Zoho Sign: Begär digitala signaturer eller signera dokument

Be om digitala signaturer eller underteckna dokument

Den spektakulära tillströmningen av fjärrarbete 2025 födde massor av nya samarbetsverktyg. Men ibland är de enklaste funktionerna, till exempel digitala dokument för dokument, de som kan tyckas vara de svåraste att övervinna för företag. Detta är exakt den funktion som Zoho Sign syftar till att hjälpa.

Verktyget lanserades faktiskt år före pandemin. Men förra året kom ankomsten av ett stort antal nya användare och därför nya funktioner för att tjäna dem mer effektivt.

Förutom de enkla digitala dokumenten med dokument syftar Zoho Sign till att tillhandahålla en säker plattform som hjälper team att automatisera vissa funktioner. Och tack vare dess många funktioner och integrationer kan det representera en betydande besparing av tid för de avlägsna och traditionella lagen.

Zoho tecken

Zoho Sign lanserades ursprungligen i juli 2017 för att underlätta digitala signaturer och automatisering av digitala dokument. Det är tillgängligt på webben, mobilapplikationer och som en stationär applikation för MAC -enheter. Och som med många Zoho -plattformar integreras det automatiskt med en mängd andra verktyg i Zoho One -ekosystemet.

Verktyget fungerar i flera riktningar. Du kan digitalt skriva in dokument själv och skicka kopior undertecknade via e -post till dina anställda eller kunder . Du kan också skicka dokument till andra för att be dem att underteckna dem, eller till och med få dem undertecknade på plats.

Flera planer finns tillgängliga, från $ 20 per månad för en affärsplan. För team som behöver skicka och underteckna många digitala dokument är företagsplanen en av de få i sektorn för att erbjuda en obegränsad dokumentsignatur. Men mer prisvärda alternativ finns tillgängliga för dem som har färre behov när det gäller digital signatur.

Enkla digitala signaturer

Att underlätta digitala signaturer är den mest grundläggande funktionen av Zoho -tecken. Så här fungerar det. Om du behöver någons signatur, ladda bara ner dokumentet och lägg till personens . Zoho kommer att skicka henne dokumentet, kommer att ge henne allt hon behöver för att underteckna och informera dig om slutet av operationen. Du kan till och med skicka påminnelser direkt från din instrumentpanel.

I den andra änden av processen kan du också använda den för att underteckna dokument själv. På din instrumentpanel finns det ett avsnitt av dokument som väntar på din signatur så att du kan undersöka och underteckna dem snabbt. För att starta skylt, ange bara ditt namn, roll och e -postadress. Du kan också skapa en personlig profil som innehåller din digitala signatur för att underlätta signatur. Sedan kan du också konsultera analyserna om dina slutförda dokument, liksom de som har vägrats eller som pågår.

Zoho Sign innehåller också några avancerade funktioner som möjligheten att anpassa digitala signaturer och förfrågningar. Till exempel kan du lägga till din logotyp och skapa dokument för dokument. Och du kan till och med skapa signaturprocesser som dokument och signaturer.

Digital signatur säkerhet

Vissa av dokumenten du måste underteckna eller ha undertecknat kan innehålla känslig information. Det är därför viktigt att din programvara för dokumentsignering har tillräckliga säkerhetsfunktioner.

Zoho Sign inkluderar kryptering och blockchain-teknik för att säkra dokument och arbetsflöden. Du kan också få dokument och signaturer autentiserade för att säkerställa att dina processer respekteras. Verktyget följer även lagar om elektroniska signaturer som ESIGN och eIDAS.

Chandramouli Dorai, produktmarknadsförare för Zoho Sign, sa i en telefonintervju med Magileads : ”Många småföretag vet inte skillnaden mellan en elektronisk signatur och en digital signatur. En elektronisk signatur är i princip bara en bild av din signatur som läggs till i ett dokument. Den är fortfarande juridiskt giltig, men kan lätt förfalskas. En digital signatur kan inte förfalskas, så den erbjuder mer säkerhet. Och Zoho Sign är en plattform för digitala signaturer.”

Integrationer av digitala signaturer

Zoho Sign integreras med mer än ett dussin plattformar i Zoho -ekosystemet och därefter för att göra digitala signaturer ännu enklare. I Zoho -verktyg som Zoho CRM kan du enkelt begära dokument i samma instrumentpanel. Detta kan vara kraftfull automatisering och tidsbesparande insatser för försäljning , onboarding eller kundtjänst.

Dorai förklarar: ”Om du får ett nytt lead till Zoho CRM kan du automatiskt skicka ett sekretessavtal till dem som en del av ditt vanliga arbetsflöde, utan att lämna det ursprungliga programmet.”

Men det finns också integrationer med andra plattformar som Microsoft Teams, Gmail och Zapier. Även om du, medlemmarna i ditt team eller dina kunder arbetar från dessa andra plattformar, bör det vara relativt enkelt att göra digitala signaturer.

Uppdateringar för fjärrarbete

Från mars 2021 började Zoho -skylten känna till en viktig topp med inskriptioner. Faktum är att användare har ökat den normala hastigheten med cirka tre gånger. Och detta antal användare har ökat över hela världen från Asien till Latinamerika. En av de första uppdateringarna som Zoho därför har varit för att förbättra kapaciteten för det digitala signaturverktyget för att driva över hela världen.

Dorai säger: ”För att tillgodose denna nya publik har vi börjat lansera Zoho Sign på fler regionala språk. Som ett resultat är hela dokumentsigneringsprocessen nu tillgänglig på 12 språk. Och vi planerar att öka detta till 24 språk i slutet av 2021.”

Det var emellertid bara en mängd uppdateringar som Zoho -skylt tillagda under förra året till digitala signaturer för att möta denna nya begäran. De andra inkluderar:

• Lansering av nya Mac- och iPad-applikationer
• Ökad uppladdningsgräns från 25 till 40 dokument åt gången
• Lade till ytterligare integrationer i Zoho-ekosystemet
• Lade till ytterligare integrationer med tredjepartsverktyg som Microsoft Teams
• Förbättrade mobila plattformar
• Förstå alternativ för Cloud Backup
• Möjlighet att anpassa e -postmodeller

Zoho strävar ständigt efter att förbättra sitt fulla utbud av produkter för att uppfylla kraven i dagens företag. Förra året förändrades hur företag arbetar mycket. Och Zoho -tecken ger en enkel men sofistikerad lösning på ett aktuellt problem. Således, med sina integrationer med andra Zoho One -plattformar, kommer detta verktyg A och kommer förmodligen att fortsätta spela en viktig roll för att stödja fjärroperationer.