In der heutigen Geschäftswelt ist E-Mail zu einem unverzichtbaren Kommunikationskanal geworden, insbesondere im B2B-Bereich, wo sie eine entscheidende Rolle bei der Kundengewinnung und Kundenbindung spielt.
Trotz ihrer Wirksamkeit führen E-Mails jedoch nicht immer zu einer sofortigen Antwort. Daher ist es oft notwendig, bei potenziellen Kunden oder Bestandskunden nachzufassen, um den Kontakt aufrechtzuerhalten und das Gespräch voranzubringen. Eine gut formulierte Follow-up-E-Mail kann entscheidend für Ihren Erfolg sein.
Dieser Artikel bietet praktische Ratschläge und konkrete Beispiele für das Schreiben einer effektiven Follow-up-E-Mail und das Erhalten einer Antwort.
Warum eine Folge-E-Mail verwenden?
Das Versenden von Follow-up-E-Mails ist in vielen Branchen, insbesondere im Vertrieb, gängige Praxis . Eine Follow-up-E-Mail erinnert Ihren Kontakt an die Bedeutung des Angebots oder der Nachricht, die Sie ihm zuvor gesendet haben. Diese Art von E-Mail ist aus mehreren Gründen besonders relevant:
- Die Aufmerksamkeit potenzieller Kunden erneut gewinnen : Manchmal Interessenten oder Kunden nicht sofort, nicht weil sie desinteressiert sind, sondern weil sie beschäftigt sind oder Ihr Angebot vergessen haben. Eine Folge-E-Mail kann ihr Interesse neu entfachen und sie zum Handeln bewegen.
- Kundenbindung aufrechterhalten : Wenn Sie einen potenziellen Kunden bereits kontaktiert haben, dieser aber nicht reagiert hat, kann eine Nachfassaktion entscheidend sein, um ihn zum Handeln zu bewegen. Sie hilft Ihnen außerdem, seine Erwartungen besser zu verstehen und Ihr Angebot entsprechend anzupassen.
- Optimieren Sie Ihre Konversionsraten : Studien zeigen, dass eine einfache Follow-up-E-Mail die Antwortraten um etwa 11 % steigern kann. Gut umgesetzt, halten diese Follow-ups die potenziellen Kunden im Entscheidungsprozess aktiv.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Follow-up-E-Mail ein wirkungsvolles Instrument ist, um den Dialog fortzusetzen, an einen Vorschlag zu erinnern oder eine Handlung zu bestätigen, und sie kann eine potenziell verlorene Situation in eine erfolgreiche Gelegenheit verwandeln.
Wann sollte ich eine Folge-E-Mail senden?
Der Zeitpunkt Ihrer Follow-up-E-Mail ist entscheidend. Zu früh, und Sie wirken aufdringlich; zu spät, und Sie könnten das Interesse des potenziellen Kunden verlieren. Hier sind einige allgemeine Regeln, die Ihnen helfen, den richtigen Zeitpunkt zu wählen :
- Nach zwei bis drei Tagen nachfassen : Warten Sie im Allgemeinen zwei bis drei Tage, bevor Sie eine Nachfass-E-Mail senden. So kann sich der Empfänger an Ihre ursprüngliche Nachricht erinnern, ohne dass der Eindruck entsteht, Sie seien zu aufdringlich. Dieser Zeitraum berücksichtigt auch die Möglichkeit, dass Ihr Kontakt beschäftigt ist oder dringendere Angelegenheiten zu erledigen hat.
- Keine sofortige Nachfrage : Es ist wichtig, nicht am selben Tag eine Folge-E-Mail zu senden. Dies kann überhastet wirken und als Belästigung empfunden werden. Der Abstand zwischen den Nachrichten sollte strategisch gewählt werden.
- Senden Sie nach einer Woche eine Nachfass-E-Mail : Sollte Ihr potenzieller Kunde nach einigen Tagen immer noch nicht reagiert haben, können Sie eine deutlichere Nachfass-E-Mail senden und die Dringlichkeit oder Relevanz Ihres Angebots hervorheben. Warten Sie jedoch nicht länger als eine Woche ohne Nachfassen, da Ihr Angebot sonst möglicherweise vergessen wurde.
Wie schreibt man eine Folge-E-Mail?
Das Verfassen einer wirkungsvollen Follow-up-E-Mail erfordert Fingerspitzengefühl. Hier sind die wichtigsten Punkte, die Sie bei der Erstellung einer relevanten, aussagekräftigen und höflichen Nachricht beachten sollten:
1 – Den ersten Austausch in den Kontext einordnen
Ihre Folge-E-Mail sollte mit einer kurzen Zusammenfassung der Situation beginnen. Dies hilft dem Empfänger, sich an Ihre erste Interaktion zu erinnern. Zum Beispiel:
- Beispiel : „Ich schreibe Ihnen erneut bezüglich unseres am [Datum] übermittelten Angebots bezüglich [Produkt-/Dienstleistungsname].“
Dieser Satz hilft, den Kontext wiederherzustellen und zeigt, dass Sie nicht einfach eine allgemeine Nachricht senden.
