Solicite assinaturas digitais ou assine documentos
O aumento expressivo do trabalho remoto em 2025 gerou uma infinidade de novas ferramentas de colaboração. Mas, às vezes, as funções mais simples, como assinaturas digitais de documentos, são as que parecem mais desafiadoras para as empresas implementarem. É exatamente essa funcionalidade que o Zoho Sign visa solucionar.
A ferramenta foi lançada anos antes da pandemia. Mas o ano passado registrou a chegada de um grande número de novos usuários e, consequentemente, novas funcionalidades para atendê-los com mais eficácia.
Mais do que simples assinaturas digitais de documentos, o Zoho Sign visa fornecer uma plataforma segura que ajuda as equipes a automatizar determinadas funções. E, graças aos seus inúmeros recursos e integrações, pode representar uma economia de tempo significativa tanto para equipes remotas quanto para as tradicionais.
Zoho Sign
O Zoho Sign foi lançado inicialmente em julho de 2017 para facilitar assinaturas digitais e automatizar documentos digitais. Está disponível na web, como aplicativo móvel e como aplicativo para computadores Mac. E, como muitas plataformas Zoho, integra-se automaticamente com diversas outras ferramentas dentro do ecossistema Zoho One.
A ferramenta funciona de diversas maneiras. Você pode assinar documentos digitalmente e enviar cópias assinadas por e-mail para seus funcionários ou clientes . Você também pode enviar documentos para outras pessoas para pedir que assinem, ou até mesmo para que assinem na hora.
Existem diversos planos disponíveis, desde o gratuito até o plano empresarial por US$ 20 por mês. Para equipes que precisam enviar e assinar inúmeros documentos digitais, o plano empresarial é um dos poucos do mercado a oferecer assinatura ilimitada de documentos. No entanto, opções mais acessíveis estão disponíveis para quem tem menos necessidades de assinatura digital.
Assinaturas digitais fáceis
Facilitar assinaturas digitais é a função mais fundamental do Zoho Sign. Veja como funciona: se você precisa da assinatura de alguém, basta fazer o upload do documento e adicionar as pessoa . O Zoho enviará o documento para ela, fornecerá tudo o que ela precisa para assinar e notificará você quando o processo for concluído. Você pode até enviar lembretes diretamente do seu painel de controle.
Na outra ponta do processo, você também pode usá-lo para assinar documentos. No seu painel, há uma seção para documentos que aguardam sua assinatura, permitindo que você os revise e assine rapidamente. Para começar a assinar, basta inserir seu nome, cargo e endereço de e-mail. Você também pode criar um perfil pessoal que inclua sua assinatura digital para maior praticidade. Além disso, você pode visualizar análises dos seus documentos concluídos, bem como daqueles que foram rejeitados ou estão em processamento.
O Zoho Sign também inclui alguns recursos avançados , como a capacidade de personalizar assinaturas e solicitações digitais. Por exemplo, você pode adicionar seu logotipo e criar modelos de documentos. E você pode até mesmo criar fluxos de trabalho de assinatura, como aprovações e assinaturas de documentos.
Segurança de assinatura digital
Alguns dos documentos que você precisa assinar ou que já foram assinados podem conter informações confidenciais. Portanto, é importante que o seu software de assinatura de documentos possua recursos de segurança adequados.
O Zoho Sign inclui criptografia de nível militar e tecnologia blockchain para proteger documentos e fluxos de trabalho. Você também pode autenticar documentos e assinaturas para garantir a conformidade com seus processos. A ferramenta também está em conformidade com leis de assinatura eletrônica, como ESIGN e eIDAS.
Chandramouli Dorai, gerente de marketing de produto do Zoho Sign, afirmou em uma entrevista por telefone com a Magileads : “Muitas pequenas empresas não sabem a diferença entre uma assinatura eletrônica e uma assinatura digital. Uma assinatura eletrônica é essencialmente apenas uma imagem da sua assinatura adicionada a um documento. Ela permanece legalmente válida, mas pode ser facilmente falsificada. Uma assinatura digital não pode ser falsificada, portanto, oferece maior segurança. E o Zoho Sign é uma plataforma de assinatura digital.”
Integração de Assinatura Digital
O Zoho Sign integra-se com mais de uma dúzia de plataformas dentro e fora do ecossistema Zoho, tornando as assinaturas digitais ainda mais fáceis. Em ferramentas Zoho como o Zoho CRM , você pode solicitar assinaturas de documentos facilmente a partir do mesmo painel. Essa pode ser uma solução poderosa de automação e economia de tempo para de vendas , integração de novos funcionários ou atendimento ao cliente.
