In elk bedrijf, ongeacht de branche, klantgegevens van het grootste belang. Tegenwoordig zijn deze gegevens gedigitaliseerd. Ze zijn bijvoorbeeld opgenomen in bedrijfsbeheersoftware, of zelfs in facturatie- en offertesoftware. Dankzij deze gegevens kan een bedrijf zijn omzet verhogen, omdat ze een uitstekend marketinginstrument vormen . Het creëren van een effectieve klantendatabase is daarom essentieel voor de succesvolle implementatie van verkoopstrategie van de organisatie
Wat is een klantendossier?
Een klantendossier is een lijst met informatie die specifiek is voor een potentiële klant of bestaande klant. Het bevat hun contactgegevens , bestellingen en zelfs berichten die via sociale media . Het is een waardevol document klant/potentiële klant moeten communiceren .
Wat zijn de voordelen van een klantendossier?
Het klantendossier kan om de volgende redenen bedrijfsleiders
Bespaar tijd
Klantgegevens worden op één centrale plek opgeslagen. Hierdoor is het gemakkelijker om informatie over een specifieke klant te vinden. Hetzelfde geldt voor updates van contactgegevens .
Analyseer het klantenbestand
De koopgewoonten van klanten worden in het bestand vastgelegd. Hierdoor kunt u uw strategie vergelijken met de strategie die u gaat gebruiken om een specifiek product te kopen
Verbeter de communicatie
Databases en informatie die nuttig zijn voor mailings kunnen eenvoudig geëxporteerd de e-mails die naar klanten worden verzonden te personaliseren.
Een goede bedrijfsstrategie opstellen
Door de behoeften, het budget en de gebruikelijke aankopen van de klant te begrijpen, kan het bedrijf relevante aanbiedingen doen. Het bedrijf kan basissoftware zoals Microsoft Excel klantinformatie te verzamelen . Specifieke programma's zijn ook nuttig, maar het kost vaak wat tijd om ze te leren gebruiken.
Regelmatige updates zijn de huidige behoeften van uw klanten niet verkeerd inschat. Bovendien zal het combineren van klantdossierbeheer klantrelatieactiviteiten (uitnodigingen, cadeaubonnen, enz.) de klantloyaliteit kunstmatig verhogen
Wat bevat een klantendossier?
De gegevens die in het klantendossier moeten worden opgenomen, zijn afhankelijk van de sector waarin het bedrijf volgende basisgegevens bevatten
- type (klant of potentiële klant ),
- voor- en achternaam,
- geslacht (man/vrouw)
- adres
- geboortedatum,
- datum van het eerste contact,
- telefoon,
- e-mail,
- website,
- oorsprong van contact (bron),
- gegenereerde inkomsten,
- bestelgeschiedenis
- contactgeschiedenis
- Klantenkaart: aantal geconsumeerde producten,
- commerciële acties die ondernomen moeten worden
- data van telefonische interviews
- gewenst project
- begroting,
- overige opmerkingen.
In elk geval moet u zeer duidelijk en nauwkeurig zijn bij het invoeren van gegevens .
Hoe verzamel ik informatie voor het klantendossier?
Gegevens worden verzameld wanneer een nieuwe klant een aankoop . De klant kan ook zijn of haar contactgegevens bij het aanvragen van een offerte of het plaatsen van een bestelling . Daarnaast kunnen ze deze gegevens verstrekken tijdens verkoopgesprekken of rechtstreeks aan het bedrijf geven.
van prospectgegevens , kan dit bijvoorbeeld spelletjes of wedstrijden online formulier of prospects uitnodigen om een klantenkaart te ontwerpen .
Hoe maak ik een klantenbestand aan in Excel?
Het aanmaken van een klantendossier de informatie goed georganiseerd en compleet is Het bedrijf moet daarom rekening houden met 5 essentiële punten.
1. Verzamel bestaande gegevens
Allereerst moet u alle gegevens verzamelen uit het klantencontactboek , de activiteitenkalender of het factuurbestand Excel-bestand plaatsen . Dit bestand bevat verschillende tabbladen waarmee u alle informatie in één bestand kunt verzamelen.
2. Bepaal de aankoopfrequentie van de klant
de aankoopfrequentie van zijn klanten/potentiële klanten bepalen om offertes en de conversie daarvan naar contracten . Managers moeten vervolgens weten of de klant maandelijks, jaarlijks of dagelijks iets koopt. Als ze 2 tot 3 keer per maand kopen, een maandelijkse analyse van de klantendatabase aan te raden. Bij infrequentere aankopen een driemaandelijkse analyse het meest geschikt.
3. Verzamel de gegevens en vul het bestand in.
In een Excel-bestand kan het bedrijf zijn gegevens als volgt samenstellen:
- Maak een lijst van de klanten.
- Vul hun gegevens in en kopieer ze : voor een particulier zijn de benodigde contactgegevens het e- , postadres, beroep, leeftijd, enz. Voor bedrijven zijn de volgende gegevens belangrijk: e-mailadressen, adressen, telefoonnummer, omzet en aantal medewerkers.
- Vul de aankoopgeschiedenis van de klant voor de afgelopen 3 jaar in. Vermeld voor elke periode duidelijk het aantal aankopen en het totaalbedrag.
4. Analyseer de gegevens
Met behulp van geautomatiseerde functies in Excel kan het bedrijf eenvoudig het volgende identificeren:
- Het aantal actieve klanten : totaal of periodiek.
- Klantidentificatie : hun anciënniteit, loyaliteit en aankoopfrequentie. Deze gegevens stellen het bedrijf in staat om zijn belangrijkste klanten te identificeren op basis van hun verkoopvolume.
- Klantaankoopfrequentie : hun gemiddelde winkelmandje, de tijd die is verstreken sinds hun laatste aankoop…
- De seizoensgebondenheid van de bedrijfsactiviteiten : de maanden met de meeste werk, de ontwikkeling ervan gedurende het jaar…
5. Bepaal welke acties ondernomen moeten worden
Een klantenbestand kan het bedrijf helpen om gemakkelijk klanten die aan de belangrijke criteria voldoen. Zodra het bestand is aangemaakt, moet het bedrijf bepaalde stappen ondernemen om contact met hen .
- om te proberen de voormalige klanten terug
- Het doel is om klanten met een kleiner winkelmandje nieuwe producten en diensten .
- Om trouwe klanten aan te moedigen anderen door te verwijzen door hen een kennismakingsaanbieding te doen.
Het actueel houden en regelmatig analyseren van het dossier vereist de nodige discipline. Het is echter belangrijk om te onthouden dat het een bron van inkomsten en toegevoegde waarde voor een bedrijf en daarom niet mag worden verwaarloosd. Een grondige analyse en updates moeten minstens jaarlijks worden uitgevoerd.
