Le azioni della CNIL mirano a regolamentare il trattamento dei dati personali. Per “trattamento dei dati” si intende qualsiasi operazione o insieme di operazioni relative ai dati personali. Si tratta quindi dell'intero processo dei dati: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, modificazione, estrazione, consultazione, utilizzo, ecc.).

Di conseguenza, il mantenimento di un dossier di prospezione, di un database di clienti o anche la raccolta di dati tramite moduli web devono soddisfare i requisiti della CNIL.

In primo luogo, qualsiasi trattamento dei dati deve corrispondere a un obiettivo chiaro e specifico. Tale finalità deve ovviamente essere legale ma anche legittima rispetto alla Sua attività professionale.

Successivamente, se raccogli dati, devi essere in grado di informare i tuoi contatti su come utilizzi le loro informazioni personali. È inoltre necessario garantire un utilizzo dei dati che rispetti la loro privacy.

Pertanto, un trattamento virtuoso dei dati deve soddisfare diversi requisiti:

• Pertinenza: i dati raccolti sono realmente necessari per l’obiettivo prefissato?
• Trasparenza: le persone di cui trattiamo i dati hanno ricevuto informazioni preventive chiare ed esplicite?
• Rispetto dei diritti: possiamo garantire i diritti all'informazione, all'accesso e alla cancellazione dei dati?
• Controllo dei dati: la condivisione e la circolazione dei dati sono vigilate e contrattualizzate?
• Sicurezza: le misure di sicurezza informatica sono sufficienti a garantire la protezione dei dati?

In pratica, il GDPR ora impone alle aziende di dotarsi di un registro dei trattamenti implementati. Ma soprattutto la normativa solleva interrogativi su 2 punti cruciali: la nozione di consenso e il diritto di opposizione.

Le regole relative alla prospezione B2B

Per i professionisti B2B, il GDPR non ha stravolto le norme legali esistenti. Il principio è sempre quello della preinformazione e del diritto di opposizione. Quando raccogli il suo indirizzo email, devi informare la persona che il suo indirizzo email verrà utilizzato per azioni di prospezione. Dovrai inoltre assicurarti che possano opporsi a tale utilizzo in maniera semplice e gratuita.

In pratica, il consenso esplicito del potenziale cliente (opt-in) è fortemente raccomandato dalla CNIL ma non è obbligatorio nel B2B (a differenza del B2C). Si è pertanto autorizzati a continuare ad inviare email di opt-out a condizione che:

• Informare sulle condizioni del trattamento dei dati
• Rispettare il diritto di opposizione
• Assicurarsi che l'oggetto della sollecitazione sia correlato alla professione esercitata dal potenziale cliente

In ogni caso, in ogni email, dovrai includere:

• L'identità del mittente
• Un modo semplice per disattivare la ricezione di messaggi futuri (ad esempio sotto forma di un collegamento per annullare l'iscrizione alla fine del messaggio)

Quale impatto nel contesto dell'acquisto o del noleggio di un database?

Quando utilizzi un file di prospezione acquistato o noleggiato, esegui operazioni di elaborazione dei dati. Tu però non intervieni nella fase di raccolta dei dati.  

Nonostante tutto, contattando i potenziali clienti via e-mail per tuo conto, sei tenuto a rispettare la normativa in vigore e, idealmente, a rispettare le raccomandazioni etiche emanate dalla CNIL.

Quando comunichi per la prima volta ai contatti presenti nella lista, dovrai indicare loro le modalità per esercitare i loro diritti, in particolare il diritto di opposizione, nonché la fonte da cui provengono i dati utilizzati. 

Quindi, ciascuno dei tuoi messaggi dovrebbe includere:

• Menzione della tua azienda
• Il motivo per cui il contatto riceve comunicazioni da te
• Un oggetto legato alla professione della persona contattata
• Un collegamento per annullare l'iscrizione

Dovrai inoltre aggiornare regolarmente il tuo file tenendo conto delle richieste di annullamento dell'iscrizione dei contatti.

Scegli un fornitore di servizi che rispetti la legislazione e l’etica

Il consenso al contatto è raccomandato dalla CNIL solo nel B2B. Ma quando cerchi un fornitore di servizi per l'acquisto o il noleggio di un file, trarrai vantaggio dalla scoperta dei metodi di raccolta dei dati.

Certamente, puoi contattare potenziali clienti da elenchi non opt-in. Ma attenzione alle conseguenze.  

La maggior parte dei servizi di messaggistica dispone di potenti algoritmi che consentono loro di rilevare database o elenchi non accettati che sono già ampiamente sovrautilizzati. Rivolgendoti a un fornitore di servizi senza scrupoli, rischi di ritrovarti nella lista nera. Le tue e-mail arriveranno direttamente nei messaggi di spam e la tua consegna sarà influenzata in modo permanente.

Se i tuoi messaggi arrivano ancora nella casella di posta dei tuoi destinatari, corri anche il rischio che vengano contrassegnati come spam. 

Dovresti quindi verificare con il fornitore del servizio l'origine dei dati. Inoltre, è anche nel tuo interesse lavorare su un elenco finemente segmentato. La CNIL, infatti, richiede che le richieste siano direttamente collegate alla posizione della persona contattata.

Una buona segmentazione renderà il tuo contatto più naturale. Infine, ovviamente, la pertinenza e la qualità del messaggio avranno un impatto sulla reazione e sul coinvolgimento dei contatti.