Die Umsetzung eines soliden operativen Plans kann den Erfolg eines Projekts, insbesondere auf Teamebene, gewährleisten. Er ist ein notwendiges Instrument, um die in Ihrer Strategie definierten Ziele zu erreichen.
Ein erfolgreicher operativer Plan basiert auf der Einhaltung einer entscheidenden Regel: „Fokussierung auf die wichtigsten Ziele“. Um wirtschaftlich erfolgreich zu sein, muss sichergestellt werden, dass alle Bereiche reibungslos funktionieren. Ein operativer Plan hilft Ihnen außerdem, Bereiche zu identifizieren, die nicht genügend Umsatz generieren oder Verluste verursachen, und die notwendigen Änderungen zu formulieren. Bevor Sie mit der operativen Planung beginnen, muss zudem sichergestellt sein, dass der strategische Plan steht.
Wie sieht der operative Plan aus?
Ein operativer Plan ist ein strategisches Dokument, das festlegt, wie verschiedene Teams oder Abteilungen, wie beispielsweise Personalwesen, Marketing und Finanzen , zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen. Er fasst die für einen reibungslosen Geschäftsablauf notwendigen täglichen Aktivitäten zusammen und beschreibt die einzelnen Aufgaben, um den Beitrag jedes Teams zur Zielerreichung klar zu definieren.
Unterschied zwischen strategischer und operativer
Der Strategieplan definiert die Ausrichtung der Organisation, formuliert Ziele und identifiziert Strategien, die zur Zielerreichung beitragen sollen. Er dient als allgemeiner Leitfaden für die Organisationsführung und orientiert sich an den Prioritäten und Zielen der Stakeholder. Der Strategieplan legt jedoch nicht die konkreten Aufgaben und Aktivitäten des Tagesgeschäfts fest.
Der operative Plan hingegen die Mitarbeiter anleiten . Management und Mitarbeiter des Unternehmens müssen den operativen Plan bei der Erfüllung ihrer täglichen Aufgaben regelmäßig konsultieren.
Wie entwickelt man einen operativen Plan?
Da operative Pläne mit dem Ziel entwickelt werden, Mittel, Ressourcen und Personal für jeden Zeitraum von 1 bis 3 Jahren zuzuweisen, müssen alle Schritte, die ein operativer Plan beinhalten muss, diesem Ziel dienen.
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Wie bei jedem Projektplan ist es ratsam, mit der Vision zu beginnen. Zu den wichtigsten Elementen eines operativen Plans gehören Aufgaben zur Erreichung spezifischer und klar definierter Ziele sowie die Mitarbeiterführung, um optimale Leistung zu gewährleisten. Entwickeln Sie Ihre Vision auf Basis dieser Ebenen und beginnen Sie anschließend mit der Recherchephase.
Recherche und Identifizierung von Zielen
Um mit der Entwicklung Ihres operativen Plans zu beginnen, analysieren Sie zunächst Ihre Ziele. Der Zweck eines operativen Plans besteht darin, fünf Hauptfragen zu beantworten:
Wie hoch ist das Budget? Vergleichen Sie das Budget des letzten Jahres mit dem Budget dieses Jahres.
Wo steht das Team? Berücksichtigen Sie bei dieser Frage Budget, Ressourcen und Teammitglieder.
Wo will das Team hin? Denken Sie an diese Zeit nächstes Jahr, in zwei Jahren, in drei Jahren usw.
Wie können wir den Erfolg des Teams sicherstellen?
Welche Kennzahlen sollten wir verwenden, um unseren Fortschritt zu messen? Dazu könnten beispielsweise Produkteinführungszeiten, die Anzahl der hergestellten Produkte, die Anzahl der vom Kundendienst , die Anzahl der erhaltenen 5-Sterne-Bewertungen, die Anzahl der gewonnenen Kunden, die Umsatzsteigerung um einen bestimmten Prozentsatz usw. gehören.
Um diese Fragen zu beantworten, müssen Sie Ihre Teammitglieder befragen und deren Antworten anschließend kategorisieren. Ordnen Sie die Antworten in vier Quadranten ein: am einfachsten umzusetzen → am schwierigsten umzusetzen und am wichtigsten umzusetzen → am unwichtigsten umzusetzen. So werden Ihre Ziele konkreter und greifbarer.
Weisen Sie ein Budget und Personal zu
Sobald Sie Ihre Ziele definiert haben, ist es wichtig zu beachten, dass das Budget für Ihren operativen Plan aus dem Jahresbudget Ihrer Abteilung stammt. Daher ist das Budget der erste Posten, den Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie Aufgaben und Ressourcen zuweisen und Budgets an Teammitglieder verteilen.
Holen Sie sich in dieser Phase auch Feedback ein, da möglicherweise jemand besser für die Ihnen zugewiesene Rolle geeignet ist oder Sie unnötige Schritte im Prozess ganz eliminieren können.
Bericht über den operativen Plan
Sobald Ihr operativer Plan erstellt ist, müssen Sie einen Prozess zur Berichterstattung über dessen Fortschritt festlegen. Dieser Prozess sollte klare Ziele mit entsprechenden Ergebnissen, Zielvorgaben, Zeitplänen und dem für die Umsetzung des Plans benötigten Personal umfassen.
Stakeholder, andere Abteilungsleiter und die Geschäftsleitung möchten den Fortschritt Ihres operativen Plans bei jedem Meilenstein überprüfen, sei es monatlich, vierteljährlich oder projektbezogen. Berichten Sie daher unbedingt alle Ergebnisse und stellen Sie sicher, dass die Geschäftsleitung stets informiert ist. Projekt-Dashboards eignen sich hervorragend, um schnell und präzise Aktualisierungen bereitzustellen.
Passen Sie den Einsatzplan gegebenenfalls an
Wie bei jedem gut geplanten Projekt müssen Sie jederzeit bereit sein, Kurskorrekturen vorzunehmen. Haben Sie einen Meilenstein erreicht, der nicht die erwarteten Ergebnisse geliefert hat? Mit einem detaillierten operativen Plan können Sie genau erkennen, welcher Teil des Plans nicht optimal funktioniert hat. Passen Sie den Plan an, beziehen Sie gegebenenfalls Teammitglieder ein, holen Sie sich die Zustimmung der Stakeholder und gehen Sie mit Ihrem optimierten operativen Plan Meilenstein
Solche Anpassungen lassen sich leicht vornehmen, wenn man vorausschauend mit einer Projektplanungssoftware geplant hat. Muss man hingegen eine statische Excel-Tabelle oder ein Word-Dokument bearbeiten, kann die Aktualisierung aller Änderungen Stunden dauern.
Operative Pläne funktionieren am besten, wenn die gesamte Abteilung sie mitträgt, Fristen für Aufgaben festlegt, Erfolgsziele misst, Probleme meldet und effektiv . Sie funktionieren noch besser, wenn die Kommunikation zwischen den Abteilungen gewährleistet ist, damit das gesamte System reibungslos läuft, sobald jedes Team sein Ziel erreicht hat.
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