Der dramatische Zuwachs an Remote-Arbeit im Jahr 2021 hat zu einer Vielzahl neuer Tools für die Zusammenarbeit geführt. Aber manchmal scheinen die einfachsten Funktionen, wie das Signieren von Dokumenten, für Unternehmen am schwierigsten zu bewältigen zu sein. Dies ist genau die Funktion, die Zoho Sign unterstützen soll.
Das Tool wurde tatsächlich Jahre vor der Pandemie eingeführt. Aber im letzten Jahr kamen viele neue Benutzer hinzu – und damit auch neue Funktionen, um sie effektiver zu bedienen.
Über das bloße Signieren von Dokumenten hinaus zielt Zoho Sign darauf ab, eine sichere Plattform bereitzustellen, die Teams bei der Automatisierung bestimmter Funktionen unterstützt. Und dank seiner vielen Funktionen und Integrationen kann es für Remote- und traditionelle Teams eine erhebliche Zeitersparnis bedeuten.
Zoho-Zeichen
Zoho Sign wurde ursprünglich im Juli 2017 eingeführt, um das Signieren und Automatisieren digitaler Dokumente zu vereinfachen. Es ist im Internet, in mobilen Apps und als Desktop-App für Mac-Geräte verfügbar. Und wie bei vielen Zoho-Plattformen lässt es sich automatisch in eine Vielzahl anderer Tools im Zoho One-Ökosystem integrieren.
Das Tool funktioniert in mehrere Richtungen. Sie können Dokumente selbst digital signieren und signierte Kopien per E-Mail an Ihre Mitarbeiter oder Kunden senden. Sie können Dokumente auch an andere Personen senden und sie um deren Unterschrift bitten oder sie sogar vor Ort unterschreiben lassen.
Es stehen mehrere Pläne zur Verfügung, die von kostenlos bis zu 20 $ pro Monat für einen Businessplan reichen. Für Teams, die viele digitale Dokumente senden und signieren müssen, ist der Enterprise-Plan einer der wenigen in der Branche, der unbegrenztes Signieren von Dokumenten bietet. Für diejenigen, die weniger digitale Signaturen benötigen, stehen jedoch günstigere Optionen zur Verfügung.
Einfache Unterschriften
Die Erleichterung digitaler Signaturen ist die grundlegendste Funktion von Zoho Sign. So funktioniert das. Wenn Sie die Unterschrift einer Person benötigen, laden Sie einfach das Dokument hoch und fügen Sie die Kontaktdaten der Person hinzu. Zoho sendet ihr das Dokument, stellt ihr alles zur Verfügung, was sie zum Unterschreiben benötigt, und benachrichtigt Sie, wenn es fertig ist. Sie können Erinnerungen sogar direkt von Ihrem Dashboard aus senden.
Alternativ können Sie damit auch selbst Dokumente signieren. Auf Ihrem Dashboard gibt es einen Abschnitt mit Dokumenten, die auf Ihre Unterschrift warten, damit Sie sie schnell überprüfen und unterschreiben können. Um mit dem Signieren zu beginnen, geben Sie einfach Ihren Namen, Ihre Rolle und Ihre E-Mail-Adresse ein. Sie können auch ein persönliches Profil erstellen, das Ihre digitale Signatur zum einfachen Signieren enthält. Anschließend können Sie auch Analysen zu Ihren abgeschlossenen Dokumenten sowie zu solchen, die abgelehnt wurden oder in Bearbeitung sind, einsehen.
Zoho Sign umfasst auch einige erweiterte Funktionen wie die Möglichkeit, Dokumente und Anfragen anzupassen. Sie können beispielsweise Ihr Logo hinzufügen und Dokumentvorlagen erstellen. Und Sie können sogar Signaturprozesse wie Dokumentgenehmigungen und Signaturen erstellen.
Sicherheit
Einige der Dokumente, die Sie unterzeichnen müssen oder unterzeichnen lassen, können vertrauliche Informationen enthalten. Daher ist es wichtig, dass Ihre Software zum Signieren von Dokumenten über ausreichende Sicherheitsfunktionen verfügt.
