I alla företag, oavsett aktivitet, kunddata av största vikt. Numera är dessa filer datoriserade. De ingår faktiskt i affärssystem , eller till och med i fakturerings- och offertprogram . Tack vare dessa filer kan företaget öka sina intäkter , eftersom de representerar ett utmärkt marknadsföringsverktyg . Att skapa en effektiv kunddatabas är därför avgörande för ett framgångsrikt genomförande av organisationens försäljningsstrategi
Vad är en kundfil?
En kundfil är en lista med information specifikt om en potentiell kund eller kund. Den innehåller deras kontaktuppgifter , beställningar och till och med meddelanden som utväxlats på sociala medier . Det är ett värdefullt dokument för ett företag, eftersom det låter dem veta hur de ska interagera med kunden/prospektet .
Vilka är fördelarna med att ha en kundfil?
Kundfilen kan vara till stor hjälp för företagsledare av följande skäl.
Spara tid
Kunddata är centraliserad på ett ställe. Detta gör det enklare att hitta information om en specifik kund. Detsamma gäller för uppdateringar av kontaktuppgifter .
Analysera kundbasen
Kundernas konsumtionsvanor registreras i filen. Detta gör att du kan jämföra din strategi med den du kommer att använda för att övertyga dem att köpa en specifik produkt.
Förbättra kommunikationen
Databaser och information som är användbar för utskick kan enkelt exporteras anpassa e -postmeddelandena som skickas till kunder.
Att etablera en bra affärsstrategi
Genom att förstå kundens behov, budget och vanliga inköp kan företaget erbjuda relevanta erbjudanden. Företaget kan använda grundläggande programvara som Microsoft Excel för att lista kundinformation . Dedikerade program är också användbara, men de kräver ofta lite tid att lära sig.
Regelbundna uppdateringar är viktiga för att säkerställa att du inte missbedömer nuvarande kunders behov. Dessutom kommer en kombination av kundfilshantering med enkla kundrelationsaktiviteter ( inbjudningar presentkort etc.) att öka kundlojaliteten på ett artificiellt sätt.
Vad innehåller en kundfil?
Vilka uppgifter som ska inkluderas i kundfilen beror på företagets verksamhetssektor följande grundläggande uppgifter
- typ (kund eller potentiell kund ),
- för- och efternamn,
- kön (man / kvinna)
- adress
- födelsedatum,
- datum för första kontakten,
- telefon,
- e-post,
- webbplats,
- kontaktens ursprung (källa),
- genererade intäkter,
- orderhistorik
- kontakthistorik
- Lojalitetskort: antal konsumerade produkter,
- kommersiella åtgärder som ska vidtas
- datum för telefonintervjuer
- önskat projekt
- budget,
- andra anmärkningar.
I vilket fall som helst måste du vara mycket tydlig och precis när du anger information .
Hur samlar man in information för att lägga in i kundfilen?
Information samlas in när en ny kund gör ett köp . Kunden kan också lämna sina kontaktuppgifter när de begär en offert eller slutför en inköpsorder . Dessutom kan de lämna dem under säljmöten eller ge dem direkt till företaget.
prospektdata kan insamling göras genom att exempelvis anordna spel eller tävlingar . Alternativt kan företaget skapa ett onlineformulär eller bjuda in prospekt att designa ett lojalitetskort .
Hur skapar jag en kundfil i Excel?
Att skapa en kundfil välorganiserad och fullständig information Företaget måste därför beakta 5 viktiga punkter.
1. Samla in befintlig data
Först måste du samla in all data som finns i kundkontaktboken , aktivitetskalendern eller faktureringsfilen . Sedan måste du lägga in den i en Excel-fil . Den här filen innehåller olika flikar som låter dig samla all information i en enda fil.
2. Definiera kundens köpfrekvens
Företaget behöver fastställa sina kunders/prospekts köpfrekvens för att analysera offerter och deras omvandling till kontrakt . Chefer behöver sedan veta om kunden köper något månadsvis, årligen eller dagligen. Om de köper 2 till 3 gånger i månaden månatlig analys av kunddatabasen. Om köpen är sällsynta kvartalsvis analys det lämpligaste.
3. Kompilera informationen och fyll i filen.
I en Excel-fil kan företaget sammanställa sina data genom att göra följande:
- Lista klienterna.
- Fyll i och kopiera deras egenskaper : för en individ är de nödvändiga kontaktuppgifterna e- , postadress, yrke, ålder… medan för företag är informationen att komma ihåg e-postadresser, adresser, telefonnummer, omsättning och antal anställda.
- Fyll i kundens köphistorik för de senaste 3 åren. För varje period, ange tydligt antalet köp och deras totala belopp.
4. Analysera data
Med hjälp av automatiserade funktioner i Excel kan företaget enkelt identifiera:
- Antalet aktiva kunder : totalt eller periodiskt.
- Kundidentitet : deras senioritet, lojalitet och köpfrekvens. Denna data gör det möjligt för företaget att identifiera sina viktigaste kunder baserat på deras försäljningsvolym.
- Kundernas köpfrekvens : deras genomsnittliga varukorgsstorlek, tiden sedan deras senaste köp…
- Säsongsvariationer i företagets verksamhet : månaderna med mest arbete, dess utveckling under året…
5. Rikta in de åtgärder som ska vidtas
En kundfil kan hjälpa företaget att enkelt identifiera kunder som uppfyller de kriterier som anses viktiga. När filen är på plats måste företaget vidta vissa åtgärder för att kontakta dem .
- att försöka vinna tillbaka sina tidigare kunder
- sina kunder som har mindre kundkorgar , i ett försök att introducera dem till nya produkter och tjänster .
- att bjuda in sina lojala kunder rekommendera andra genom att ge dem ett upptäcktserbjudande.
Att hålla filen uppdaterad och analysera den regelbundet kräver betydande disciplin. Det är dock viktigt att komma ihåg att det är en inkomstkälla och ett mervärde för ett företag och därför inte bör försummas. Djupgående analyser och uppdateringar bör utföras minst en gång per år.
