Solicitar firmas digitales o firmar documentos
El drástico aumento del teletrabajo en 2025 ha generado una gran cantidad de nuevas herramientas de colaboración. Sin embargo, a veces, las funciones más sencillas, como la firma digital de documentos, son las que pueden parecer más difíciles de implementar para las empresas. Esta es precisamente la funcionalidad que Zoho Sign pretende abordar.
La herramienta se lanzó años antes de la pandemia. Sin embargo, el año pasado se vio la llegada de un gran número de nuevos usuarios y, por lo tanto, nuevas funciones para atenderlos de forma más eficaz.
Más allá de las simples firmas digitales de documentos, Zoho Sign busca proporcionar una plataforma segura que ayude a los equipos a automatizar ciertas funciones. Gracias a sus numerosas funciones e integraciones, puede representar un ahorro de tiempo significativo tanto para equipos remotos como tradicionales.
Zoho Sign
Zoho Sign se lanzó inicialmente en julio de 2017 para facilitar las firmas digitales y automatizar documentos digitales. Está disponible en la web, como aplicación móvil y como aplicación de escritorio para dispositivos Mac. Y, como muchas plataformas de Zoho, se integra automáticamente con diversas herramientas del ecosistema Zoho One.
La herramienta funciona de varias maneras. Puede firmar documentos digitalmente usted mismo y enviar copias firmadas por correo electrónico a sus empleados o clientes . También puede enviar documentos a otras personas para solicitarles que los firmen, o incluso que los firmen en el momento.
Hay varios planes disponibles, desde gratuitos hasta $20 al mes para el plan empresarial. Para equipos que necesitan enviar y firmar numerosos documentos digitales, el plan empresarial es uno de los pocos del sector que ofrece firma de documentos ilimitada. Sin embargo, existen opciones más económicas para quienes no necesitan firmar digitalmente.
Firmas digitales fáciles
Facilitar las firmas digitales es la función más importante de Zoho Sign. Así funciona : si necesita la firma de alguien, simplemente cargue el documento y agregue la información de contacto de la persona . Zoho le enviará el documento, le proporcionará todo lo necesario para firmar y le notificará cuando el proceso finalice. Incluso puede enviar recordatorios directamente desde su panel de control.
En el otro extremo del proceso, también puede usarlo para firmar documentos usted mismo. En su panel, encontrará una sección para los documentos pendientes de firma, que le permite revisarlos y firmarlos rápidamente. Para empezar a firmar, simplemente introduzca su nombre, puesto y correo electrónico. También puede crear un perfil personal que incluya su firma digital para mayor comodidad. Además, puede consultar las estadísticas de sus documentos completados, así como de los rechazados o en proceso de procesamiento.
Zoho Sign también incluye funciones avanzadas , como la posibilidad de personalizar firmas digitales y solicitudes. Por ejemplo, puede agregar su logotipo y crear plantillas de documentos. Incluso puede crear flujos de trabajo de firma, como aprobaciones y firmas de documentos.
Seguridad de la firma digital
Algunos documentos que necesita firmar o que le hayan firmado pueden contener información confidencial. Por lo tanto, es importante que su software de firma de documentos cuente con suficientes funciones de seguridad.
Zoho Sign incluye cifrado de nivel militar y tecnología blockchain para proteger documentos y flujos de trabajo. También puede autenticar documentos y firmas para garantizar el cumplimiento de sus procesos. La herramienta también cumple con las leyes de firma electrónica, como ESIGN y eIDAS.
Chandramouli Dorai, responsable de marketing de productos de Zoho Sign, declaró en una entrevista telefónica con Magileads : «Muchas pequeñas empresas desconocen la diferencia entre una firma electrónica y una firma digital. Una firma electrónica es básicamente una imagen de la firma añadida a un documento. Conserva su validez legal, pero es fácil de falsificar. Una firma digital no se puede falsificar, por lo que ofrece mayor seguridad. Zoho Sign es una plataforma de firma digital».
Integración de firma digital
Zoho Sign se integra con más de una docena de plataformas dentro del ecosistema Zoho y más allá para simplificar aún más las firmas digitales. Con herramientas de Zoho como Zoho CRM , puede solicitar fácilmente firmas de documentos desde el mismo panel. Esta puede ser una potente solución de automatización que ahorra tiempo a los de ventas , incorporación o atención al cliente.
