Comment perfectionner sa planification opérationnelle ?

La mise en place d’un plan opérationnel solide peut garantir la réussite d’un projet, notamment au niveau de l’équipe. Il s’agit d’un outil nécessaire pour atteindre les objectifs que vous avez définis dans une stratégie.

Un plan d’exploitation réussi repose sur le respect d’une règle cruciale : « se concentrer sur les objectifs les plus importants ». En effet, vous devez vous assurer que chaque aspect fonctionne dans le bon sens pour rester à flots. Par ailleurs, un plan opérationnel vous aide à identifier les secteurs qui ne génèrent pas assez de revenus ou qui causent des pertes, et vous aide ensuite à formuler les changements nécessaires. En outre, avant de commencer votre planification opérationnelle, vous devez d’abord vous assurer que le plan stratégique est en place.

Qu’est-ce que le plan opérationnel ?

Un plan opérationnel est un document stratégique qui définit comment les différents équipes ou départements, tels que le recrutement, le marketing et les finances, contribuent à atteindre les différents buts et objectifs de l’entreprise. Il résume les activités quotidiennes nécessaires au bon fonctionnement d’une entreprise. Il décrit les tâches quotidiennes afin de définir clairement comment une équipe contribue à la réalisation des objectifs de l’entreprise.

Différence entre planification stratégique et opérationnelle

Le plan stratégique consiste à définir une orientation pour l’organisation, à concevoir des buts et des objectifs et à identifier une série de stratégies à mettre en œuvre pour que l’organisation puisse atteindre ses objectifs. Le plan stratégique est un guide général pour la gestion de l’organisation en fonction des priorités et des objectifs des parties prenantes. Le plan stratégique ne stipule PAS les tâches et activités quotidiennes liées à la gestion de l’organisation.

En revanche, le plan opérationnel présente des informations très détaillées destinées à orienter les personnes dans l’exécution des tâches quotidiennes nécessaires à la gestion de l’organisation. La direction et le personnel de l’organisation doivent fréquemment se référer au plan opérationnel dans l’accomplissement de leur travail quotidien.

Comment élaborer un plan opérationnel ?

Étant donné que les plans opérationnels sont élaborés dans le but d’allouer des fonds, des ressources et du personnel pour chaque période de 1 à 3 ans, toutes les étapes que doit comprendre un plan opérationnel doivent servir cet effort.

Visualisez le plan opérationnel

Comme pour tout plan de projet, il est préférable de commencer par la vision. Les principales caractéristiques d’un plan opérationnel comprennent des tâches visant à atteindre des objectifs particuliers et clairement définis, ainsi que la gestion de votre personnel afin de garantir qu’il fonctionne de manière optimale. Identifiez votre vision en fonction de ces niveaux, puis vous pourrez commencer la phase de recherche.

Recherche et identification des objectifs

Pour commencer à élaborer votre plan opérationnel, commencez par examiner vos objectifs. Le but d’un plan opérationnel est de répondre à cinq questions principales :

Quel est le budget ? Comparez le budget de l’année dernière à celui de cette année.

Où en est l’équipe ? Abordez cette question sous l’angle du budget, des ressources et des membres de l’équipe.

Où l’équipe veut-elle être ? Pensez à cette époque l’année prochaine, dans deux ans, dans trois ans, etc.

Comment faire pour que l’équipe y parvienne ?

Quels repères devrions-nous utiliser pour mesurer nos progrès ? Il peut s’agir des délais de lancement d’un produit, du nombre de produits fabriqués, du nombre de dossiers fermés par le service clientèle, du nombre de critiques 5 étoiles reçues, du nombre de clients acquis, de l’augmentation du chiffre d’affaires d’un certain pourcentage, etc.

Pour répondre à ces questions, vous devrez interroger les membres de votre équipe en leur posant ces questions, puis classer leurs réponses par catégories. Classez leurs réponses par ordre de priorité dans un quadrant : le plus facile à exécuter -> le plus difficile à exécuter, et le plus important à exécuter -> le moins important à exécuter. C’est à ce moment-là que vos objectifs commenceront à prendre forme et à se préciser.

Affectez un budget et des personnes

Une fois que vous avez défini vos objectifs, il est important de noter que le budget de votre plan opérationnel provient du budget annuel de votre département. Cela dit, le budget est la première ligne à prendre en compte lorsque vous commencez à attribuer des tâches, des ressources et à allouer un budget aux membres de l’équipe.

Obtenez également un retour d’information à ce stade, car il se peut que quelqu’un soit mieux adapté au rôle que vous lui avez confié, ou que vous puissiez supprimer complètement des étapes inutiles du processus.

Rapport sur le plan opérationnel

Une fois que vous avez élaboré votre plan opérationnel, vous devez mettre en place un processus pour rendre compte de tout cela au fur et à mesure de l’avancement du plan. Il doit comprendre des objectifs clairs avec des produits livrables, des buts, des calendriers et le personnel nécessaire pour réaliser le plan.

Les parties prenantes, les autres chefs de service et la direction voudront examiner les progrès de votre plan opérationnel à chaque point de repère, que ce soit tous les mois, tous les trimestres ou en fonction du projet ; veillez donc à rendre compte de toutes vos conclusions et assurez-vous que la direction est toujours d’accord. Les tableaux de bord de projet peuvent être une solution facile pour des mises à jour rapides et précises.

Ajustez le plan opérationnel si nécessaire

Comme pour tout projet bien planifié, vous devez toujours être prêt à pivoter. Vous avez atteint un point de référence qui n’a pas donné les résultats escomptés ? Avec un plan opérationnel, les activités sont tellement détaillées que vous pouvez maintenant savoir et comprendre exactement quelle partie du plan ne fonctionnait pas de manière optimale. Faites des ajustements, impliquez les membres de l’équipe si nécessaire, obtenez l’adhésion des parties prenantes et passez au benchmark suivant avec votre plan opérationnel nouvellement affiné.

De tels ajustements sont faciles à réaliser si vous avez eu la prévoyance d’élaborer votre plan à l’aide d’un logiciel de planification de projet. Si vous devez faire des ajustements sur une feuille Excel ou un document Word statique, la mise à jour de tous les changements peut prendre des heures.

Les plans opérationnels fonctionnent mieux lorsque l’ensemble du service y adhère, en fixant des dates d’échéance pour les tâches, en mesurant les objectifs de réussite, en rendant compte des problèmes et en collaborant efficacement. Ils fonctionnent encore mieux lorsqu’il y a une communication entre les départements pour s’assurer que l’ensemble de la machine fonctionne sans problème lorsque chaque équipe atteint son objectif.

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