Vraag om digitale handtekeningen of onderteken documenten
De enorme toename van thuiswerken in 2025 heeft een overvloed aan nieuwe samenwerkingstools voortgebracht. Maar soms zijn juist de eenvoudigste functies, zoals digitale handtekeningen op documenten, het moeilijkst te implementeren voor bedrijven. Precies op dit gebied wil Zoho Sign een oplossing bieden.
De tool werd eigenlijk al jaren vóór de pandemie gelanceerd. Maar vorig jaar kwamen er veel nieuwe gebruikers bij, waardoor er ook nieuwe functies nodig waren om hen beter van dienst te kunnen zijn.
Zoho Sign biedt meer dan alleen digitale handtekeningen op documenten; het is een veilig platform waarmee teams bepaalde functies kunnen automatiseren . Dankzij de vele functies en integraties kan het zowel voor teams op afstand als voor teams die traditioneel op kantoor werken, aanzienlijke tijdsbesparingen opleveren.
Zoho Sign
Zoho Sign werd in juli 2017 gelanceerd om digitale handtekeningen te faciliteren en digitale documenten te automatiseren. Het is beschikbaar via de website, als mobiele app en als desktopapplicatie voor Mac-apparaten. Net als veel andere Zoho-platformen integreert het automatisch met diverse andere tools binnen het Zoho One-ecosysteem.
De tool werkt op verschillende manieren. U kunt zelf documenten digitaal ondertekenen en ondertekende kopieën per e-mail naar uw medewerkers of klanten . U kunt ook documenten naar anderen sturen om hen te vragen ze te ondertekenen, of ze zelfs ter plekke laten ondertekenen.
Er zijn verschillende abonnementen beschikbaar, van gratis tot $20 per maand voor een bedrijfsabonnement. Voor teams die veel digitale documenten moeten versturen en ondertekenen, is het bedrijfsabonnement een van de weinige in de branche die onbeperkt digitaal ondertekenen mogelijk maakt. Er zijn echter ook voordeligere opties beschikbaar voor diegenen die minder digitale handtekeningen nodig hebben.
Eenvoudige digitale handtekeningen
Het faciliteren van digitale handtekeningen is de meest fundamentele functie van Zoho Sign. Zo werkt het: als je iemands handtekening nodig hebt, upload je het document en voeg je de contactgegevens van de persoon . Zoho stuurt hen het document, levert alles wat ze nodig hebben om te ondertekenen en laat je weten wanneer het proces is voltooid. Je kunt zelfs rechtstreeks vanuit je dashboard herinneringen versturen.
Aan het andere uiteinde van het proces kunt u het ook gebruiken om zelf documenten te ondertekenen. Op uw dashboard vindt u een sectie voor documenten die wachten op uw handtekening, zodat u deze snel kunt bekijken en ondertekenen. Om te beginnen met ondertekenen, hoeft u alleen uw naam, functie en e-mailadres in te voeren. U kunt ook een persoonlijk profiel aanmaken met uw digitale handtekening voor extra gemak. Bovendien kunt u analyses bekijken voor uw voltooide documenten, evenals voor documenten die zijn afgewezen of die momenteel in behandeling zijn.
Zoho Sign biedt ook een aantal geavanceerde functies , zoals de mogelijkheid om digitale handtekeningen en aanvragen aan te passen. Je kunt bijvoorbeeld je logo toevoegen en documentsjablonen maken. En je kunt zelfs workflows voor ondertekening creëren, zoals documentgoedkeuringen en handtekeningen.
Beveiliging van digitale handtekeningen
Sommige documenten die u moet ondertekenen of al hebt ondertekend, kunnen gevoelige informatie bevatten. Daarom is het belangrijk dat uw software voor het digitaal ondertekenen van documenten over voldoende beveiligingsfuncties beschikt.
Zoho Sign maakt gebruik van encryptie van militaire kwaliteit en blockchaintechnologie om documenten en workflows te beveiligen. U kunt documenten en handtekeningen ook authenticeren om te garanderen dat uw processen aan de voorschriften voldoen. De tool voldoet bovendien aan wetgeving voor elektronische handtekeningen, zoals ESIGN en eIDAS.
Chandramouli Dorai, productmarketeer bij Zoho Sign, verklaarde in een telefonisch interview met Magileads : "Veel kleine bedrijven kennen het verschil niet tussen een elektronische handtekening en een digitale handtekening. Een elektronische handtekening is in feite niets meer dan een afbeelding van je handtekening die aan een document is toegevoegd. Deze is wettelijk geldig, maar kan gemakkelijk worden vervalst. Een digitale handtekening kan niet worden vervalst en biedt daarom meer veiligheid. En Zoho Sign is een platform voor digitale handtekeningen."
Integratie van digitale handtekeningen
Zoho Sign integreert met meer dan een dozijn platforms binnen het Zoho-ecosysteem en daarbuiten, waardoor digitale handtekeningen nog eenvoudiger worden. Binnen Zoho-tools zoals Zoho CRM kunt u eenvoudig vanuit hetzelfde dashboard handtekeningen voor documenten aanvragen. Dit kan een krachtige automatiserings- en tijdbesparende oplossing zijn voor verkoop- , onboarding- of klantenserviceteams.
