En una empresa, sea cual sea su actividad, los datos de los clientes son de suma importancia. Hoy en día, estos archivos están informatizados. De hecho, están incluidos en de gestión comercial , o en software de cotización-facturación . Gracias a estos archivos, la empresa podrá incrementar su facturación , porque es una excelente palanca de marketing . crear un fichero de clientes eficaz es necesario para llevar a cabo la estrategia empresarial de la organización.

¿Qué es una ficha de cliente?

El archivo de cliente es una lista de información característica de un cliente potencial o de un cliente. Contiene sus datos de contacto , pedidos e incluso mensajes intercambiados en redes sociales. Este es un documento valioso para una empresa, porque le permite saber cómo actuar frente al cliente/prospect .

¿Cuáles son las ventajas de tener una ficha de cliente?

La ficha de cliente puede ser de gran ayuda para los empresarios por los siguientes motivos.

Ahorrar tiempo

Los datos del cliente se recopilan en un solo lugar. Esto facilita la búsqueda de información sobre un cliente en particular. Lo mismo se aplica a de contactos .

Analizar clientes

Los hábitos de consumo de los clientes quedan registrados en el fichero. Luego podrás situarte en relación con la estrategia que utilizarás para convencerlo de que compre un producto específico.

Mejorar la comunicacion

Las bases de datos y la información útil para combinar se pueden exportar sin dificultad. Así, será más fácil para la empresa personalizar los correos electrónicos que se enviarán al cliente.

Establecer una buena estrategia de negocio

Gracias al conocimiento de las necesidades del cliente, su presupuesto y sus compras habituales, la empresa podrá ofrecerle ofertas relevantes. La empresa puede utilizar software básico como Microsoft Excel y enumerar la información . Algunos programas dedicados también son interesantes, pero a menudo requieren una cierta cantidad de tiempo para comenzar.

Sin embargo, es necesario realizar actualizaciones periódicas para no equivocarse sobre las necesidades actuales de los clientes. Además, al combinar la gestión de fichas de clientes con actividades simples de relación (invitaciones, cheques regalo, etc.), falsificarás la fidelidad de los clientes .

¿Qué contiene una ficha de cliente?

Los datos a introducir en la ficha de cliente dependen del sector de actividad de la empresa . Sin embargo, es imprescindible que los ficheros contengan los siguientes datos básicos:

• tipo (cliente o cliente potencial),
• apellido y nombre,
• sexo (masculino/femenino),
• DIRECCIÓN
• Fecha de nacimiento
• fecha de contacto,
• teléfono
• Correo electrónico
• sitio web
• origen del contacto (fuente),
• facturación alcanzada,
• Historial de pedidos,
• historial de contactos,
• tarjeta de fidelidad: número de productos consumidos,
• acciones comerciales a realizar,
• Fechas de las entrevistas telefónicas
• proyecto deseado,
• presupuesto
• Otras observaciones.

En cualquier caso, es necesario ser muy claro y preciso en el registro de la información .

¿Cómo recopilar información para poner en la ficha del cliente?

La recopilación de información se realiza cuando un nuevo cliente realiza una compra . El cliente también puede facilitar sus datos de contacto al preparar un presupuesto o un pedido de compra . Además, es posible que los proporcione durante las reuniones de ventas o que los entregue directamente a la empresa.

En cuanto a los datos sobre los prospectos, la recopilación se puede realizar mediante la creación de juegos o concursos, por ejemplo. O bien, la empresa puede crear un formulario en línea o invitarla a diseñar una tarjeta de fidelización .

¿Cómo creo un archivo de cliente de Excel?

Crear una ficha de cliente requiere de ciertas políticas para tener la información ordenada y completa. La empresa debe entonces saber considerar 5 puntos esenciales.

1. Reúna los datos existentes

En primer lugar, debes recopilar todos los datos contenidos en la libreta de contactos del cliente , en el calendario de actividades o en un fichero de facturación . Luego tenemos que ponerlos en de archivo Excel . Este último contiene diferentes pestañas que permiten reunir toda la información en un único archivo.

2. Establecer la frecuencia de compra del cliente.

La empresa debe determinar la frecuencia de compra de su cliente/cliente potencial para analizar cotizaciones y sus conversiones en contratos . Luego, los chefs necesitan saber si el cliente compra algo mensualmente, por año o por día. Si compra 2 o 3 veces al mes, hay que elegir el análisis mensual del expediente. Si rara vez es mensual, el análisis trimestral es el más recomendable.

3. Compile los datos y complete el archivo.

En un archivo Excel, la empresa puede recopilar sus datos haciendo lo siguiente:

• Listar clientes.
• Rellena y copia sus características : para un particular, los datos de contacto necesarios son la de correo electrónico , la dirección postal, la profesión, la edad… Mientras que para las empresas, los datos a recordar son el correo electrónico, la dirección, el número de teléfono, la facturación y el número de empleados.
• Completar el historial de compras de los clientes de los últimos 3 años. Para cada período es necesario anotar el número de compras y su importe total.

4. Analizar datos

Utilizando funciones automatizadas en Excel, la empresa puede identificar fácilmente:

• El número de clientes activos : total o periódico.
• La identidad del cliente: su antigüedad, su fidelidad, la regularidad de sus compras. Gracias a estos datos, la empresa podrá determinar los clientes más importantes, según su peso (evaluado en función de su facturación).
• La frecuencia de compra del cliente: su cesta media, la antigüedad de su última compra…
• La estacionalidad de la actividad de la empresa : los meses en los que hay más trabajo, su evolución a lo largo del año…

5. Orientar las acciones a tomar

El archivo de clientes puede ayudar a la empresa a identificar fácilmente a los clientes que cumplen con los criterios que se consideran importantes. Una vez constituido el expediente, la empresa deberá realizar determinadas acciones para contactar :

• sus antiguos clientes que se han vuelto inactivos para intentar recuperarlos ,
• a sus clientes que tienen cestas menos cargadas para intentar hacerles descubrir nuevos productos y servicios ,
• a sus fieles clientes invitarles a patrocinar a otras personas ofreciéndoles una oferta de descubrimiento.

Mantener el expediente actualizado y analizarlo periódicamente requiere una gran disciplina. Sin embargo, hay que tener en cuenta que es una fuente de ingresos y valor añadido para una empresa , por lo que no debe descuidarse. Se debe realizar un análisis en profundidad y una actualización al menos una vez al año.