Il drammatico afflusso di lavoro a distanza nel 2021 ha dato origine a tantissimi nuovi strumenti di collaborazione. Ma a volte le funzioni più semplici, come la firma dei documenti, sono quelle che possono sembrare le più difficili da svolgere per le aziende. Questa è esattamente la funzione che Zoho Sign mira ad aiutare.
Lo strumento è stato effettivamente lanciato anni prima della pandemia. Ma l’ultimo anno ha visto l’arrivo di un gran numero di nuovi utenti – e quindi di nuove funzionalità per servirli in modo più efficace.
Oltre a firmare semplicemente i documenti, Zoho Sign mira a fornire una piattaforma sicura che aiuti i team ad automatizzare determinate funzioni. E grazie alle sue numerose funzionalità e integrazioni, può consentire un notevole risparmio di tempo per i team remoti e tradizionali.
Segno Zoho
Zoho Sign è stato lanciato inizialmente nel luglio 2017 per semplificare la firma e l'automazione dei documenti digitali. È disponibile sul Web, su app mobili e come app desktop per dispositivi Mac. E come molte piattaforme Zoho, si integra automaticamente con una varietà di altri strumenti nell'ecosistema Zoho One.
Lo strumento funziona in diverse direzioni. Puoi firmare digitalmente i documenti e inviare copie firmate via email ai tuoi dipendenti o clienti. Puoi anche inviare documenti ad altre persone per chiedere loro di firmarli o addirittura farli firmare sul posto.
Sono disponibili diversi piani, che vanno da quelli gratuiti a $ 20 al mese per un piano aziendale. Per i team che devono inviare e firmare molti documenti digitali, il piano Enterprise è uno dei pochi nel settore a offrire la firma illimitata dei documenti. Tuttavia, sono disponibili opzioni più convenienti per coloro che hanno meno esigenze di firma digitale.
Firme facili
Facilitare le firme digitali è la funzione fondamentale di Zoho Sign. Ecco come funziona. Se hai bisogno della firma di qualcuno, carica semplicemente il documento e aggiungi i dettagli di contatto della persona. Zoho le invierà il documento, le fornirà tutto ciò di cui ha bisogno per firmare e ti avviserà quando sarà completo. Puoi anche inviare promemoria direttamente dalla tua dashboard.
Dall'altra parte del processo, puoi anche usarlo per firmare tu stesso i documenti. Sulla tua dashboard c'è una sezione di documenti in attesa della tua firma in modo da poterli rivedere e firmare rapidamente. Per iniziare a firmare, inserisci semplicemente il tuo nome, ruolo e indirizzo email. Puoi anche creare un profilo personale che includa la tua firma digitale per firmare facilmente. Quindi puoi anche visualizzare le analisi per i tuoi documenti completati, nonché per quelli che sono stati rifiutati o sono in fase di elaborazione.
Zoho Sign include anche alcune funzionalità avanzate come la possibilità di personalizzare documenti e richieste. Ad esempio, puoi aggiungere il tuo logo e creare modelli di documenti. E puoi persino creare processi di firma come approvazioni e firme di documenti.
Sicurezza
Alcuni dei documenti che devi firmare o far firmare potrebbero contenere informazioni sensibili. È quindi importante che il software di firma dei documenti disponga di sufficienti funzionalità di sicurezza.
Zoho Sign include crittografia di livello militare e tecnologia blockchain per proteggere documenti e flussi di lavoro. Puoi anche far autenticare documenti e firme per garantire il rispetto dei tuoi processi. Lo strumento è inoltre conforme alle leggi sulla firma elettronica come ESIGN ed eIDAS.
Chandramouli Dorai, venditore di prodotti per Zoho Sign &; Vault ha dichiarato in un'intervista telefonica con Magileads: “Molte piccole imprese non conoscono la differenza tra una firma elettronica e una firma digitale. Una firma elettronica è fondamentalmente solo un'immagine della tua firma aggiunta a un documento. Rimane giuridicamente valido, ma può essere facilmente falsificato. Una firma digitale non può essere falsificata, quindi fornisce maggiore sicurezza. E Zoho Sign è una piattaforma di firma digitale. »
Integrazioni
Zoho Sign si integra con più di una dozzina di piattaforme nell'ecosistema Zoho e oltre per rendere le firme digitali ancora più semplici. Negli strumenti Zoho come Zoho CRM, puoi facilmente richiedere le firme dei documenti nella stessa dashboard. Questo può rappresentare un potente strumento di automazione e di risparmio di tempo per i team di vendita, onboarding o assistenza clienti.
Dorai spiega: "Se hai un nuovo lead che entra in Zoho CRM, puoi inviargli automaticamente un NDA come parte del normale flusso di lavoro, senza uscire dall'applicazione originale. »
Ma ci sono anche integrazioni con altre piattaforme come Microsoft Teams, Gmail e Zapier. Quindi, anche se tu, i membri del tuo team o i tuoi clienti lavorate da queste altre piattaforme, apporre firme digitali dovrebbe essere relativamente semplice.
Aggiornamenti sul lavoro remoto
A partire da marzo 2021, Zoho Sign ha iniziato a registrare un aumento significativo delle iscrizioni. In effetti, gli utenti sono aumentati di circa tre volte rispetto al tasso normale. E questo numero di utenti è aumentato a livello globale, dall’Asia all’America Latina. Pertanto, uno dei primi aggiornamenti a cui Zoho ha dato priorità è stato il miglioramento della capacità dello strumento di funzionare a livello globale.
Dorai afferma: “Per soddisfare questo nuovo pubblico, abbiamo iniziato a implementare Zoho Sign in più lingue regionali. Pertanto l'intero processo di firma dei documenti è ora disponibile in 12 lingue. E prevediamo di aumentare questo numero a 24 lingue entro la fine del 2021”.
Tuttavia, questo è stato solo uno dei tanti aggiornamenti aggiunti da Zoho Sign nell'ultimo anno per soddisfare questa nuova domanda. Altri includono:
- Lancio di nuove applicazioni per Mac e iPad
- Limite di caricamento aumentato da 25 a 40 documenti alla volta
- Aggiunte ulteriori integrazioni nell'ecosistema Zoho
- Aggiunte ulteriori integrazioni con strumenti di terze parti come Microsoft Teams
- Piattaforme mobili migliorate
- Comprendere le opzioni di backup sul cloud
- Possibilità di personalizzare completamente i modelli di email
Zoho è costantemente impegnata a migliorare la sua linea completa di prodotti per soddisfare le esigenze delle aziende odierne. Nell’ultimo anno il modo in cui operano le imprese è cambiato molto. E Zoho Sign fornisce una soluzione semplice ma sofisticata a un problema comune. Pertanto, con le sue integrazioni con altre piattaforme Zoho One, questo strumento ha e probabilmente continuerà a svolgere un ruolo importante nel supportare le operazioni remote.
