Implementar um plano operacional sólido pode garantir o sucesso de um projeto, principalmente em nível de equipe. É uma ferramenta essencial para alcançar os objetivos definidos em sua estratégia.
Um plano operacional bem-sucedido depende da observância de uma regra crucial: "focar nos objetivos mais importantes". De fato, é preciso garantir que todos os aspectos estejam funcionando corretamente para manter a empresa em operação. Além disso, um plano operacional ajuda a identificar áreas que não estão gerando receita suficiente ou que estão causando prejuízos, auxiliando na formulação das mudanças necessárias. Ademais, antes de iniciar o planejamento operacional, é fundamental assegurar que o plano estratégico esteja em vigor.
Qual é o plano operacional?
Um plano operacional é um documento estratégico que define como diferentes equipes ou departamentos, como recrutamento, marketing e finanças , contribuem para alcançar os diversos objetivos da empresa. Ele resume as atividades diárias necessárias para o bom funcionamento do negócio e descreve as tarefas diárias, definindo claramente como cada equipe contribui para atingir os objetivos da empresa.
Diferença entre estratégico e planejamento operacional
O plano estratégico consiste em definir uma direção para a organização, elaborar metas e objetivos e identificar uma série de estratégias a serem implementadas para que a organização alcance seus objetivos. O plano estratégico é um guia geral para a gestão da organização, baseado nas prioridades e objetivos das partes interessadas. O plano estratégico NÃO especifica as tarefas e atividades do dia a dia relacionadas à gestão da organização.
Em contrapartida, o plano operacional apresenta informações altamente detalhadas, elaboradas para orientar os indivíduos na execução das tarefas diárias necessárias à gestão da organização. A administração e os funcionários da organização devem consultar frequentemente o plano operacional no desempenho de suas atividades diárias.
Como desenvolver um plano operacional?
Como os planos operacionais são desenvolvidos com o objetivo de alocar fundos, recursos e pessoal para cada período de 1 a 3 anos, todas as etapas que um plano operacional deve incluir precisam servir a esse propósito.
Veja o plano operacional
Como em qualquer planejamento de projeto, o ideal é começar pela visão. Os principais elementos de um plano operacional incluem tarefas voltadas para o alcance de objetivos específicos e claramente definidos , além da gestão da equipe para garantir seu desempenho ideal. Defina sua visão com base nesses níveis e, em seguida, inicie a fase de pesquisa.
Pesquisa e identificação de objetivos
Para começar a desenvolver seu plano operacional, comece examinando seus objetivos. O propósito de um plano operacional é responder a cinco perguntas principais:
Qual é o orçamento? Compare o orçamento do ano passado com o orçamento deste ano.
Qual é a situação atual da equipe? Aborde essa questão sob a perspectiva do orçamento, dos recursos e dos membros da equipe.
Onde a equipe quer estar? Pense nesta mesma época no ano que vem, daqui a dois anos, daqui a três anos, etc.
Como podemos garantir o sucesso da equipe?
Quais indicadores devemos usar para medir nosso progresso? Estes podem incluir o tempo de lançamento do produto, o número de produtos fabricados, o número de casos resolvidos pelo atendimento ao cliente , o número de avaliações de 5 estrelas recebidas, o número de clientes conquistados, o aumento do faturamento em uma determinada porcentagem, etc.
Para responder a essas perguntas, você precisará consultar os membros da sua equipe e, em seguida, categorizar as respostas. Priorize as respostas em um quadrante: mais fácil de implementar -> mais difícil de implementar e mais importante de implementar -> menos importante de implementar. É nesse momento que seus objetivos começarão a tomar forma e se tornarão mais claros.
Alocar um orçamento e pessoas
Após definir seus objetivos, é importante observar que o orçamento para seu plano operacional provém do orçamento anual do seu departamento. Dito isso, o orçamento é o primeiro item a ser considerado ao começar a atribuir tarefas, recursos e alocar verbas aos membros da equipe.
Nesta fase, também é importante obter feedback, pois pode haver alguém mais adequado para a função que lhe foi atribuída, ou você pode conseguir eliminar etapas desnecessárias do processo.
Relatório sobre o plano operacional
Após desenvolver seu plano operacional, você precisa estabelecer um processo para relatar seu progresso. Esse processo deve incluir objetivos claros com entregas, metas, cronogramas e a equipe necessária para executar o plano.
As partes interessadas, outros chefes de departamento e a alta administração desejarão revisar o progresso do seu plano operacional em cada etapa, seja mensal, trimestral ou por projeto; portanto, certifique-se de relatar todas as suas descobertas e garantir que a gestão esteja sempre a par do processo. Painéis de controle de projetos podem ser uma maneira fácil de fornecer atualizações rápidas e precisas.
Ajuste o plano operacional, se necessário
Como em qualquer projeto bem planejado, você deve estar sempre pronto para mudar de rumo. Atingiu uma meta que não gerou os resultados esperados? Com um plano operacional, as atividades são tão detalhadas que você consegue identificar e entender exatamente qual parte do plano não estava funcionando da melhor forma. Faça ajustes, envolva os membros da equipe se necessário, obtenha o apoio das partes interessadas e siga para a meta com seu plano operacional aprimorado.
Esses ajustes são fáceis de fazer se você teve a visão de desenvolver seu plano usando um software de planejamento de projetos. Se você precisar fazer ajustes em uma planilha estática do Excel ou em um documento do Word, atualizar todas as alterações pode levar horas.
Os planos operacionais funcionam melhor quando todo o departamento se envolve com eles, definindo prazos para as tarefas, mensurando as metas de sucesso, relatando problemas e colaborando de forma eficaz . Funcionam ainda melhor quando há comunicação entre os departamentos para garantir que todo o sistema opere sem problemas quando cada equipe atingir seu objetivo.
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