Dorai explica: “Se um novo cliente potencial chegar ao Zoho CRM , você pode enviar automaticamente um acordo de confidencialidade (NDA) como parte do seu fluxo de trabalho normal, sem sair do aplicativo original.
Mas também existem integrações com outras plataformas, como Microsoft Teams, Gmail e Zapier. Portanto, mesmo que você, os membros da sua equipe ou seus clientes trabalhem nessas outras plataformas, criar assinaturas digitais deve ser relativamente simples.
Atualizações sobre trabalho remoto
A partir de março de 2021, o Zoho Sign experimentou um aumento significativo no número de cadastros. De fato, o número de usuários triplicou aproximadamente. Esse crescimento foi global, da Ásia à América Latina. Portanto, uma das primeiras atualizações priorizadas pela Zoho foi aprimorar a capacidade de sua ferramenta de assinatura digital de funcionar em todo o mundo.
Dorai afirmou: “Para atender a esse novo público, começamos a disponibilizar o Zoho Sign em mais idiomas regionais. Como resultado, todo o processo de assinatura de documentos agora está disponível em 12 idiomas. E planejamos aumentar esse número para 24 idiomas até o final de 2021.”
No entanto, essa foi apenas uma das muitas atualizações que o Zoho Sign adicionou ao longo do ano passado às Assinaturas Digitais para atender a essa nova demanda. Outras incluem:
- Lançamento de novos aplicativos para Mac e iPad
- Aumentamos o limite de downloads de 25 para 40 documentos por vez
- Adicionando mais integrações dentro do ecossistema Zoho
- Adicionadas novas integrações com ferramentas de terceiros, como o Microsoft Teams
- Melhorias nas plataformas móveis
- Visão geral das opções de backup na nuvem
- Os modelos de e-mail podem ser personalizados.
A Zoho está constantemente empenhada em aprimorar seu abrangente conjunto de produtos para atender às demandas das empresas atuais. A forma como as empresas operam mudou drasticamente no último ano, e o Zoho Sign oferece uma solução simples, porém sofisticada, para um problema comum. Com suas integrações com outras plataformas do Zoho One, essa ferramenta desempenhou, e provavelmente continuará a desempenhar, um papel significativo no suporte às operações remotas.
🔍 Depoimentos de usuários sobre assinaturas digitais
Sophie M., Gerente de RH em uma PME
"Desde que adotamos as assinaturas digitais, reduzimos pela metade o tempo de processamento de contratos. Não precisamos mais imprimir, digitalizar ou esperar por uma resposta por correio. Isso economiza tempo e aumenta nosso profissionalismo."
Julien L., Advogado de Direito Empresarial
"As assinaturas eletrônicas qualificadas me permitiram finalizar transações remotas com o mesmo nível de segurança jurídica que uma assinatura manuscrita. Elas se tornaram essenciais em nossa prática."
Claire D., Designer Gráfica Freelance
"Utilizo uma ferramenta de assinatura eletrônica para meus orçamentos e contratos. Isso tranquiliza meus clientes e agiliza a aprovação dos projetos. A experiência do usuário é perfeita, mesmo para quem não tem muita familiaridade com tecnologia."
Mehdi B., Diretor de Vendas
“Integramos assinaturas eletrônicas ao nosso CRM. O resultado: melhor rastreabilidade, zero documentos perdidos e uma melhoria significativa na capacidade de resposta no ciclo de vendas.”
🧠 Feedback de especialistas
Dr. Jean-Luc Favre, Especialista em Segurança Cibernética (ANSSI)
“Uma assinatura digital não é simplesmente um ‘clique para assinar’. É um mecanismo criptográfico que garante a integridade, a autenticidade e o não repúdio de um documento. Deve ser implementada com ferramentas certificadas, principalmente em setores regulamentados.”
Élodie Martin, consultora de GDPR e conformidade digital
"As assinaturas eletrônicas permitem a conformidade com o RGPD, garantindo rastreabilidade e consentimento explícito. No entanto, é essencial escolher o nível de assinatura apropriado para o contexto jurídico do documento."
Pierre Garnier, diretor de tecnologia de uma solução francesa de SaaS para assinatura eletrônica
"O futuro das assinaturas digitais reside na sua integração nativa em de negócios (ERP, CRM, etc.) com soluções de identificação automatizadas. A experiência deve ser perfeita e imperceptível, mantendo-se, ao mesmo tempo, juridicamente robusta."
Eric Vautrin, Notário
"Em profissões regulamentadas, as assinaturas eletrônicas qualificadas tornaram-se a norma. Elas oferecem valor probatório indiscutível e permitem a execução segura de transações remotas sem qualquer perda de rigor."
