Zoho Sign: Begär digitala signaturer eller signera dokument

Begär digitala signaturer eller signera dokument

Den dramatiska ökningen av distansarbete under 2025 har skapat en mängd nya samarbetsverktyg. Men ibland är det de enklaste funktionerna, som digitala dokumentsignaturer, som kan verka mest utmanande för företag att implementera. Det är just den här funktionaliteten som Zoho Sign strävar efter att adressera.

Verktyget lanserades faktiskt flera år före pandemin. Men förra året anlände ett stort antal nya användare och därmed nya funktioner för att betjäna dem mer effektivt.

Utöver enkla digitala dokumentsignaturer strävar Zoho Sign efter att tillhandahålla en säker plattform som hjälper team att automatisera vissa funktioner. Och tack vare sina många funktioner och integrationer kan den innebära betydande tidsbesparingar för både distans- och traditionella team.

Zoho-skylt

Zoho Sign lanserades ursprungligen i juli 2017 för att underlätta digitala signaturer och automatisera digitala dokument. Det är tillgängligt på webben, som mobilappar och som en skrivbordsapplikation för Mac-enheter. Och liksom många Zoho-plattformar integreras det automatiskt med en mängd andra verktyg inom Zoho One-ekosystemet.

Verktyget fungerar på flera sätt. Du kan signera dokument digitalt själv och skicka signerade kopior via e-post till dina anställda eller kunder. Du kan också skicka dokument till andra för att be dem signera dem, eller till och med låta dem signera dem direkt.

Flera planer finns tillgängliga, allt från gratis till 20 dollar per månad för ett företagsplan. För team som behöver skicka och signera många digitala dokument är företagsplanen en av få i branschen som erbjuder obegränsad dokumentsignering. Det finns dock mer prisvärda alternativ för dem med färre behov av digitala signaturer.

Enkla digitala signaturer

Att underlätta digitala signaturer är Zoho Signs mest grundläggande funktion. Så här fungerar det: Om du behöver någons signatur laddar du bara upp dokumentet och lägger till personens. Zoho skickar dokumentet till dem, tillhandahåller allt de behöver för att signera och meddelar dig när processen är klar. Du kan till och med skicka påminnelser direkt från din instrumentpanel.

I andra änden av processen kan du också använda den för att själv signera dokument. På din instrumentpanel finns ett avsnitt för dokument som väntar på din signatur, så att du snabbt kan granska och signera dem. För att börja signera anger du bara ditt namn, din roll och din e-postadress. Du kan också skapa en personlig profil som inkluderar din digitala signatur för extra bekvämlighet. Dessutom kan du se analyser för dina färdiga dokument, såväl som de som har avvisats eller för närvarande bearbetas.

Zoho Sign innehåller även några avancerade funktioner , som möjligheten att anpassa digitala signaturer och förfrågningar. Du kan till exempel lägga till din logotyp och skapa dokumentmallar. Och du kan till och med skapa signeringsarbetsflöden som dokumentgodkännanden och signaturer.

Digital signatursäkerhet

Vissa av de dokument du behöver signera eller har signerat kan innehålla känslig information. Därför är det viktigt att din programvara för dokumentsignering har tillräckliga säkerhetsfunktioner.

Zoho Sign inkluderar kryptering av militär kvalitet och blockkedjeteknik för att säkra dokument och arbetsflöden. Du kan också autentisera dokument och signaturer för att säkerställa att dina processer följer dina krav. Verktyget är också kompatibelt med lagar om elektroniska signaturer som ESIGN och eIDAS.

Chandramouli Dorai, produktmarknadsförare för Zoho Sign, sa i en telefonintervju med Magileads: ”Många småföretag vet inte skillnaden mellan en elektronisk signatur och en digital signatur. En elektronisk signatur är i princip bara en bild av din signatur som läggs till i ett dokument. Den förblir juridiskt giltig, men kan lätt förfalskas. En digital signatur kan inte förfalskas, så den erbjuder större säkerhet. Och Zoho Sign är en plattform för digitala signaturer.”

Integrering av digitala signaturer

Zoho Sign integreras med över ett dussin plattformar inom Zohos ekosystem och bortom för att göra digitala signaturer ännu enklare. Inom Zoho-verktyg som Zoho CRMkan du enkelt begära dokumentsignaturer från samma instrumentpanel. Detta kan vara en kraftfull automatiserings- och tidsbesparande lösning för sälj-, onboarding- eller kundtjänstteam.

Dorai förklarar: ”Om du får en ny potentiell kund i Zoho CRMkan du automatiskt skicka ett sekretessavtal till dem som en del av ditt vanliga arbetsflöde, utan att lämna det ursprungliga programmet.”

Men det finns även integrationer med andra plattformar som Microsoft Teams, Gmail och Zapier. Så även om du, dina teammedlemmar eller dina kunder arbetar från dessa andra plattformar, borde det vara relativt enkelt att skapa digitala signaturer.

Uppdateringar om distansarbete

Med början i mars 2021 upplevde Zoho Sign en betydande ökning av registreringar. Faktum är att antalet användare ökade ungefär tre gånger. Denna tillväxt var global, från Asien till Latinamerika. Därför var en av de första uppdateringarna som Zoho prioriterade att förbättra möjligheten hos sitt digitala signaturverktyg att fungera över hela världen.

Dorai sa: ”För att tillgodose denna nya publik har vi börjat lansera Zoho Sign på fler regionala språk. Som ett resultat är hela dokumentsigneringsprocessen nu tillgänglig på 12 språk. Och vi planerar att öka det antalet till 24 språk i slutet av 2021.”

Detta var dock bara en av många uppdateringar som Zoho Sign lade till under förra året för digitala signaturer för att möta denna nya efterfrågan. Andra inkluderar:

• Lansering av nya Mac- och iPad-appar
• Ökad nedladdningsgräns från 25 till 40 dokument åt gången
• Lägger till fler integrationer inom Zohos ekosystem
• Lade till ytterligare integrationer med tredjepartsverktyg som Microsoft Teams
• Förbättringar av mobila plattformar
• Översikt över alternativ för säkerhetskopiering i molnet
• kan anpassas helt. E-postmallar

Zoho strävar ständigt efter att förbättra sin omfattande produktsvit för att möta dagens företags krav. Sättet som företag arbetar på har förändrats dramatiskt under det senaste året, och Zoho Sign erbjuder en enkel men sofistikerad lösning på ett vanligt problem. Med sina integrationer med andra Zoho One-plattformar har detta verktyg spelat, och kommer sannolikt att fortsätta spela, en viktig roll för att stödja fjärrstyrning.