Att implementera en gedigen operativ plan kan garantera ett projekts framgång, särskilt på teamnivå. Det är ett nödvändigt verktyg för att uppnå de mål ni har definierat i er strategi.
En framgångsrik verksamhetsplan bygger på att man följer en avgörande regel: "fokusera på de viktigaste målen". Du måste se till att varje aspekt fungerar korrekt för att hålla dig flytande. Dessutom hjälper en verksamhetsplan dig att identifiera områden som inte genererar tillräckligt med intäkter eller orsakar förluster, och hjälper dig sedan att formulera nödvändiga förändringar. Innan du påbörjar din verksamhetsplanering måste du dessutom först se till att den strategiska planen är på plats.
Vad är den operativa planen?
En verksamhetsplan är ett strategiskt dokument som definierar hur olika team eller avdelningar, såsom rekrytering, marknadsföring och ekonomi, bidrar till att uppnå företagets olika mål. Den sammanfattar de dagliga aktiviteter som är nödvändiga för att en verksamhet ska drivas smidigt. Den beskriver dagliga uppgifter för att tydligt definiera hur varje team bidrar till att uppnå företagets mål.
Skillnaden mellan strategisk och operativ
Den strategiska planen består av att definiera en riktning för organisationen, utforma mål och syften samt identifiera en rad strategier att implementera så att organisationen kan uppnå sina mål. Den strategiska planen är en allmän vägledning för att styra organisationen baserat på intressenternas prioriteringar och mål. Den strategiska planen specificerar INTE de dagliga uppgifter och aktiviteter som är relaterade till att styra organisationen.
Däremot verksamhetsplanen mycket detaljerad information utformad för att vägleda individer i utförandet av de dagliga uppgifter som är nödvändiga för att leda organisationen. Organisationens ledning och personal måste ofta hänvisa till verksamhetsplanen i utförandet av sitt dagliga arbete.
Hur utvecklar man en operativ plan?
Eftersom operativa planer utvecklas med syftet att allokera medel, resurser och personal för varje 1- till 3-årsperiod, måste alla steg som en operativ plan måste inkludera tjäna denna insats.
Se den operativa planen
Precis som med alla projektplaner är det bäst att börja med visionen. De viktigaste funktionerna i en operativ plan inkluderar uppgifter som syftar till att uppnå specifika och tydligt definierade mål , samt att hantera din personal för att säkerställa att de presterar optimalt. Identifiera din vision baserat på dessa nivåer, och sedan kan du börja forskningsfasen.
Forskning och identifiering av mål
För att börja utveckla din verksamhetsplan, börja med att granska dina mål. Syftet med en verksamhetsplan är att besvara fem huvudfrågor:
Vad är budgeten? Jämför förra årets budget med årets budget.
Var står teamet? Närma dig denna fråga ur ett budget-, resurs- och teammedlemmarsperspektiv.
Var vill laget vara? Tänk på den här tiden nästa år, om två år, om tre år, etc.
Hur kan vi säkerställa att laget lyckas?
Vilka riktmärken bör vi använda för att mäta våra framsteg? Dessa kan inkludera produktlanseringstider, antalet tillverkade produkter, antalet ärenden som avslutats av kundtjänst, antalet mottagna 5-stjärniga recensioner, antalet förvärvade kunder, ökningen av omsättningen med en viss procentandel, etc.
För att besvara dessa frågor behöver du fråga dina teammedlemmar och sedan kategorisera deras svar. Prioritera deras svar i en kvadrant: lättast att implementera -> svårast att implementera, och viktigast att implementera -> minst viktigt att implementera. Det är då dina mål börjar ta form och bli tydligare.
Avsätt en budget och personal
När du väl har definierat dina mål är det viktigt att notera att budgeten för din verksamhetsplan kommer från din avdelnings årsbudget. Med det sagt är budgeten den första posten att tänka på när du börjar tilldela uppgifter, resurser och budgetar till teammedlemmar.
Få även feedback i detta skede, eftersom någon kan vara bättre lämpad för den roll du har tilldelat dem, eller så kanske du kan eliminera onödiga steg i processen helt och hållet.
Rapport om den operativa planen
När du har utvecklat din operativa plan behöver du etablera en process för att rapportera om den allt eftersom den fortskrider. Denna process bör innehålla tydliga mål med leveranser, delmål, tidslinjer och den personal som krävs för att genomföra planen.
Intressenter, andra avdelningschefer och ledningen vill granska framstegen i din verksamhetsplan vid varje milstolpe, oavsett om det är månadsvis, kvartalsvis eller projektbaserat. Se därför till att rapportera alla dina resultat och se till att ledningen alltid är med på tåget. Projektdashboards kan vara ett enkelt sätt att ge snabba och korrekta uppdateringar.
Justera verksamhetsplanen vid behov
Precis som med alla välplanerade projekt måste du alltid vara redo att ändra dig. Har du nått ett riktmärke som inte har levererat de förväntade resultaten? Med en verksamhetsplan är aktiviteterna så detaljerade att du nu kan veta och förstå exakt vilken del av planen som inte fungerade optimalt. Gör justeringar, involvera teammedlemmar om det behövs, få intressenternas stöd och gå vidare till riktmärke med din nyligen förfinade verksamhetsplan.
Sådana justeringar är enkla att göra om du hade förutseende nog att utveckla din plan med hjälp av projektplaneringsprogram. Om du måste göra justeringar i ett statiskt Excel-kalkylblad eller Word-dokument kan det ta timmar att uppdatera alla ändringar.
Verksamhetsplaner fungerar bäst när hela avdelningen engagerar sig i dem, sätter deadlines för uppgifter, mäter framgångsmål, rapporterar problem och samarbetar effektivt. De fungerar ännu bättre när det finns kommunikation mellan avdelningarna för att säkerställa att hela systemet fungerar smidigt när varje team uppnår sitt mål.
—————————
Magileads är en programvara för automatisering av prospektering
Prova Magileads gratis i 14 dagar. Klicka här.
Eller boka en demo för att se hur det fungerar. Klicka här.