Zoho Sign umfasst Verschlüsselung auf Militärniveau und Blockchain-Technologie zur Sicherung von Dokumenten und Arbeitsabläufen. Sie können auch Dokumente und Unterschriften authentifizieren lassen, um sicherzustellen, dass Ihre Prozesse eingehalten werden. Das Tool entspricht auch den Gesetzen zur elektronischen Signatur wie ESIGN und eIDAS.
Chandramouli Dorai, Produktvermarkter für Zoho Sign & ; Vault sagte in einem Telefoninterview mit Magileads: „Viele kleine Unternehmen kennen den Unterschied zwischen einer elektronischen Signatur und einer digitalen Signatur nicht. Eine elektronische Signatur ist im Grunde nur ein Bild Ihrer Unterschrift, das einem Dokument hinzugefügt wird. Es behält seine Rechtsgültigkeit, kann aber leicht verfälscht werden. Eine digitale Signatur ist nicht fälschbar und bietet daher mehr Sicherheit. Und Zoho Sign ist eine Plattform für digitale Signaturen. »
Integrationen
Zoho Sign lässt sich in mehr als ein Dutzend Plattformen im Zoho-Ökosystem und darüber hinaus integrieren, um digitale Signaturen noch einfacher zu machen. In Zoho-Tools wie Zoho CRM können Sie ganz einfach Dokumentsignaturen im selben Dashboard anfordern. Dies kann eine leistungsstarke Automatisierung und zeitsparende Maßnahme für Vertriebs-, Onboarding- oder Kundendienstteams sein.
Dorai erklärt: „Wenn ein neuer Lead in Zoho CRM eintrifft, können Sie ihm im Rahmen Ihres normalen Arbeitsablaufs automatisch eine NDA senden, ohne die ursprüngliche Bewerbung zu verlassen. »
Es gibt aber auch Integrationen mit anderen Plattformen wie Microsoft Teams, Gmail und Zapier. Selbst wenn Sie, Ihre Teammitglieder oder Ihre Kunden auf diesen anderen Plattformen arbeiten, sollte die Erstellung digitaler Signaturen relativ einfach sein.
Updates zur Remote-Arbeit
Ab März 2021 verzeichnete Zoho Sign einen deutlichen Anstieg der Anmeldungen. Tatsächlich stieg die Zahl der Nutzer etwa um das Dreifache der normalen Rate. Und diese Zahl der Nutzer ist weltweit gestiegen, von Asien bis Lateinamerika. Daher war eine der ersten Aktualisierungen, die Zoho priorisierte, die Verbesserung der globalen Einsatzfähigkeit des Tools.
Dorai sagt: „Um dieser neuen Zielgruppe gerecht zu werden, haben wir mit der Einführung von Zoho Sign in weiteren regionalen Sprachen begonnen. Somit ist der gesamte Dokumentensignierungsprozess jetzt in 12 Sprachen verfügbar. Und wir planen, diese Zahl bis Ende 2021 auf 24 Sprachen zu erhöhen.“
Dies war jedoch nur eines von vielen Updates, die Zoho Sign im letzten Jahr hinzugefügt hat, um dieser neuen Nachfrage gerecht zu werden. Andere umfassen:
- Einführung neuer Mac- und iPad-Anwendungen
- Das Upload-Limit wurde von 25 auf 40 Dokumente gleichzeitig erhöht
- Zusätzliche Integrationen in das Zoho-Ökosystem hinzugefügt
- Zusätzliche Integrationen mit Tools von Drittanbietern wie Microsoft Teams hinzugefügt
- Verbesserte mobile Plattformen
- Cloud-Backup-Optionen verstehen
- Möglichkeit, E-Mail-Vorlagen vollständig anzupassen
Zoho ist ständig bestrebt, seine umfassende Produktlinie zu verbessern, um den Anforderungen moderner Unternehmen gerecht zu werden. Im vergangenen Jahr hat sich die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten, stark verändert. Und Zoho Sign bietet eine einfache, aber raffinierte Lösung für ein häufiges Problem. Durch die Integration mit anderen Zoho One-Plattformen spielt dieses Tool eine wichtige Rolle bei der Unterstützung von Remote-Vorgängen und wird dies wahrscheinlich auch weiterhin tun.
