Richiedi firme digitali o firma documenti
L'impennata del lavoro da remoto nel 2025 ha generato una miriade di nuovi strumenti di collaborazione. Tuttavia, a volte, le funzioni più semplici, come le firme digitali sui documenti, sono quelle che sembrano più difficili da implementare per le aziende. È proprio questa la funzionalità che Zoho Sign si propone di risolvere.
In realtà, lo strumento è stato lanciato anni prima della pandemia. Ma l'anno scorso ha visto l'arrivo di un gran numero di nuovi utenti e, di conseguenza, nuove funzionalità per servirli in modo più efficace.
Oltre alla semplice firma digitale dei documenti, Zoho Sign si propone di offrire una piattaforma sicura che aiuti i team ad automatizzare determinate funzioni. Grazie alle sue numerose funzionalità e integrazioni, può rappresentare un notevole risparmio di tempo sia per i team che lavorano da remoto sia per quelli che lavorano in presenza.
Zoho Sign
Zoho Sign è stato lanciato inizialmente a luglio 2017 per facilitare le firme digitali e automatizzare i documenti digitali. È disponibile sul web, come app mobile e come applicazione desktop per dispositivi Mac. E come molte piattaforme Zoho, si integra automaticamente con una varietà di altri strumenti all'interno dell'ecosistema Zoho One.
Questo strumento funziona in diversi modi. Puoi firmare digitalmente i documenti e inviare copie firmate via email ai tuoi dipendenti o clienti. Puoi anche inviare documenti ad altri chiedendo loro di firmarli, o persino farli firmare immediatamente.
Sono disponibili diversi piani, da quello gratuito a quello aziendale da 20 dollari al mese. Per i team che necessitano di inviare e firmare numerosi documenti digitali, il piano aziendale è uno dei pochi del settore a offrire firme digitali illimitate. Tuttavia, sono disponibili opzioni più economiche per chi ha minori esigenze di firma digitale.
Firme digitali facili
La funzionalità principale di Zoho Sign è quella di facilitare le firme digitali. Ecco come funziona: se hai bisogno della firma di qualcuno, ti basta caricare il documento e aggiungere persona. Zoho invierà il documento al destinatario, fornirà tutto il necessario per la firma e ti avviserà al termine della procedura. Puoi anche inviare promemoria direttamente dalla tua dashboard.
All'altro estremo del processo, puoi anche utilizzarlo per firmare i documenti personalmente. Sulla tua dashboard, c'è una sezione per i documenti in attesa di firma, che ti consente di rivederli e firmarli rapidamente. Per iniziare a firmare, inserisci semplicemente nome, ruolo e indirizzo email. Puoi anche creare un profilo personale che includa la tua firma digitale per una maggiore praticità. Inoltre, puoi visualizzare le analisi dei documenti completati, così come di quelli che sono stati rifiutati o sono attualmente in fase di elaborazione.
Zoho Sign include anche alcune funzionalità avanzate , come la possibilità di personalizzare firme digitali e richieste. Ad esempio, è possibile aggiungere il proprio logo e creare modelli di documento. È persino possibile creare flussi di lavoro di firma, come approvazioni e firme di documenti.
Sicurezza della firma digitale
Alcuni dei documenti che devi firmare o far firmare potrebbero contenere informazioni sensibili. Pertanto, è importante che il tuo software di firma dei documenti disponga di funzionalità di sicurezza adeguate.
Zoho Sign include crittografia di livello militare e tecnologia blockchain per proteggere documenti e flussi di lavoro. Puoi anche autenticare documenti e firme per garantire la conformità ai tuoi processi. Lo strumento è inoltre conforme alle normative sulla firma elettronica, come ESIGN ed eIDAS.
Chandramouli Dorai, Product Marketer di Zoho Sign, ha dichiarato in un'intervista telefonica a Magileads: "Molte piccole imprese non conoscono la differenza tra una firma elettronica e una firma digitale. Una firma elettronica è essenzialmente un'immagine della propria firma aggiunta a un documento. Rimane legalmente valida, ma può essere facilmente falsificata. Una firma digitale non può essere falsificata, quindi offre maggiore sicurezza. E Zoho Sign è una piattaforma per firme digitali."
Integrazione della firma digitale
Zoho Sign si integra con oltre una dozzina di piattaforme all'interno dell'ecosistema Zoho e non solo, per semplificare ulteriormente le firme digitali. All'interno di strumenti Zoho come Zoho CRM, è possibile richiedere facilmente la firma dei documenti dalla stessa dashboard. Questa può essere una soluzione di automazione efficace e un valido strumento per risparmiare tempo per di vendita, onboarding o assistenza clienti.
