Solicite firmas digitales o documentos de firma
El drástico aumento del teletrabajo en 2025 ha generado una gran cantidad de nuevas herramientas de colaboración. Sin embargo, a veces, las funciones más sencillas, como la firma digital de documentos, son las que pueden parecer más difíciles de implementar para las empresas. Esta es precisamente la funcionalidad que Zoho Sign pretende abordar.
La herramienta se lanzó en realidad años antes de la pandemia. Pero el año pasado vio la llegada de una gran cantidad de nuevos usuarios y, por lo tanto, nuevas características para servirlos de manera más efectiva.
Además de los simples documentos digitales de documentos, Zoho Sign tiene como objetivo proporcionar una plataforma segura que ayude a los equipos a automatizar ciertas funciones. Y gracias a sus muchas características e integraciones, puede representar un ahorro significativo de tiempo para los equipos distantes y tradicionales.
Signo Zoho
Zoho Sign se lanzó inicialmente en julio de 2017 para facilitar las firmas digitales y la automatización de documentos digitales. Está disponible en la web, aplicaciones móviles y como una aplicación de escritorio para dispositivos Mac. Y al igual que con muchas plataformas Zoho, se integra automáticamente con una variedad de otras herramientas en el ecosistema Zoho One.
La herramienta funciona en varias direcciones. Puede firmar digitalmente documentos usted mismo y enviar copias firmadas por correo electrónico a sus empleados o clientes . También puede enviar documentos a otras personas para pedirles que los firmen, o incluso que los firmen en el sitio.
Hay varios planes disponibles, que van desde $ 20 por mes para un plan de negocios. Para los equipos que necesitan enviar y firmar muchos documentos digitales, el plan corporativo es uno de los pocos del sector que ofrece una firma de documentos ilimitada. Sin embargo, hay opciones más asequibles disponibles para aquellos que tienen menos necesidades en términos de firma digital.
Firmas digitales fáciles
Facilitar las firmas digitales es la función más fundamental del signo de Zoho. Así es como funciona. Si necesita la firma de alguien, simplemente descargue el documento y agregue los datos de contacto de la persona . Zoho le enviará el documento, le proporcionará todo lo que necesita para firmar e informarle sobre el final de la operación. Incluso puede enviar recordatorios directamente desde su tablero.
En el otro extremo del proceso, también puede usarlo para firmar documentos usted mismo. En su tablero, hay una sección de documentos que esperan su firma para que pueda examinarlos y firmarlos rápidamente. Para iniciar firmar, simplemente ingrese su nombre, rol y dirección de correo electrónico. También puede crear un perfil personal que incluya su firma digital para facilitar la firma. Luego, también puede consultar los análisis sobre sus documentos completos, así como aquellos que han sido rechazados o que están en marcha.
Zoho Sign también incluye algunas características avanzadas , como la posibilidad de personalizar las firmas y solicitudes digitales. Por ejemplo, puede agregar su logotipo y crear documentos de documentos. E incluso puede crear procesos de firma como documentos y firmas.
Seguridad de la firma digital
Algunos de los documentos que debes firmar o hacer firmar pueden contener información sensible. Por tanto, es importante que su software de firma de documentos tenga suficientes funciones de seguridad.
Zoho Sign incluye cifrado de nivel militar y tecnología blockchain para proteger documentos y flujos de trabajo. También puede autenticar documentos y firmas para garantizar que se respeten sus procesos. La herramienta también cumple con las leyes de firma electrónica como ESIGN y eIDAS.
Chandramouli Dorai, responsable de marketing de productos de Zoho Sign, declaró en una entrevista telefónica con Magileads : «Muchas pequeñas empresas desconocen la diferencia entre una firma electrónica y una firma digital. Una firma electrónica es básicamente una imagen de la firma añadida a un documento. Sigue siendo legalmente válida, pero se puede falsificar fácilmente. Una firma digital no se puede falsificar, por lo que ofrece mayor seguridad. Zoho Sign es una plataforma de firma digital».
