Ter um plano operacional sólido em vigor pode garantir o sucesso de um projeto, especialmente no nível da equipe. É uma ferramenta necessária para atingir os objetivos definidos em uma estratégia.

Um plano de negócios bem-sucedido baseia-se na adesão a uma regra crucial: “concentre-se nos objetivos mais importantes. » Na verdade, você precisa ter certeza de que todos os aspectos estão funcionando na direção certa para se manter à tona. Além disso, um plano operacional ajuda a identificar áreas que não estão gerando receita suficiente ou causando perdas e, então, ajuda a formular as mudanças necessárias. Além disso, antes de iniciar o planejamento operacional, você deve primeiro garantir que o plano estratégico esteja em vigor.

Qual é o plano operacional?

Um plano operacional é um documento estratégico que define como diferentes equipes ou departamentos, como recrutamento, marketing e finanças , contribuem para atingir as diferentes metas e objetivos da empresa. Ele resume as atividades do dia a dia necessárias ao bom funcionamento de um negócio. Ele descreve as tarefas do dia a dia para definir claramente como uma equipe contribui para o alcance das metas de negócios.

Diferença entre planejamento estratégico e operacional

O plano estratégico consiste em definir o rumo da organização, traçar metas e objetivos e identificar uma série de estratégias a implementar para que a organização atinja os seus objetivos. O plano estratégico é um guia geral para gerir a organização de acordo com as prioridades e objetivos das partes interessadas. O plano estratégico NÃO estipula as tarefas e atividades do dia-a-dia relacionadas com a gestão da organização.

Em contrapartida, o plano operacional apresenta informações muito detalhadas destinadas a orientar as pessoas na execução das tarefas diárias necessárias à gestão da organização. A gestão e o pessoal da organização devem consultar frequentemente o plano operacional na realização do seu trabalho diário.

Como desenvolver um plano operacional?

Uma vez que os planos operacionais são desenvolvidos para alocar fundos, recursos e pessoal para cada período de 1 a 3 anos, todas as etapas de um plano operacional devem apoiar este esforço.

Veja o plano operacional

Como acontece com qualquer plano de projeto, é melhor começar com a visão. Os principais recursos de um plano operacional incluem tarefas para atingir metas , bem como gerenciar seu pessoal para garantir que funcione de maneira ideal. Identifique sua visão com base nesses níveis e então você poderá iniciar a fase de pesquisa.

Pesquisa e identificação de objetivos

Para começar a desenvolver seu plano operacional, comece revisando seus objetivos. O objetivo de um plano operacional é responder a cinco questões principais:

Qual é o orçamento? Compare o orçamento do ano passado com o deste ano.

Onde está a equipe? Veja isso da perspectiva do orçamento, dos recursos e dos membros da equipe.

Onde a equipe quer estar? Pense nessa época no próximo ano, daqui a dois anos, daqui a três anos, etc.

Como você faz com que a equipe faça isso?

Que parâmetros de referência devemos usar para medir o nosso progresso? Pode ser o momento de lançamento de um produto, a quantidade de produtos fabricados, a quantidade de casos encerrados pelo atendimento, a quantidade de avaliações 5 estrelas recebidas, a quantidade de clientes adquiridos, o aumento do faturamento em uma determinada porcentagem, etc. .

Para responder a essas perguntas, você precisará fazer essas perguntas aos membros da sua equipe e, em seguida, categorizar suas respostas. Priorize suas respostas em um quadrante: o mais fácil de executar – o mais difícil de executar e o mais importante de executar ->> o menos importante de executar. É aí que seus objetivos começarão a tomar forma e ficar mais claros.

Atribua um orçamento e pessoas

Depois de definir suas metas, é importante observar que o orçamento do plano operacional vem do orçamento anual do seu departamento. Dito isso, o orçamento é a primeira linha a ser considerada quando você começa a atribuir tarefas, recursos e alocar um orçamento aos membros da equipe.

Obtenha também feedback neste momento, pois pode ser que alguém seja mais adequado para a função que você atribuiu ou você pode remover completamente etapas desnecessárias do processo.

Relatório do Plano Operacional

Depois de desenvolver seu plano operacional, você precisa implementar um processo para relatar tudo isso à medida que o plano avança. Deve incluir objetivos claros com resultados, metas, cronogramas e o pessoal necessário para alcançar o plano.

As partes interessadas, outros chefes de departamento e a gestão irão querer rever o progresso do seu plano operacional em cada referência, seja mensal, trimestral ou com base em projetos; Portanto, certifique-se de relatar todas as suas descobertas e certifique-se de que a administração ainda concorde. Os painéis do projeto podem ser uma solução fácil para atualizações rápidas e precisas.

Ajuste o plano operacional, se necessário

Como acontece com qualquer projeto bem planejado, você deve estar sempre pronto para dinamizar. Você atingiu um benchmark que não produziu os resultados esperados? Com um plano operacional, as atividades são tão detalhadas que agora você pode saber e compreender exatamente qual parte do plano não estava funcionando de maneira ideal. Faça ajustes, envolva os membros da equipe, se necessário, obtenha a adesão das partes interessadas e passe para o próximo benchmark com seu plano operacional recém-refinado.

Esses ajustes são fáceis de fazer se você tiver a visão de desenvolver seu plano usando um software de planejamento de projetos. Se você precisar fazer ajustes em uma planilha do Excel ou em um documento estático do Word, pode levar horas para atualizar todas as alterações.

Os planos operacionais funcionam melhor quando todo o departamento os cumpre, estabelecendo prazos para tarefas, medindo metas de sucesso, relatando problemas e colaborando de forma eficaz. Eles funcionam ainda melhor quando há comunicação entre os departamentos para garantir que toda a máquina funcione perfeitamente quando cada equipe atingir seu objetivo.

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