Dorai explica: “Si llega un nuevo cliente potencial a Zoho CRM , puede enviarle automáticamente un NDA como parte de su flujo de trabajo normal, sin salir de la aplicación original.
Pero también hay integraciones con otras plataformas como Microsoft Teams, Gmail y Zapier. Así que, incluso si usted, los miembros de su equipo o sus clientes trabajan desde estas otras plataformas, crear firmas digitales debería ser relativamente sencillo.
Actualizaciones sobre el trabajo remoto
A partir de marzo de 2021, Zoho Sign experimentó un aumento significativo en el número de registros. De hecho, el número de usuarios prácticamente se triplicó. Este crecimiento fue global, desde Asia hasta Latinoamérica. Por lo tanto, una de las primeras actualizaciones que Zoho priorizó fue mejorar la capacidad de su herramienta de firma digital para funcionar en todo el mundo.
Dorai comentó: «Para atender a este nuevo público, hemos comenzado a implementar Zoho Sign en más idiomas regionales. Como resultado, todo el proceso de firma de documentos ahora está disponible en 12 idiomas. Y planeamos aumentar esa cifra a 24 idiomas para finales de 2021»
Sin embargo, esta fue solo una de las muchas actualizaciones que Zoho Sign añadió a las firmas digitales el año pasado para satisfacer esta nueva demanda. Otras incluyen:
- Lanzamiento de nuevas aplicaciones para Mac y iPad
- Se aumentó el límite de descarga de 25 a 40 documentos a la vez
- Agregar más integraciones dentro del ecosistema de Zoho
- Se agregaron más integraciones con herramientas de terceros como Microsoft Teams
- Mejoras en las plataformas móviles
- Descripción general de las opciones de copia de seguridad en la nube
- Las plantillas de correo electrónico se pueden personalizar completamente.
Zoho se esfuerza constantemente por mejorar su completa gama de productos para satisfacer las demandas de las empresas actuales. La forma de operar de las empresas ha cambiado drásticamente en el último año, y Zoho Sign ofrece una solución sencilla pero sofisticada a un problema común. Gracias a su integración con otras plataformas de Zoho One, esta herramienta ha desempeñado, y probablemente seguirá desempeñando, un papel fundamental en el apoyo a las operaciones remotas.
🔍 Testimonios de usuarios sobre las firmas digitales
Sophie M., directora de recursos humanos en una PYME
Desde que adoptamos la firma digital, hemos reducido a la mitad el tiempo de procesamiento de nuestros contratos. Ya no tenemos que imprimir, escanear ni esperar la respuesta del correo. Ahorramos tiempo y mejoramos nuestra profesionalidad
Julien L., abogado de derecho mercantil
Las firmas electrónicas cualificadas me han permitido finalizar transacciones a distancia con la misma seguridad jurídica que una firma manuscrita. Se han vuelto esenciales en nuestra práctica
Claire D., diseñadora gráfica independiente
Utilizo una herramienta de firma electrónica para mis presupuestos y contratos. Esto les da tranquilidad a mis clientes y agiliza la aprobación de proyectos. La experiencia de usuario es fluida, incluso para quienes no son expertos en tecnología
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🧠 Comentarios de expertos
Dr. Jean-Luc Favre, experto en ciberseguridad (ANSSI)
Una firma digital no es simplemente firmar con un clic. Es un mecanismo criptográfico que garantiza la integridad, autenticidad y no repudio de un documento. Debe implementarse con herramientas certificadas, especialmente en sectores regulados
Élodie Martin, consultora de GDPR y cumplimiento digital
Las firmas electrónicas permiten el cumplimiento del RGPD al garantizar la trazabilidad y un consentimiento claro. Sin embargo, es fundamental elegir el nivel de firma adecuado al contexto legal del documento
Pierre Garnier, director de tecnología de una solución francesa de firma electrónica SaaS
El futuro de las firmas digitales reside en su integración nativa en empresariales (ERP, CRM, etc.) con soluciones de identificación automatizadas. La experiencia debe ser fluida e invisible, a la vez que legalmente robusta.
Eric Vautrin, Notario
En las profesiones reguladas, las firmas electrónicas cualificadas se han convertido en la norma. Ofrecen un valor probatorio indiscutible y permiten la ejecución segura de transacciones remotas sin pérdida de rigor
