In elk bedrijf, ongeacht de branche, zijn klantgegevens van het grootste belang. Tegenwoordig zijn deze gegevens gedigitaliseerd. Ze zijn bijvoorbeeld opgenomen in een bedrijfsbeheersoftware, of zelfs in facturatie- en offertesoftware. Dankzij deze gegevens kan een bedrijf zijn omzet verhogen, omdat ze een uitstekend marketinginstrument vormen . Het creëren van effectieve klantendatabase is daarom essentieel voor de succesvolle implementatie van de verkoopstrategie van de organisatie
Wat is een klantendossier?
Een klantendossier is een lijst met informatie die kenmerkend is voor een potentiële of bestaande klant. Het bevat contactgegevens , bestellingen en zelfs berichten die via sociale media zijn uitgewisseld . Het is een waardevol document voor een bedrijf, omdat het inzicht geeft in hoe de klant/potentiële klant het beste benaderd kan worden .
Wat zijn de voordelen van een klantendossier?
Het klantendossier kan om de volgende redenen van grote waarde zijn voor bedrijfsleiders
Bespaar tijd
Klantgegevens worden op één centrale plek opgeslagen. Hierdoor is het gemakkelijker om informatie over een specifieke klant te vinden. Hetzelfde geldt voor updates van contactgegevens .
Analyseer het klantenbestand
De koopgewoonten van klanten worden in het bestand vastgelegd. Hierdoor kunt u uw strategie vergelijken met de strategie die u gaat gebruiken om hen te overtuigen een specifiek product te kopen
Verbeter de communicatie
Databases en informatie die nuttig zijn voor mailings kunnen eenvoudig worden geëxporteerd . Dit maakt het voor het bedrijf gemakkelijker om de e-mails die naar klanten worden verzonden te personaliseren.
Een goede bedrijfsstrategie opstellen
Door de behoeften, het budget en de gebruikelijke aankopen van de klant te begrijpen, kan het bedrijf relevante aanbiedingen doen. Het bedrijf kan basissoftware zoals Microsoft Excel gebruiken om volledige klantinformatie te verzamelen . Specifieke programma's zijn ook nuttig, maar het kost vaak wat tijd om ze te leren gebruiken.
Regelmatige updates zijn essentieel om ervoor te zorgen dat u de de huidige behoeften van uw klanten niet verkeerd inschat. Bovendien zal het combineren van klantdossierbeheer met eenvoudige klantrelatieactiviteiten (uitnodigingen, cadeaubonnen, enz.) klantloyaliteit kunstmatig verhogen
Wat bevat een klantendossier?
De gegevens die in het klantendossier moeten worden opgenomen, zijn afhankelijk van de sector waarin het bedrijf actief is. Het is echter essentieel dat de dossiers de volgende basisgegevens bevatten :
- type (klant of potentiële klant),
- voor- en achternaam,
- geslacht (man/vrouw)
- adres
- geboortedatum,
- datum van het eerste contact,
- telefoon,
- e-mail,
- website,
- oorsprong van contact (bron),
- gegenereerde inkomsten,
- bestelgeschiedenis
- contactgeschiedenis
- Klantenkaart: aantal geconsumeerde producten,
- commerciële acties die ondernomen moeten worden
- data van telefonische interviews
- gewenst project
- begroting,
- overige opmerkingen.
In elk geval moet u zeer duidelijk en nauwkeurig zijn bij het invoeren van gegevens .
Hoe verzamel ik informatie voor het klantendossier?
Gegevens worden verzameld wanneer een nieuwe klant een aankoop doet . De klant kan ook zijn of haar contactgegevens verstrekken bij het aanvragen van een offerte of het plaatsen van een bestelling . Daarnaast kunnen ze deze gegevens verstrekken tijdens verkoopgesprekken of rechtstreeks aan het bedrijf geven.
Wat betreft het verzamelen van prospectgegevens , kan dit bijvoorbeeld door het opzetten van spelletjes of wedstrijden . Als alternatief kan het bedrijf een online formulier maken of prospects uitnodigen om een klantenkaart te ontwerpen .
Hoe maak ik een klantenbestand aan in Excel?
Het aanmaken van een klantendossier de informatie goed georganiseerd en compleet is Het bedrijf moet daarom rekening houden met 5 essentiële punten.
1. Verzamel bestaande gegevens
Allereerst moet u alle gegevens verzamelen uit het klantencontactboek , de activiteitenkalender of het factuurbestand . Vervolgens moet u deze gegevens in een Excel-bestand plaatsen . Dit bestand bevat verschillende tabbladen waarmee u alle informatie in één bestand kunt verzamelen.
2. Bepaal de aankoopfrequentie van de klant
Het bedrijf moet de aankoopfrequentie van zijn klanten/potentiële klanten bepalen om offertes en de conversie daarvan naar contracten te analyseren . Managers moeten vervolgens weten of de klant maandelijks, jaarlijks of dagelijks iets koopt. Als ze 2 tot 3 keer per maand kopen, is een maandelijkse analyse van de klantendatabase aan te raden. Bij infrequentere aankopen is een driemaandelijkse analyse het meest geschikt.
3. Verzamel de gegevens en vul het bestand in.
In een Excel-bestand kan het bedrijf zijn gegevens als volgt samenstellen:
- Maak een lijst van de klanten.
- Vul hun gegevens in en kopieer ze : voor een particulier zijn de benodigde contactgegevens het e-, postadres, beroep, leeftijd, enz. Voor bedrijven zijn de volgende gegevens belangrijk: e-mailadressen, adressen, telefoonnummer, omzet en aantal medewerkers.
- Vul de aankoopgeschiedenis van de klant voor de afgelopen 3 jaar in. Vermeld voor elke periode duidelijk het aantal aankopen en het totaalbedrag.
4. Analyseer de gegevens
Met behulp van geautomatiseerde functies in Excel kan het bedrijf eenvoudig het volgende identificeren:
- Het aantal actieve klanten : totaal of periodiek.
- Klantidentificatie : hun anciënniteit, loyaliteit en aankoopfrequentie. Deze gegevens stellen het bedrijf in staat om zijn belangrijkste klanten te identificeren op basis van hun verkoopvolume.
- Klantaankoopfrequentie : hun gemiddelde winkelmandje, de tijd die is verstreken sinds hun laatste aankoop…
- De seizoensgebondenheid van de bedrijfsactiviteiten : de maanden met de meeste werk, de ontwikkeling ervan gedurende het jaar…
5. Bepaal welke acties ondernomen moeten worden
Een klantenbestand kan het bedrijf helpen om gemakkelijk klanten die aan de belangrijke criteria voldoen. Zodra het bestand is aangemaakt, moet het bedrijf bepaalde stappen ondernemen om contact met hen .
- om te proberen de voormalige klanten die inactief waren geworden terug te winnen
- Het doel is om klanten met een kleiner winkelmandje kennis te laten maken met nieuwe producten en diensten .
- Om trouwe klanten aan te moedigen anderen door te verwijzen door hen een kennismakingsaanbieding te doen.
Het actueel houden en regelmatig analyseren van het dossier vereist de nodige discipline. Het is echter belangrijk te onthouden dat het een bron van inkomsten en toegevoegde waarde voor een bedrijfen daarom niet mag worden verwaarloosd. Een grondige analyse en updates moeten minstens jaarlijks worden uitgevoerd.
