O fluxo dramático de trabalho remoto em 2021 deu origem a inúmeras novas ferramentas de colaboração. Mas às vezes as funções mais simples, como assinar documentos, são aquelas que podem parecer mais difíceis de serem superadas pelas empresas. Esta é exatamente a função que o Zoho Sign pretende ajudar.
Na verdade, a ferramenta foi lançada anos antes da pandemia. Mas no último ano assistimos à chegada de um grande número de novos utilizadores – e, portanto, de novas funcionalidades para os servir de forma mais eficaz.
Além de apenas assinar documentos, o Zoho Sign visa fornecer uma plataforma segura que ajuda as equipes a automatizar determinadas funções. E graças aos seus muitos recursos e integrações, pode economizar muito tempo para equipes remotas e tradicionais.
Signo Zoho
O Zoho Sign foi lançado inicialmente em julho de 2017 para facilitar a assinatura e a automação de documentos digitais. Ele está disponível na web, em aplicativos móveis e como aplicativo de desktop para dispositivos Mac. E, como acontece com muitas plataformas Zoho, ele se integra automaticamente a uma variedade de outras ferramentas do ecossistema Zoho One.
A ferramenta funciona em diversas direções. Você mesmo pode assinar documentos digitalmente e enviar cópias assinadas por e-mail para seus funcionários ou clientes. Você também pode enviar documentos a outras pessoas para pedir que os assinem, ou até mesmo fazer com que sejam assinados na hora.
Vários planos estão disponíveis, variando de grátis a US$ 20 por mês para um plano de negócios. Para equipes que precisam enviar e assinar muitos documentos digitais, o plano Enterprise é um dos poucos do setor que oferece assinatura ilimitada de documentos. No entanto, opções mais acessíveis estão disponíveis para aqueles com menos necessidades de assinatura digital.
Assinaturas fáceis
Facilitar assinaturas digitais é a função mais fundamental do Zoho Sign. Veja como funciona. Se precisar da assinatura de alguém, basta fazer upload do documento e adicionar os dados de contato da pessoa. Zoho enviará o documento a ela, fornecerá tudo o que ela precisa para assinar e notificará você quando estiver concluído. Você pode até enviar lembretes diretamente do seu painel.
Na outra ponta do processo, você também pode usá-lo para assinar documentos você mesmo. No seu painel, há uma seção de documentos aguardando sua assinatura para que você possa revisá-los e assiná-los rapidamente. Para começar a assinar, basta inserir seu nome, função e endereço de e-mail. Você também pode criar um perfil pessoal que inclua sua assinatura digital para facilitar a assinatura. Em seguida, você também pode visualizar análises de seus documentos concluídos, bem como daqueles que foram rejeitados ou estão em andamento.
O Zoho Sign também inclui alguns recursos avançados, como a capacidade de personalizar documentos e solicitações. Por exemplo, você pode adicionar seu logotipo e criar modelos de documentos. E você pode até criar processos de assinatura, como aprovações e assinaturas de documentos.
Segurança
Alguns dos documentos que você deve assinar ou mandar assinar podem conter informações confidenciais. Portanto, é importante que o seu software de assinatura de documentos tenha recursos de segurança suficientes.
O Zoho Sign inclui criptografia de nível militar e tecnologia blockchain para proteger documentos e fluxos de trabalho. Você também pode autenticar documentos e assinaturas para garantir que seus processos sejam respeitados. A ferramenta também está em conformidade com as leis de assinatura eletrônica, como ESIGN e eIDAS.
Chandramouli Dorai, comerciante de produtos da Zoho Sign & ; Vault disse em entrevista por telefone à Magileads: “Muitas pequenas empresas não sabem a diferença entre uma assinatura eletrônica e uma assinatura digital. Uma assinatura eletrônica é basicamente apenas uma imagem da sua assinatura adicionada a um documento. Permanece legalmente válido, mas pode ser facilmente falsificado. Uma assinatura digital não pode ser falsificada, por isso oferece mais segurança. E o Zoho Sign é uma plataforma de assinatura digital. »
Integrações
O Zoho Sign se integra a mais de uma dúzia de plataformas no ecossistema Zoho e além para tornar as assinaturas digitais ainda mais fáceis. Em ferramentas Zoho como o Zoho CRM, você pode facilmente solicitar assinaturas de documentos no mesmo painel. Isso pode ser uma automação poderosa e um esforço de economia de tempo para equipes de vendas, integração ou atendimento ao cliente.
Dorai explica: “Se você tiver um novo lead entrando no Zoho CRM, poderá enviar-lhe automaticamente um NDA como parte de seu fluxo de trabalho normal, sem sair do aplicativo original. »
Mas também existem integrações com outras plataformas como Microsoft Teams, Gmail e Zapier. Portanto, mesmo que você, os membros da sua equipe ou seus clientes trabalhem nessas outras plataformas, criar assinaturas digitais deve ser relativamente simples.
Atualizações de trabalho remoto
A partir de março de 2021, o Zoho Sign começou a observar um aumento significativo nas inscrições. Na verdade, o número de usuários aumentou cerca de três vezes a taxa normal. E esse número de usuários aumentou globalmente, da Ásia à América Latina. Portanto, uma das primeiras atualizações que Zoho priorizou foi melhorar a capacidade da ferramenta de funcionar globalmente.
Dorai diz: “Para atender a esse novo público, começamos a implementar o Zoho Sign em mais idiomas regionais. Assim, todo o processo de assinatura de documentos está agora disponível em 12 idiomas. E planejamos aumentar esse número para 24 idiomas até o final de 2021.”
No entanto, esta foi apenas uma das muitas atualizações que o Zoho Sign adicionou ao longo do ano passado para atender a essa nova demanda. Outros incluem:
- Lançamento de novos aplicativos para Mac e iPad
- Aumento do limite de upload de 25 para 40 documentos por vez
- Adicionadas integrações adicionais ao ecossistema Zoho
- Adicionadas integrações adicionais com ferramentas de terceiros, como Microsoft Teams
- Plataformas móveis aprimoradas
- Compreendendo as opções de backup na nuvem
- Capacidade de personalizar totalmente modelos de e-mail
A Zoho se esforça constantemente para melhorar sua linha abrangente de produtos para atender às demandas das empresas atuais. No ano passado, a forma como as empresas operam mudou muito. E o Zoho Sign oferece uma solução simples, mas sofisticada, para um problema comum. Assim, com suas integrações com outras plataformas Zoho One, esta ferramenta desempenhou e provavelmente continuará a desempenhar um papel importante no suporte a operações remotas.
