Ecco i punti essenziali per creare un file cliente

In qualsiasi attività commerciale, a prescindere dal settore, i dati dei clienti rivestono un'importanza fondamentale. Oggi, questi dati sono informatizzati. Sono infatti integrati nei software di gestione aziendale, o persino nei software di fatturazione e preventivazione. Grazie a questi dati, l'azienda può incrementare il proprio fatturato, poiché rappresentano un eccellente strumento di marketing. La creazione di un database clienti efficaceè quindi essenziale per la corretta implementazione della strategia di vendita aziendale

Che cos'è un file cliente?

Un file cliente è un elenco di informazioni caratteristiche di un potenziale cliente o di un cliente acquisito. Contiene i suoi dati di contatto, gli ordini effettuatie persino i messaggi scambiati sui social media. Si tratta di un documento prezioso per un'azienda, in quanto le permette di sapere come interagire con il cliente/potenziale cliente.

Quali sono i vantaggi di avere una scheda cliente?

Il file cliente può essere di grande aiuto ai dirigenti aziendali per i seguenti motivi.

Risparmia tempo

I dati dei clienti sono centralizzati in un unico luogo. Questo semplifica la ricerca di informazioni su un cliente specifico. Lo stesso vale per l'aggiornamento dei dati di contatto .

Analizzare la base clienti

Le abitudini di consumo dei clienti vengono registrate nel file. Questo permette di confrontarle con la strategia che si intende utilizzare per convincerli ad acquistare un prodotto specifico.

Migliorare la comunicazione

È possibile esportare facilmente personalizzare più facilmente le email inviate ai clienti.

Stabilire una buona strategia aziendale

Comprendendo le esigenze, il budget e gli acquisti abituali del cliente, l'azienda può proporre offerte pertinenti. Per raccogliere tutte le informazioni sui clienti, l'azienda può utilizzare software di base come Microsoft Excel . Anche i programmi specifici sono utili, ma spesso richiedono un po' di tempo per essere appresi.

Aggiornamenti regolari sono essenziali per assicurarsi di non fraintendere le attuali esigenze dei clienti. Inoltre, combinare la gestione dei file dei clienti con semplici attività di fidelizzazione gonfierà (inviti, buoni regalo, ecc.) artificialmente la fedeltà dei clienti.

Cosa contiene un file cliente?

I dati da includere nel fascicolo del cliente dipendono dal settore di attività dell'azienda . Tuttavia, è essenziale che i fascicoli contengano i seguenti dati di base:

• tipo (cliente o potenziale cliente),
• nome e cognome,
• sesso (maschio/femmina)
• indirizzo
• data di nascita,
• data del contatto iniziale,
• telefono,
• e-mail,
• sito web,
• origine del contatto (fonte),
• entrate generate,
• cronologia degli ordini
• cronologia dei contatti
• Carta fedeltà: numero di prodotti consumati,
• azioni commerciali da intraprendere
• date delle interviste telefoniche
• progetto desiderato
• bilancio,
• altre osservazioni.

In ogni caso, è fondamentale essere molto chiari e precisi nell'inserire le informazioni .

Come raccogliere le informazioni da inserire nella scheda cliente?

Le informazioni vengono raccolte quando un nuovo cliente effettua un acquisto . Il cliente può inoltre fornire i propri dati di contatto quando richiede un preventivo o completa un ordine di acquisto . Può anche fornirli durante gli incontri di vendita o comunicarli direttamente all'azienda.

i dati dei potenziali clienti, la raccolta può essere effettuata, ad esempio, organizzando giochi o concorsi . In alternativa, l'azienda può creare un modulo online o invitare i potenziali clienti a progettare una carta fedeltà.

Come posso creare un file Excel per i clienti?

La creazione di un archivio clienti informazioni ben organizzate e complete L'azienda deve quindi tenere in considerazione 5 punti essenziali.

1. Raccogliere i dati esistenti

Innanzitutto, è necessario raccogliere tutti i dati contenuti nella rubrica clienti, nel calendario delle attività o nel file di fatturazione. Successivamente, è necessario inserirli in un file Excel. Questo file contiene diverse schede che consentono di raccogliere tutte le informazioni in un unico file.

2. Definire la frequenza di acquisto del cliente

L'azienda deve determinare la frequenza di acquisto dei propri clienti/potenziali clienti per analizzare i preventivi e la loro conversione in contratti. I manager devono quindi sapere se il cliente effettua acquisti mensilmente, annualmente o giornalmente. Se gli acquisti avvengono 2 o 3 volte al mese, un'analisi mensile del database clienti. Se gli acquisti sono poco frequenti, l'analisi trimestrale è la più appropriata.

3. Raccogliere i dati e compilare il file.

In un file Excel, l'azienda può compilare i propri dati procedendo come segue:

• Elenca i clienti.
• Inserisci e copia le loro caratteristiche : per una persona fisica, i dati di contatto necessari sono l' email, l'indirizzo postale, la professione, l'età... Mentre per le aziende, le informazioni da ricordare sono email, indirizzi, numero di telefono, fatturato e numero di dipendenti.
• Completare lo storico degli acquisti del cliente per gli ultimi 3 anni. Per ciascun periodo, indicare chiaramente il numero di acquisti e il relativo importo totale.

4. Analizzare i dati

Utilizzando le funzioni automatizzate di Excel, l'azienda può identificare facilmente:

• Numero di clienti attivi : totale o periodico.
• Identità del cliente : anzianità, fedeltà e frequenza di acquisto. Questi dati consentono all'azienda di identificare i clienti più importanti in base al volume delle vendite.
• Frequenza di acquisto del cliente : valore medio del carrello, tempo trascorso dall'ultimo acquisto...
• La stagionalità dell'attività aziendale : i mesi di maggiore intensità lavorativa, la sua evoluzione nel corso dell'anno…

5. Individuare le azioni da intraprendere

Un file Excel contenente i clienti può aiutare l'azienda a identificare facilmente i clienti che soddisfano i criteri ritenuti importanti. Una volta creato il file, l'azienda deve intraprendere determinate azioni per contattarli .

• per cercare di riconquistare i suoi ex clienti diventati inattivi
• ai suoi clienti che hanno carrelli della spesa più piccoli , nel tentativo di far conoscere loro nuovi prodotti e servizi.
• Invitare i propri clienti fedeli a segnalare altri clienti offrendo loro un'offerta di prova.

Mantenere il file aggiornato e analizzarlo regolarmente richiede una notevole disciplina. Tuttavia, è importante ricordare che rappresenta una fonte di ricavi e di valore aggiunto per l' aziendae pertanto non va trascurato. Analisi approfondite e aggiornamenti dovrebbero essere effettuati almeno una volta all'anno.