2 – Erläutern Sie den Grund für den Relaunch
Ziel ist es, den Wert Ihres Angebots zu bekräftigen, ohne dabei aufdringlich zu wirken. Sie müssen erneut erläutern, warum Ihr Vorschlag relevant ist und welchen Nutzen Ihr Kontakt davon hat.
- Beispiel : „Ich bin überzeugt, dass [Produkt-/Dienstleistungsname] Ihre Bedürfnisse erfüllen könnte, indem [Problembeschreibung Ihres potenziellen Kunden]. Wir haben kürzlich neue Funktionen hinzugefügt, die Sie interessieren könnten.“
Mit anderen Worten, Sie unterstreichen den Wert Ihres Vorschlags und passen ihn gezielt an die Bedürfnisse des Empfängers an.
3 – Der Aufbau der Nachricht
Die Form ist genauso wichtig wie der Inhalt. Hier sind einige Grundregeln für die Strukturierung einer effektiven Follow-up-E-Mail:
- Übersichtliches Layout : Eine gut strukturierte und übersichtliche Nachricht ist leicht lesbar. Vermeiden Sie überflüssige Details und fassen Sie sich kurz.
- Nutzen Sie Listen : Wenn Sie mehrere Punkte (Vorteile, Merkmale usw.) auflisten müssen, verwenden Sie eine Stichpunktliste, um den Inhalt lesbarer und verständlicher zu machen.
- Handlungsaufforderung (CTA) Eine gute Follow-up-E-Mail endet stets mit einer klaren Handlungsaufforderung. Schlagen Sie beispielsweise ein Treffen oder eine Produktvorführung vor oder fragen Sie, ob der potenzielle Kunde das Angebot weiter besprechen möchte.
- Beispiel : „Wären Sie für ein kurzes Treffen verfügbar, um die Möglichkeiten der Integration unserer Lösung in Ihr Unternehmen zu besprechen?“
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4 – Einen gelungenen Schluss gestalten
Der Schluss sollte zur Diskussion anregen, jedoch in einer lockeren und freundlichen Atmosphäre. Vermeiden Sie übermäßig formelle oder aggressive Formulierungen.
- Beispiel : „Bei Fragen können Sie sich jederzeit an mich wenden; ich beantworte sie Ihnen gerne.“
Dadurch erhält Ihre Nachricht einen natürlicheren und entspannteren Ton und regt somit zu einer Reaktion an.
Beispiele für Folge-E-Mails
Hier sind einige praktische Beispiele zur Inspiration, je nach Art der Genesung.
1 – Nachfassen nach einem Verkaufsangebot
Betreff: Nachfrage zu unserem Angebot – [Ihr Firmenname]
Hallo [Name des Empfängers],
Ich schreibe Ihnen bezüglich unseres Angebots vom [Datum des Versands]. Gerne besprechen wir mit Ihnen im Detail, wie [Ihr Firmenname] Sie bei der Erreichung Ihrer Ziele unterstützen kann.
Bei Fragen oder zur Vereinbarung eines Telefonats können Sie sich jederzeit gerne an mich wenden.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
2 – Nachfassen bei ausbleibender Antwort
Betreff: Nachfrage zu unserem Gespräch – [Ihr Firmenname]
Hallo [Vorname],
Ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich schreibe Ihnen erneut, um auf meine Nachricht vom [Datum des Versands] zurückzukommen. Vielleicht hatten Sie noch keine Gelegenheit, sie zu lesen? Gerne bespreche ich [Betreff der E-Mail] mit Ihnen, wann immer es Ihnen passt.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
3 – Nachbereitung nach einem Interview
Betreff: Nachbereitung unseres Treffens vom [Datum] – [Ihr Firmenname]
Hallo [Vorname],
Ich schreibe Ihnen erneut bezüglich unseres Gesprächs vom [Datum]. Ich möchte gerne wissen, ob Sie Zeit hatten, über unser Gespräch nachzudenken, und ob Sie weitere Informationen benötigen.
Vielen Dank für Ihr Feedback,
[Ihr Name].
Abschluss
Nachfass-E-Mails sind unerlässlich, um Ihre Verkaufschancen zu maximieren, die Beziehung zu potenziellen Kunden zu pflegen oder eine in Vergessenheit geratene Gelegenheit wiederzubeleben. Mit bewährten Methoden hinsichtlich Timing, Struktur und Inhalt erstellen Sie wirkungsvolle Nachrichten, die Ihre Erfolgschancen deutlich erhöhen. Personalisieren Sie Ihre Nachfass-E-Mails, betonen Sie die Vorteile Ihres Angebots und wählen Sie einen höflichen und ansprechenden Ton. Mit etwas Übung verwandeln Sie aus einer Nachfass-E-Mail eine echte Verkaufschance.
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