Ter um plano operacional sólido em vigor pode garantir o sucesso de um projeto, especialmente no nível da equipe. É uma ferramenta necessária para atingir os objetivos definidos em uma estratégia.
Um plano operacional bem-sucedido depende do cumprimento de uma regra crucial: “concentre-se nos objetivos mais importantes”. Na verdade, você precisa ter certeza de que todos os aspectos estão funcionando na direção certa para se manter à tona. Além disso, um plano operacional ajuda a identificar áreas que não estão gerando receitas suficientes ou causando perdas e, em seguida, ajuda a formular as mudanças necessárias. Além disso, antes de iniciar seu planejamento operacional, você deve primeiro garantir que o plano estratégico esteja em vigor.
Qual é o plano operacional?
Um plano operacional é um documento estratégico que define como as várias equipes ou departamentos, como recrutamento, marketing e finanças , ajudam a alcançar os vários objetivos e objetivos da empresa. Resume as atividades diárias necessárias para o funcionamento adequado de uma empresa. Ele descreve tarefas diárias para definir claramente como uma equipe contribui para a conquista dos objetivos da empresa.
Diferença entre planejamento estratégico e operacional
O plano estratégico é definir uma orientação para a organização, projetar metas e objetivos e identificar uma série de estratégias a serem implementadas para que a organização possa atingir seus objetivos. O Plano Estratégico é um guia geral para a administração da organização, de acordo com as prioridades e objetivos das partes interessadas. O plano estratégico não estipula tarefas e atividades diárias relacionadas ao gerenciamento da organização.
Por outro lado, o plano operacional apresenta informações muito detalhadas, destinadas a orientar as pessoas na execução das tarefas diárias necessárias para o gerenciamento da organização. A administração e a equipe da organização devem se referir frequentemente ao plano operacional na realização de seu trabalho diário.
Como desenvolver um plano operacional?
Uma vez que os planos operacionais são desenvolvidos com o objectivo de alocar fundos, recursos e pessoal para cada período de 1-3 anos, todas as etapas que um plano operacional deve incluir devem servir este esforço.
Veja o plano operacional
Como acontece com qualquer plano de projeto, é melhor começar com a visão. As principais características de um plano operacional incluem tarefas destinadas a atingir objetivos específicos e claramente definidos , bem como a gestão do seu pessoal para garantir o seu desempenho ideal. Identifique sua visão com base nesses níveis e então você poderá iniciar a fase de pesquisa.
Pesquisa e identificação de objetivos
Para começar a desenvolver seu plano operacional, comece revisando seus objetivos. O objetivo de um plano operacional é responder a cinco questões principais:
Qual é o orçamento? Compare o orçamento do ano passado com o deste ano.
Onde está a equipe? Aborde esta questão da perspectiva do orçamento, dos recursos e dos membros da equipe.
Onde a equipe quer estar? Pense nessa época no próximo ano, daqui a dois anos, daqui a três anos, etc.
Como a equipe pode conseguir isso?
Que benchmarks devemos usar para medir nosso progresso? Pode ser a hora de lançar um produto, o número de produtos fabricados, o número de arquivos fechados pelo atendimento ao cliente , o número de críticas de 5 estrelas recebidas, o número de clientes adquiridos, o aumento da rotatividade de uma certa porcentagem etc.
Para responder a essas perguntas, você precisará pesquisar os membros da sua equipe fazendo-lhes essas perguntas e, em seguida, categorizar suas respostas. Priorize suas respostas em um quadrante: mais fácil de executar -> mais difícil de executar e mais importante de executar -> menos importante de executar. É aí que seus objetivos começarão a tomar forma e ficar mais claros.
Aloque um orçamento e pessoas
Depois de definir seus objetivos, é importante observar que o orçamento do seu plano operacional vem do orçamento anual do seu departamento. Dito isto, o orçamento é a primeira linha a levar em consideração quando você começa a atribuir tarefas, recursos e alocar um orçamento aos membros da equipe.
Obtenha também feedback nesta fase, pois pode haver alguém mais adequado para a função que você atribuiu ou você pode remover completamente etapas desnecessárias do processo.
Relatório do plano operacional
Depois de desenvolver seu plano operacional, você deve configurar um processo para explicar tudo isso à medida que o plano avança. Ele deve incluir objetivos claros com produtos, metas, calendários e funcionários necessários para elaborar o plano.
As partes interessadas, outros chefes de departamento e a administração desejarão revisar o progresso do seu plano operacional em cada benchmark, seja mensalmente, trimestralmente ou por projeto; portanto, certifique-se de relatar todas as suas descobertas e garantir que a gerência esteja sempre envolvida. Os painéis do projeto podem ser uma solução fácil para atualizações rápidas e precisas.
Ajuste o plano operacional, se necessário
Como acontece com qualquer projeto bem planejado, você deve estar sempre pronto para dinamizar. Você atingiu um benchmark que não entregou os resultados esperados? Com um plano operacional, as atividades são tão detalhadas que agora você pode saber e compreender exatamente qual parte do plano não estava funcionando de maneira ideal. Faça ajustes, envolva os membros da equipe conforme necessário, obtenha a adesão das partes interessadas e passe para o próximo benchmark com seu plano operacional recém-refinado.
Esses ajustes são fáceis de fazer se você tiver a visão de desenvolver seu plano usando um software de planejamento de projetos. Se você precisar fazer ajustes em uma planilha estática do Excel ou documento do Word, pode levar horas para atualizar todas as alterações.
Os planos operacionais funcionam melhor quando todo o serviço adere, definindo datas de vencimento para tarefas, medindo o sucesso do sucesso, contabilizando problemas e colaborando de maneira eficaz . Eles funcionam ainda melhor quando há uma comunicação entre os departamentos para garantir que toda a máquina funcione sem problemas quando cada equipe atingir seu objetivo.
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