Dorai spiega: "Se un nuovo potenziale cliente arriva in Zoho CRM, puoi inviargli automaticamente un accordo di non divulgazione (NDA) come parte del tuo normale flusso di lavoro, senza uscire dall'applicazione originale."
Ma sono previste anche integrazioni con altre piattaforme come Microsoft Teams, Gmail e Zapier. Quindi, anche se tu, i membri del tuo team o i tuoi clienti utilizzate queste altre piattaforme, creare firme digitali dovrebbe essere relativamente semplice.
Aggiornamenti sul lavoro a distanza
A partire da marzo 2021, Zoho Sign ha registrato un aumento significativo delle iscrizioni. Il numero di utenti è infatti circa triplicato. Questa crescita ha interessato tutto il mondo, dall'Asia all'America Latina. Pertanto, uno dei primi aggiornamenti a cui Zoho ha dato priorità è stato il miglioramento della capacità del suo strumento di firma digitale di funzionare in tutto il mondo.
Dorai ha dichiarato: "Per soddisfare questo nuovo pubblico, abbiamo iniziato a implementare Zoho Sign in più lingue regionali. Di conseguenza, l'intero processo di firma dei documenti è ora disponibile in 12 lingue. E prevediamo di aumentare questo numero a 24 lingue entro la fine del 2021"
Tuttavia, questo è solo uno dei tanti aggiornamenti che Zoho Sign ha aggiunto alle firme digitali nel corso dell'anno per soddisfare questa nuova domanda. Altri includono:
- Lancio di nuove app per Mac e iPad
- Limite di download aumentato da 25 a 40 documenti alla volta
- Aggiunta di ulteriori integrazioni all'interno dell'ecosistema Zoho
- Aggiunte ulteriori integrazioni con strumenti di terze parti come Microsoft Teams
- Miglioramenti alle piattaforme mobili
- Panoramica delle opzioni di backup su cloud
- sono personalizzabili. I modelli di email
Zoho si impegna costantemente a migliorare la sua suite completa di prodotti per soddisfare le esigenze delle aziende di oggi. Il modo in cui le aziende operano è cambiato radicalmente nell'ultimo anno e Zoho Sign offre una soluzione semplice ma sofisticata a un problema comune. Grazie all'integrazione con le altre piattaforme Zoho One, questo strumento ha svolto, e probabilmente continuerà a svolgere, un ruolo significativo nel supportare le attività da remoto.
🔍 Testimonianze degli utenti sulle firme digitali
Sophie M., Responsabile delle risorse umane in una PMI
"Da quando abbiamo adottato la firma digitale, abbiamo dimezzato i tempi di elaborazione dei contratti. Niente più stampe, scansioni o attese di risposta. Risparmia tempo e migliora la nostra professionalità."
Julien L., avvocato specializzato in diritto commerciale
"Le firme elettroniche qualificate mi hanno permesso di finalizzare transazioni a distanza con lo stesso livello di sicurezza legale di una firma autografa. Sono diventate essenziali nella nostra attività."
Claire D., Graphic Designer freelance
"Utilizzo uno strumento di firma elettronica per i miei preventivi e contratti. Questo rassicura i miei clienti e velocizza l'approvazione dei progetti. L'esperienza utente è fluida, anche per chi non è esperto di tecnologia."
Mehdi B., Direttore delle vendite
"Abbiamo integrato le firme elettroniche nel nostro CRM. Il risultato: migliore tracciabilità, zero documenti persi e una reattività significativamente migliorata nel ciclo di vendita."
🧠 Feedback degli esperti
Dott. Jean-Luc Favre, esperto di sicurezza informatica (ANSSI)
"Una firma digitale non è semplicemente un 'clicca per firmare'. È un meccanismo crittografico che garantisce l'integrità, l'autenticità e la non ripudiabilità di un documento. Deve essere implementata con strumenti certificati, soprattutto nei settori regolamentati."
Élodie Martin, consulente GDPR e conformità digitale
"Le firme elettroniche consentono la conformità al GDPR garantendo tracciabilità e un consenso univoco. Tuttavia, è essenziale scegliere il livello di firma appropriato al contesto giuridico del documento."
Pierre Garnier, CTO di una soluzione francese di firma elettronica SaaS
"Il futuro delle firme digitali risiede nella loro integrazione nativa negli aziendali (ERP, CRM, ecc.) con soluzioni di identificazione automatizzate. L'esperienza deve essere fluida e invisibile, pur rimanendo legalmente solida."
Eric Vautrin, Notaio
"Nelle professioni regolamentate, le firme elettroniche qualificate sono diventate la norma. Offrono un valore probatorio indiscutibile e consentono l'esecuzione sicura di transazioni a distanza senza alcuna perdita di rigore."
