In qualsiasi azienda, indipendentemente dal tipo di attività, i dati dei clienti sono di fondamentale importanza. Oggigiorno, questi file sono informatizzati. Sono infatti inclusi nei software gestionali aziendali , o persino nei software di fatturazione e preventivazione . Grazie a questi file, l'azienda può aumentare il proprio fatturato , poiché rappresentano un ottimo strumento di marketing . La creazione di un database clienti efficace è quindi essenziale per l'implementazione di successo della strategia di vendita dell'organizzazione
Che cos'è un file cliente?
Un file cliente è un elenco di informazioni specifiche su un potenziale cliente o cliente. Contiene i suoi dati di contatto , gli ordini e persino i messaggi scambiati sui social media . È un documento prezioso per un'azienda, poiché consente di sapere come interagire con il cliente/prospect .
Quali sono i vantaggi di avere una scheda cliente?
Il fascicolo clienti può essere di grande aiuto per i dirigenti aziendali per i seguenti motivi.
Risparmia tempo
I dati dei clienti sono centralizzati in un unico posto. Questo semplifica la ricerca di informazioni su un cliente specifico. Lo stesso vale per gli aggiornamenti dei dati di contatto .
Analizzare la base clienti
Le abitudini di consumo dei clienti vengono registrate nel file. Questo ti consente di confrontare la tua strategia con quella che utilizzerai per convincerli ad acquistare un prodotto specifico.
Migliorare la comunicazione
I database e le informazioni utili per le comunicazioni possono essere facilmente esportati personalizzare le email inviate ai clienti.
Stabilire una buona strategia aziendale
Comprendendo le esigenze del cliente, il suo budget e gli acquisti abituali, l'azienda può fornire offerte pertinenti. L'azienda può utilizzare software di base come Microsoft Excel per elencare le informazioni . Anche programmi dedicati sono utili, ma spesso richiedono un po' di tempo per essere appresi.
Aggiornamenti regolari sono essenziali per garantire di non sottovalutare le esigenze attuali dei clienti. Inoltre, combinare la gestione dei file dei clienti attività di relazione con i clienti (inviti, buoni regalo, ecc.) non farà altro che aumentare artificialmente la fidelizzazione dei clienti.
Cosa contiene un file cliente?
I dati da includere nel file cliente dipendono dal settore di attività dell'azienda seguenti dati
- tipo (cliente o potenziale cliente ),
- nome e cognome,
- sesso (maschio/femmina)
- indirizzo
- data di nascita,
- data del contatto iniziale,
- telefono,
- e-mail,
- sito web,
- origine del contatto (fonte),
- entrate generate,
- cronologia degli ordini
- cronologia dei contatti
- Carta fedeltà: numero di prodotti consumati,
- azioni commerciali da intraprendere
- date delle interviste telefoniche
- progetto desiderato
- bilancio,
- altre osservazioni.
In ogni caso, è necessario essere molto chiari e precisi quando si inseriscono le informazioni .
Come raccogliere le informazioni da inserire nella scheda cliente?
Le informazioni vengono raccolte quando un nuovo cliente effettua un acquisto . Il cliente può anche fornire i propri dati di contatto quando richiede un preventivo o completa un ordine di acquisto . Inoltre, può fornirli durante i meeting di vendita o direttamente all'azienda.
i dati dei potenziali clienti , la raccolta può essere effettuata, ad esempio, organizzando giochi o concorsi . In alternativa, l'azienda può creare un modulo online o invitare i potenziali clienti a creare una carta fedeltà .
Come posso creare un file Excel per i clienti?
La creazione di un archivio clienti informazioni ben organizzate e complete L'azienda deve quindi considerare 5 punti essenziali.
1. Raccogliere i dati esistenti
Per prima cosa, è necessario raccogliere tutti i dati contenuti nella rubrica clienti , nel calendario attività o nel file di fatturazione . Quindi, è necessario inserirli in un file Excel . Questo file contiene diverse schede che consentono di raccogliere tutte le informazioni in un unico file.
2. Definire la frequenza di acquisto del cliente
L'azienda deve determinare la frequenza di acquisto dei propri clienti/potenziali clienti per analizzare i preventivi e la loro conversione in contratti . I manager devono quindi sapere se il cliente acquista qualcosa mensilmente, annualmente o quotidianamente. Se acquista 2 o 3 volte al mese, un'analisi mensile del database clienti. Se gli acquisti sono poco frequenti, l'analisi trimestrale è la più adatta.
3. Raccogliere i dati e compilare il file.
In un file Excel, l'azienda può compilare i propri dati procedendo come segue:
- Elenca i clienti.
- Compila e copia le loro caratteristiche : per una persona fisica, i dati di contatto necessari sono l' email , l'indirizzo postale, la professione, l'età... Mentre per le aziende, le informazioni da ricordare sono email, indirizzi, numero di telefono, fatturato e numero di dipendenti.
- Completa la cronologia degli acquisti dei clienti negli ultimi 3 anni. Per ogni periodo, annota chiaramente il numero di acquisti e il loro importo totale.
4. Analizzare i dati
Utilizzando le funzioni automatizzate di Excel, l'azienda può identificare facilmente:
- Numero di clienti attivi : totale o periodico.
- Identità del cliente : anzianità, fedeltà e frequenza di acquisto. Questi dati consentono all'azienda di identificare i clienti più importanti in base al loro volume di vendite.
- Frequenza di acquisto dei clienti : dimensione media del carrello, tempo trascorso dall'ultimo acquisto...
- La stagionalità dell'attività aziendale : i mesi con più lavoro, la sua evoluzione nel corso dell'anno…
5. Individuare le azioni da intraprendere
Un file Excel con i dati dei clienti può aiutare l'azienda a identificare facilmente i clienti che soddisfano i criteri ritenuti importanti. Una volta creato il file, l'azienda deve intraprendere determinate azioni per contattarli .
- per cercare di riconquistare i suoi ex clienti
- i suoi clienti che hanno carrelli della spesa più piccoli , nel tentativo di far conoscere loro nuovi prodotti e servizi .
- per invitare i propri clienti più fedeli consigliare altri clienti offrendo loro un'offerta imperdibile.
Mantenere il file aggiornato e analizzarlo regolarmente richiede una notevole disciplina. Tuttavia, è importante ricordare che si tratta di una fonte di fatturato e di valore aggiunto per un'azienda e pertanto non dovrebbe essere trascurato. Analisi e aggiornamenti approfonditi dovrebbero essere eseguiti almeno una volta all'anno.
