Avere un solido piano operativo in atto può garantire il successo di un progetto, soprattutto a livello di team. È uno strumento necessario per raggiungere gli obiettivi che hai definito in una strategia.
Un piano operativo di successo si basa sul rispetto di una regola fondamentale: “concentrarsi sugli obiettivi più importanti”. In effetti, è necessario assicurarsi che ogni aspetto funzioni nella giusta direzione per rimanere a galla. Inoltre, un piano operativo ti aiuta a identificare le aree che non generano entrate sufficienti o che causano perdite, quindi ti aiuta a formulare le modifiche necessarie. Inoltre, prima di iniziare la pianificazione operativa, è necessario innanzitutto assicurarsi che il piano strategico sia in atto.
Qual è il piano operativo?
Un piano operativo è un documento strategico che definisce come i vari team o dipartimenti, come il reclutamento, il marketing e la finanza , aiutano a raggiungere i vari obiettivi e obiettivi dell'azienda. Riassume le attività quotidiane necessarie per il corretto funzionamento di un'azienda. Descrive le attività quotidiane al fine di definire chiaramente come una squadra contribuisce al raggiungimento degli obiettivi dell'azienda.
Differenza tra pianificazione strategica e operativa
Il piano strategico è di definire un orientamento per l'organizzazione, progettare obiettivi e obiettivi e identificare una serie di strategie da implementare in modo che l'organizzazione possa raggiungere i suoi obiettivi. Il piano strategico è una guida generale per la gestione dell'organizzazione in base alle priorità e agli obiettivi delle parti interessate. Il piano strategico non stabilisce compiti e attività quotidiane relative alla gestione dell'organizzazione.
D'altra parte, il piano operativo presenta informazioni molto dettagliate intese a orientare le persone nell'esecuzione delle attività quotidiane necessarie per la gestione dell'organizzazione. La direzione e il personale dell'organizzazione devono spesso riferirsi al piano operativo nella realizzazione del loro lavoro quotidiano.
Come sviluppare un piano operativo?
Poiché i piani operativi vengono sviluppati con l'obiettivo di allocare fondi, risorse e personale per ogni periodo di 1-3 anni, tutti i passaggi che un piano operativo deve includere devono servire a questo sforzo.
Visualizza il piano operativo
Come per qualsiasi piano di progetto, è meglio iniziare con la visione. Le caratteristiche principali di un piano operativo includono compiti mirati al raggiungimento di obiettivi particolari e chiaramente definiti , nonché la gestione del personale per garantire che funzioni in modo ottimale. Identifica la tua visione in base a questi livelli, quindi puoi iniziare la fase di ricerca.
Ricerca e individuazione degli obiettivi
Per iniziare a sviluppare il tuo piano operativo, inizia rivedendo i tuoi obiettivi. L’obiettivo di un piano operativo è rispondere a cinque domande principali:
Qual è il budget? Confronta il budget dell'anno scorso con quello di quest'anno.
Dov'è la squadra? Affronta questa domanda dal punto di vista del budget, delle risorse e dei membri del team.
Dove vuole essere la squadra? Pensa a questo periodo l’anno prossimo, tra due anni, tra tre anni, ecc.
Come può la squadra raggiungere questo obiettivo?
Quali parametri di riferimento dovremmo usare per misurare i nostri progressi? Potrebbe essere il momento di avviare un prodotto, il numero di prodotti fabbricati, il numero di file chiusi dal servizio clienti , il numero di critiche a 5 -star ricevute, il numero di clienti acquisiti, l'aumento del fatturato di una determinata percentuale, ecc.
Per rispondere a queste domande, dovrai intervistare i membri del tuo team ponendo loro queste domande, quindi classificare le loro risposte. Dai la priorità alle loro risposte in un quadrante: più facile da eseguire -> più difficile da eseguire e più importante da eseguire -> meno importante da eseguire. Questo è il momento in cui i tuoi obiettivi inizieranno a prendere forma e a diventare più chiari.
Assegnare un budget e delle persone
Una volta definiti i tuoi obiettivi, è importante notare che il budget del tuo piano operativo proviene dal bilancio annuale del tuo dipartimento. Detto questo, il budget è la prima riga a prendere in considerazione quando inizi ad assegnare compiti, risorse e allocare un budget ai membri del team.
Ottieni anche feedback in questa fase, poiché potrebbe esserci qualcuno che è più adatto al ruolo che gli hai assegnato, oppure potresti essere in grado di rimuovere del tutto i passaggi non necessari dal processo.
Rapporto sul piano operativo
Dopo aver sviluppato il tuo piano operativo, è necessario impostare un processo per tenere conto di tutto questo man mano che il piano avanza. Deve includere obiettivi chiari con prodotti consegnabili, obiettivi, calendari e il personale necessario per fare il piano.
Le parti interessate, gli altri capi dipartimento e il management vorranno rivedere i progressi del piano operativo ad ogni benchmark, sia mensile, trimestrale o su base di progetto; quindi assicurati di segnalare tutti i risultati e assicurati che la direzione sia sempre presente. I dashboard di progetto possono essere una soluzione semplice per aggiornamenti rapidi e accurati.
Se necessario, modificare il piano operativo
Come per ogni progetto ben pianificato, devi essere sempre pronto a cambiare direzione. Hai raggiunto un benchmark che non ha prodotto i risultati attesi? Con un piano operativo, le attività sono così dettagliate che ora puoi sapere e capire esattamente quale parte del piano non funzionava in modo ottimale. Apporta modifiche, coinvolgi i membri del team secondo necessità, ottieni il consenso delle parti interessate e passa al benchmark successivo con il tuo piano operativo appena perfezionato.
Tali modifiche sono facili da apportare se hai avuto la lungimiranza di sviluppare il tuo piano utilizzando un software di pianificazione del progetto. Se è necessario apportare modifiche a un foglio Excel statico o a un documento Word, potrebbero essere necessarie ore per aggiornare tutte le modifiche.
I piani operativi funzionano meglio quando l'intero servizio aderisce, fissando le scadenze per le attività, misurando il successo del successo, tenendo conto dei problemi e collaborando efficacemente . Funzionano ancora meglio quando c'è una comunicazione tra i dipartimenti per garantire che l'intera macchina funzioni senza problemi quando ogni squadra raggiunge il suo obiettivo.
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