bijdragen aan het behalen van de diverse doelen en doelstellingen van het bedrijf. Het vat de dagelijkse activiteiten samen die nodig zijn voor een soepele bedrijfsvoering. Het beschrijft de dagelijkse taken om duidelijk te definiëren hoe elk team bijdraagt aan het behalen van de bedrijfsdoelstellingen.
Verschil tussen strategische en operationele
Het strategisch plan omvat het bepalen van de richting van de organisatie, het formuleren van doelen en doelstellingen, en het identificeren van een reeks strategieën die moeten worden geïmplementeerd om de organisatie in staat te stellen haar doelstellingen te bereiken. Het strategisch plan is een algemene leidraad voor het aansturen van de organisatie, gebaseerd op de prioriteiten en doelstellingen van de belanghebbenden. Het strategisch plan specificeert NIET de dagelijkse taken en activiteiten die verband houden met het aansturen van de organisatie.
Daarentegen het operationeel plan zeer gedetailleerde informatie die bedoeld is om medewerkers bij de dagelijkse taken die nodig zijn voor het beheer van de organisatie. Het management en de medewerkers van de organisatie moeten het operationeel plan regelmatig raadplegen bij de uitvoering van hun dagelijkse werkzaamheden.
Hoe stel je een operationeel plan op?
Aangezien operationele plannen worden ontwikkeld met als doel het toewijzen van middelen, resources en personeel voor periodes van 1 tot 3 jaar, moeten alle stappen die een operationeel plan moet omvatten, dit doel dienen.
Bekijk het operationeel plan
Zoals bij elk projectplan is het het beste om te beginnen met de visie. De belangrijkste onderdelen van een operationeel plan omvatten taken die gericht zijn op het bereiken van specifieke en duidelijk omschreven doelstellingen , evenals het aansturen van uw personeel om ervoor te zorgen dat zij optimaal presteren. Bepaal uw visie op basis van deze niveaus en begin vervolgens met de onderzoeksfase.
Onderzoek en vaststelling van doelstellingen
Om te beginnen met het ontwikkelen van uw operationeel plan, moet u eerst uw doelstellingen onder de loep nemen. Het doel van een operationeel plan is om vijf belangrijke vragen te beantwoorden:
Wat is de begroting? Vergelijk de begroting van vorig jaar met de begroting van dit jaar.
Hoe staat het team ervoor? Benader deze vraag vanuit het perspectief van budget, middelen en teamleden.
Waar wil het team over een jaar staan? Denk aan deze tijd volgend jaar, over twee jaar, over drie jaar, enzovoort.
Hoe kunnen we ervoor zorgen dat het team succesvol is?
Welke maatstaven moeten we gebruiken om onze vooruitgang te meten? Denk bijvoorbeeld aan de lanceringstijd van producten, het aantal geproduceerde producten, het aantal door de klantenservice, het aantal ontvangen 5-sterrenbeoordelingen, het aantal verworven klanten, de omzetstijging met een bepaald percentage, enzovoort.
Om deze vragen te beantwoorden, moet u uw teamleden enquêteren en hun antwoorden categoriseren. Geef hun antwoorden prioriteit in een kwadrant: gemakkelijkst te implementeren -> moeilijkst te implementeren, en belangrijkst om te implementeren -> minst belangrijk om te implementeren. Op dit punt zullen uw doelstellingen vorm beginnen te krijgen en duidelijker worden.
Een budget en mensen toewijzen
Zodra u uw doelstellingen hebt vastgesteld, is het belangrijk te weten dat het budget voor uw operationeel plan afkomstig is uit het jaarlijkse budget van uw afdeling. Het budget is dan ook de eerste post waarmee u rekening moet houden wanneer u taken en middelen toewijst en budgetten verdeelt onder teamleden.
Vraag in deze fase ook om feedback, want iemand is wellicht beter geschikt voor de rol die je hem of haar hebt toegewezen, of je kunt onnodige stappen in het proces mogelijk helemaal overslaan.
Verslag over het operationeel plan
Zodra u uw operationeel plan hebt ontwikkeld, moet u een proces opzetten om de voortgang ervan te rapporteren. Dit proces moet duidelijke doelstellingen met bijbehorende resultaten, streefdoelen, tijdlijnen en het benodigde personeel voor de uitvoering van het plan omvatten.
Belanghebbenden, andere afdelingshoofden en het senior management willen de voortgang van uw operationeel plan bij elke mijlpaal kunnen beoordelen, of dit nu maandelijks, per kwartaal of per project is. Zorg er daarom voor dat u al uw bevindingen rapporteert en dat het management altijd op de hoogte is. Projectdashboards kunnen een eenvoudige manier zijn om snel en nauwkeurig updates te verstrekken.
Pas het operationele plan indien nodig aan
Zoals bij elk goed gepland project, moet je altijd bereid zijn om bij te sturen. Heb je een mijlpaal bereikt die niet de verwachte resultaten heeft opgeleverd? Met een operationeel plan zijn de activiteiten zo gedetailleerd beschreven dat je precies weet welk onderdeel van het plan niet optimaal werkte. Pas het plan aan, betrek teamleden er indien nodig bij, zorg voor draagvlak bij de stakeholders en ga verder naar de mijlpaal met je vernieuwde operationele plan.
Dergelijke aanpassingen zijn eenvoudig te maken als u van tevoren had bedacht om uw plan te ontwikkelen met behulp van projectplanningssoftware. Als u aanpassingen moet maken aan een statisch Excel-spreadsheet of Word-document, kan het uren duren om alle wijzigingen door te voeren.
Operationele plannen werken het best wanneer de hele afdeling erachter staat, deadlines voor taken stelt, succesdoelen meet, problemen rapporteert en effectief. Ze werken nóg beter wanneer er communicatie is tussen de afdelingen om ervoor te zorgen dat het hele systeem soepel verloopt wanneer elk team zijn doel bereikt.
—————————
Magileads is software voor het automatiseren van prospectie
Probeer Magileads 14 dagen gratis. Klik hier.
Of boek een demo om te zien hoe het werkt. Klik hier.