Dorai legt uit: "Als er een nieuwe potentiële klant binnenkomt in Zoho CRM , kun je diegene automatisch een geheimhoudingsverklaring (NDA) sturen als onderdeel van je normale workflow, zonder de oorspronkelijke aanvraag te verlaten."
Maar er zijn ook integraties met andere platforms zoals Microsoft Teams, Gmail en Zapier. Dus zelfs als jij, je teamleden of je klanten met deze andere platforms werken, zou het aanmaken van digitale handtekeningen relatief eenvoudig moeten zijn.
Updates over thuiswerken
Vanaf maart 2021 zag Zoho Sign een aanzienlijke toename in aanmeldingen. Het aantal gebruikers verdrievoudigde zelfs. Deze groei was wereldwijd, van Azië tot Latijns-Amerika. Daarom was een van de eerste updates die Zoho prioriteit gaf, het verbeteren van de wereldwijde functionaliteit van hun digitale handtekeningtool.
Dorai zei: "Om aan deze nieuwe doelgroep tegemoet te komen, zijn we begonnen met de uitrol van Zoho Sign in meer regionale talen. Daardoor is het volledige proces voor het ondertekenen van documenten nu beschikbaar in 12 talen. En we zijn van plan dat aantal tegen het einde van 2021 te verhogen naar 24 talen."
Dit was echter slechts één van de vele updates die Zoho Sign het afgelopen jaar aan digitale handtekeningen heeft toegevoegd om aan deze nieuwe vraag te voldoen. Andere updates zijn onder meer:
- Lancering van nieuwe Mac- en iPad-apps
- De downloadlimiet is verhoogd van 25 naar 40 documenten per keer
- Het toevoegen van meer integraties binnen het Zoho-ecosysteem
- Er zijn verdere integraties met tools van derden toegevoegd, zoals Microsoft Teams
- Verbeteringen aan mobiele platforms
- Overzicht van cloudback-upopties
- E-mailtemplates kunnen volledig worden aangepast.
Zoho streeft er continu naar om zijn uitgebreide productaanbod en zo te voldoen aan de eisen van moderne bedrijven. De manier waarop bedrijven werken is het afgelopen jaar drastisch veranderd, en Zoho Sign biedt een eenvoudige maar geavanceerde oplossing voor een veelvoorkomend probleem. Dankzij de integraties met andere Zoho One-platformen heeft deze tool een belangrijke rol gespeeld en zal dat naar verwachting ook in de toekomst blijven doen bij het ondersteunen van werken op afstand.
🔍 Gebruikerservaringen met digitale handtekeningen
Sophie M., HR-manager bij een mkb-bedrijf
"Sinds we digitale handtekeningen gebruiken, hebben we de verwerkingstijd van onze contracten gehalveerd. Geen printen, scannen of wachten op retourpost meer. Het bespaart tijd en verbetert onze professionaliteit."
Julien L., advocaat gespecialiseerd in ondernemingsrecht
"Gekwalificeerde elektronische handtekeningen hebben mij in staat gesteld transacties op afstand af te ronden met dezelfde juridische zekerheid als een handgeschreven handtekening. Ze zijn onmisbaar geworden in onze praktijk."
Claire D., freelance grafisch ontwerper
"Ik gebruik een tool voor elektronische handtekeningen voor mijn offertes en contracten. Dit geeft mijn klanten meer zekerheid en versnelt de goedkeuring van projecten. De gebruikerservaring is naadloos, zelfs voor mensen die niet zo technisch onderlegd zijn."
Mehdi B., Verkoopdirecteur
“We hebben elektronische handtekeningen in ons CRM-systeem geïntegreerd. Het resultaat: betere traceerbaarheid, geen verloren documenten meer en een aanzienlijk verbeterde respons in de verkoopcyclus.”
🧠 Feedback van experts
Dr. Jean-Luc Favre, expert op het gebied van cyberbeveiliging (ANSSI)
“Een digitale handtekening is niet zomaar ‘klikken om te tekenen’. Het is een cryptografisch mechanisme dat de integriteit, authenticiteit en onweerlegbaarheid van een document garandeert. Het moet worden geïmplementeerd met gecertificeerde tools, met name in gereguleerde sectoren.”
Élodie Martin, AVG- en Digital Compliance Consultant
"Elektronische handtekeningen maken naleving van de AVG mogelijk door traceerbaarheid en duidelijke toestemming te garanderen. Het is echter essentieel om het juiste niveau van ondertekening te kiezen voor de juridische context van het document."
Pierre Garnier, CTO van een Franse SaaS-oplossing voor elektronische handtekeningen
"De toekomst van digitale handtekeningen ligt in hun naadloze integratie in zakelijke (ERP, CRM, enz.) met geautomatiseerde identificatieoplossingen. De ervaring moet perfect zijn en onzichtbaar, maar tegelijkertijd juridisch waterdicht."
Eric Vautrin, notaris
"In gereguleerde beroepen zijn gekwalificeerde elektronische handtekeningen de norm geworden. Ze bieden een onbetwistbare bewijswaarde en maken de veilige uitvoering van transacties op afstand mogelijk zonder verlies van rechtskracht."
