In un’azienda, qualunque sia la sua attività, i dati dei clienti sono di fondamentale importanza. Al giorno d'oggi, questi file sono informatizzati. Vengono infatti inseriti nei di gestione commerciale , o nei software di fatturazione dei preventivi . Grazie a questi file l'azienda potrà aumentare il proprio fatturato , perché è un'ottima leva di marketing . La creazione di una scheda cliente efficace è quindi necessaria per realizzare la strategia aziendale dell'organizzazione.

Cos'è una cartella cliente?

Il file cliente è un elenco di informazioni caratteristiche di un potenziale cliente o di un cliente. Contiene i loro dettagli di contatto , gli ordini e persino i messaggi scambiati sui social network. Questo è un documento prezioso per un'azienda, perché permette di sapere come comportarsi di fronte al cliente/prospettiva .

Quali sono i vantaggi di avere una scheda cliente?

La scheda cliente può essere di grande aiuto per gli imprenditori per i seguenti motivi.

Risparmia tempo

I dati dei clienti vengono raccolti in un unico posto. Ciò semplifica la ricerca di informazioni su un particolare cliente. Lo stesso vale per dei contatti .

Analizzare i clienti

Le abitudini di consumo dei clienti vengono registrate nel file. Potrai quindi situarti in relazione alla strategia che utilizzerai per convincerlo ad acquistare un prodotto specifico.

Migliorare la comunicazione

I database e le informazioni utili per la stampa unione possono essere esportati senza difficoltà. In questo modo sarà più semplice per l’azienda personalizzare le email da inviare al cliente.

Stabilire una buona strategia aziendale

Grazie alla conoscenza delle esigenze del cliente, del suo budget e dei suoi acquisti abituali, l'azienda sarà in grado di fornirgli offerte pertinenti. L'azienda può utilizzare software di base come Microsoft Excel ed elencare le informazioni . Interessanti sono anche alcuni programmi dedicati, ma spesso richiedono un certo tempo per essere avviati.

Tuttavia, è necessario effettuare un aggiornamento regolare per non confondersi con le esigenze attuali dei clienti. Inoltre, abbinando la gestione delle pratiche dei clienti a semplici di relazione (inviti, buoni regalo, ecc.), fingerai la fedeltà dei clienti .

Cosa contiene la scheda cliente?

I dati da inserire nella scheda cliente dipendono dal settore di attività dell'azienda . Tuttavia, è essenziale che i file contengano i seguenti dati di base:

• tipologia (cliente o potenziale cliente),
• cognome e nome,
• sesso (maschio/femmina),
• indirizzo
• Data di nascita
• data del contatto,
• telefono
• E-mail
• sito web
• origine del contatto (fonte),
• fatturato raggiunto,
• Cronologia ordini,
• cronologia dei contatti,
• carta fedeltà: numero di prodotti consumati,
• azioni commerciali da realizzare,
• Date delle interviste telefoniche
• progetto desiderato,
• bilancio
• Altre osservazioni.

In ogni caso è necessario essere molto chiari e precisi nella registrazione delle informazioni .

Come raccogliere informazioni da inserire nella scheda cliente?

La raccolta delle informazioni avviene quando un nuovo cliente effettua un acquisto . Il cliente può anche fornire i propri dati di contatto durante la preparazione di un preventivo o di un ordine di acquisto . Inoltre, è possibile che li fornisca durante le riunioni di vendita o che li consegni direttamente all'azienda.

Per quanto riguarda i dati sui potenziali clienti, la raccolta può essere effettuata, ad esempio, organizzando giochi o concorsi . Oppure l'azienda può creare un modulo online o invitarla a progettare una carta fedeltà .

Come posso creare un file client Excel?

La creazione di un file cliente richiede che determinate politiche contengano informazioni ordinate e complete. L’azienda deve poi saper considerare 5 punti essenziali.

1. Raccogliere i dati esistenti

Innanzitutto è necessario raccogliere tutti i dati contenuti nella rubrica del cliente , nel calendario delle attività o in un file di fatturazione . Quindi dobbiamo inserirli in un di file Excel . Quest'ultimo contiene diverse schede che permettono di raccogliere tutte le informazioni in un unico file.

2. Imposta la frequenza di acquisto del cliente

L'azienda deve determinare la frequenza di acquisto del proprio cliente/prospettivo per analizzare i preventivi e la loro conversione in contratti . Gli chef devono quindi sapere se il cliente acquista qualcosa mensilmente, annualmente o giornalmente. Se acquista 2 o 3 volte al mese, devi scegliere l'analisi mensile del file. Se raramente è mensile, l' analisi trimestrale è la più consigliata.

3. Compilare i dati e popolare il file.

In un file Excel, l'azienda può raccogliere i propri dati procedendo come segue:

• Elenca i clienti.
• Compila e copia le loro caratteristiche : per un privato, i dati di contatto necessari sono l' email , l'indirizzo postale, la professione, l'età… Mentre per le aziende, le informazioni da ricordare sono email, indirizzi, numero di telefono, fatturato e numero di dipendenti.
• Completa la cronologia degli acquisti dei clienti negli ultimi 3 anni. Per ciascun periodo è necessario annotare il numero di acquisti e il relativo importo totale.

4. Analizzare i dati

Utilizzando le funzioni automatizzate di Excel, l'azienda può facilmente identificare:

• Il numero di clienti attivi : totale o periodico.
• L'identità del cliente: la sua anzianità, la sua fedeltà, la regolarità dei suoi acquisti. Grazie a questi dati, l'azienda sarà in grado di determinare i clienti più importanti, in base al loro peso (valutati in base al loro fatturato).
• La frequenza di acquisto del cliente: il suo paniere medio, l’età del suo ultimo acquisto…
• La stagionalità dell'attività dell'azienda : i mesi in cui c'è più lavoro, la sua evoluzione nel corso dell'anno...

5. Individuare le azioni da intraprendere

Il file cliente può aiutare l'azienda a identificare facilmente i clienti che soddisfano i criteri considerati importanti. Una volta preparato il dossier, l'azienda deve intraprendere alcune azioni per contattare :

• i suoi ex clienti che sono diventati inattivi per cercare di riportarli indietro ,
• i propri clienti che hanno i cestini meno carichi per provare a fargli scoprire nuovi prodotti e servizi ,
• i suoi clienti affezionati per invitarli a sponsorizzare altre persone proponendo loro un'offerta scoperta.

Mantenere il file aggiornato e analizzarlo regolarmente richiede grande disciplina. Bisogna però tenere presente che rappresenta una fonte di reddito e di valore aggiunto per un’azienda , e quindi non va trascurato. L'analisi e l'aggiornamento approfonditi dovrebbero essere effettuati almeno una volta all'anno.