Tener un plan operativo sólido implementado puede garantizar el éxito de un proyecto, especialmente a nivel de equipo. Es una herramienta necesaria para alcanzar los objetivos que has definido en una estrategia.

Un plan de negocios exitoso se basa en adherirse a una regla crucial: “centrarse en los objetivos más importantes. » De hecho, es necesario asegurarse de que todos los aspectos funcionen en la dirección correcta para mantenerse a flote. Además, un plan operativo le ayuda a identificar áreas que no generan suficientes ingresos o que causan pérdidas y luego le ayuda a formular los cambios necesarios. Además, antes de comenzar su planificación operativa, primero debe asegurarse de que el plan estratégico esté implementado.

¿Cuál es el plan operativo?

Un plan operativo es un documento estratégico que define cómo los diferentes equipos o departamentos, como reclutamiento, marketing y finanzas , contribuyen a lograr las diferentes metas y objetivos de la empresa. Resume las actividades del día a día necesarias para el correcto funcionamiento de una empresa. Describe las tareas del día a día para definir claramente cómo un equipo contribuye al logro de los objetivos comerciales.

Diferencia entre planificación estratégica y operativa

El plan estratégico consiste en establecer la dirección de la organización, diseñar metas y objetivos e identificar una serie de estrategias a implementar para que la organización alcance sus objetivos. El plan estratégico es una guía general para gestionar la organización de acuerdo con las prioridades y objetivos de las partes interesadas. El plan estratégico NO estipula las tareas y actividades del día a día relacionadas con la gestión de la organización.

Por el contrario, el plan operativo presenta información muy detallada destinada a guiar a las personas en la realización de las tareas diarias necesarias para gestionar la organización. La dirección y el personal de la organización deben consultar con frecuencia el plan operativo en el desempeño de su trabajo diario.

¿Cómo desarrollar un plan operativo?

Dado que los planes operativos se desarrollan para asignar fondos, recursos y personal para cada período de 1 a 3 años, todos los pasos de un plan operativo deben respaldar este esfuerzo.

Ver el plan operativo

Como ocurre con cualquier plan de proyecto, lo mejor es comenzar con la visión. Las características clave de un plan operativo incluyen tareas para lograr objetivos , así como la gestión de su personal para garantizar que funcione de manera óptima. Identifique su visión en función de estos niveles y luego podrá comenzar la fase de investigación.

Investigación e identificación de objetivos.

Para comenzar a desarrollar su plan operativo, comience revisando sus objetivos. El propósito de un plan operativo es responder cinco preguntas principales:

¿Cuál es el presupuesto? Compare el presupuesto del año pasado con el de este año.

¿Dónde está el equipo? Mire esto desde la perspectiva del presupuesto, los recursos y los miembros del equipo.

¿Dónde quiere estar el equipo? Piense en ese momento el año que viene, dentro de dos años, dentro de tres años, etc.

¿Cómo consigues que el equipo haga eso?

¿Qué puntos de referencia deberíamos utilizar para medir nuestro progreso? Este puede ser el momento de lanzamiento de un producto, el número de productos fabricados, el número de casos cerrados por atención al cliente, el número de reseñas de 5 estrellas recibidas, el número de clientes adquiridos, el aumento de la facturación en un determinado porcentaje, etc. . .

Para responder estas preguntas, deberá formularlas a los miembros de su equipo y luego categorizar sus respuestas. Priorice sus respuestas en un cuadrante: las más fáciles de ejecutar, las más difíciles de ejecutar y las más importantes de ejecutar ->> las menos importantes de ejecutar. Aquí es cuando tus objetivos comenzarán a tomar forma y a volverse más claros.

Asignar un presupuesto y personas

Una vez que haya definido sus objetivos, es importante tener en cuenta que el presupuesto de su plan operativo proviene del presupuesto anual de su departamento. Dicho esto, el presupuesto es la primera línea a considerar cuando comienzas a asignar tareas, recursos y asignar un presupuesto a los miembros del equipo.

También obtenga comentarios en este punto, ya que es posible que alguien sea más adecuado para el rol que le ha asignado o que pueda eliminar por completo los pasos innecesarios del proceso.

Informe del plan operativo

Una vez que haya desarrollado su plan operativo, debe implementar un proceso para informar sobre todo esto a medida que avanza el plan. Debe incluir objetivos claros con entregables, metas, cronogramas y el personal necesario para lograr el plan.

Las partes interesadas, otros jefes de departamento y la gerencia querrán revisar el progreso de su plan operativo en cada punto de referencia, ya sea mensual, trimestral o basado en proyectos; Así que asegúrese de informar todos sus hallazgos y de que la gerencia aún esté de acuerdo. Los paneles de proyectos pueden ser una solución sencilla para obtener actualizaciones rápidas y precisas.

Ajustar el plan operativo si es necesario

Como ocurre con cualquier proyecto bien planificado, siempre debes estar preparado para dar un giro. ¿Ha alcanzado un punto de referencia que no produjo los resultados esperados? Con un plan operativo, las actividades son tan detalladas que ahora puedes saber y comprender exactamente qué parte del plan no estaba funcionando de manera óptima. Haga ajustes, involucre a los miembros del equipo si es necesario, obtenga la aceptación de las partes interesadas y pase al siguiente punto de referencia con su plan operativo recientemente refinado.

Estos ajustes son fáciles de realizar si tuvo la previsión de desarrollar su plan utilizando un software de planificación de proyectos. Si necesita realizar ajustes en una hoja de Excel o un documento estático de Word, puede llevar horas actualizar todos los cambios.

Los planes operativos funcionan mejor cuando todo el departamento los cumple, estableciendo plazos para las tareas, midiendo los objetivos de éxito, informando sobre los problemas y colaborando de forma eficaz. Funcionan aún mejor cuando existe comunicación entre departamentos para garantizar que toda la máquina funcione sin problemas cuando cada equipo logra su objetivo.

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