Integraciones de firmas digitales
Zoho Sign se integra con más de una docena de plataformas en el ecosistema Zoho y más allá para facilitar aún más las firmas digitales. En herramientas Zoho como Zoho CRM , puede solicitar fácilmente documentos en el mismo tablero. Esto puede ser una potente automatización y un esfuerzo de ahorro de tiempo para de ventas , incorporación o servicio al cliente.
Dorai explica: “Si tienes un nuevo cliente potencial que ingresa a Zoho CRM , puedes enviarle automáticamente un NDA como parte de tu flujo de trabajo normal, sin salir de la aplicación original.
Pero también hay integraciones con otras plataformas como los equipos de Microsoft, Gmail y Zapier. Por lo tanto, incluso si usted, los miembros de su equipo o sus clientes trabajan desde estas otras plataformas, hacer que las firmas digitales deberían ser relativamente simples.
Actualizaciones de trabajo remoto
A partir de marzo de 2021, Zoho Sign comenzó a conocer un pico importante de inscripciones. De hecho, los usuarios han aumentado la tasa normal en aproximadamente tres veces. Y este número de usuarios ha aumentado en todo el mundo desde Asia a América Latina. Por lo tanto, una de las primeras actualizaciones a las que Zoho ha sido mejorar la capacidad de la herramienta de firma digital para operar en todo el mundo.
Dorai afirma: «Para atender a este nuevo público, hemos comenzado a implementar Zoho Sign en más idiomas regionales. Como resultado, todo el proceso de firma de documentos ahora está disponible en 12 idiomas. Y planeamos ampliar esta disponibilidad a 24 idiomas para finales de 2021».
Sin embargo, fue solo una numerosas actualizaciones que Zoho Sign agregó durante todo el año pasado a las firmas digitales para cumplir con esta nueva solicitud. Los otros incluyen:
- Lanzamiento de nuevas aplicaciones para Mac y iPad
- Aumento del límite de carga de 25 a 40 documentos a la vez
- Se agregaron integraciones adicionales al ecosistema Zoho.
- Se agregaron integraciones adicionales con herramientas de terceros como Microsoft Teams.
- Plataformas móviles mejoradas
- Comprender las opciones de copia de seguridad en la nube
- Posibilidad de personalizar los modelos de correo electrónico
Zoho se esfuerza constantemente por mejorar su gama completa de productos para cumplir con los requisitos de los negocios actuales. El año pasado, la forma en que trabajan las empresas cambió mucho. Y Zoho Sign aporta una solución simple pero sofisticada a un problema actual. Por lo tanto, con sus integraciones con otras plataformas Zoho One, esta herramienta A y probablemente continuarán desempeñando un papel importante en el soporte de operaciones remotas.
🔍 Testimonios de firmas digitales
Sophie M., gerente de recursos humanos en una PYME
"Dado que hemos adoptado firmas digitales, tenemos el tiempo de procesamiento de contratos medio reducido. No es necesario imprimir, escanear o esperar un correo de devolución. Es un ahorro de tiempo y profesionalismo.»
Julien L., abogado de derecho comercial
"La firma electrónica calificada me permitió finalizar las transacciones remotas con certeza legal equivalente a una firma escrita a mano. Se ha convertido en una necesidad en nuestra práctica.» »
Claire D., Freelance in Graphic Design
"Utilizo una herramienta de firma electrónica para mis citas y contratos. Esto tranquiliza a mis clientes y acelera la validación de los proyectos. La experiencia del usuario es fluida, incluso para aquellos que no son tecnófilos".
Mehdi B., director comercial
"Tenemos firmas electrónicas integradas en nuestro CRM. Resultado: mejor trazabilidad, cero documento perdido y mayor capacidad de respuesta en los ciclos de ventas.» »
🧠 Comentarios de expertos
Dr. Jean-Luc Favre, experto en ciberseguridad (ANSSI)
"Una firma digital no se limita a un simple" clic para firmar ". Es un mecanismo criptográfico que garantiza la integridad, la autenticidad y la no repertitud de un documento. Debe implementarse con herramientas certificadas, especialmente en los sectores regulados.»
Élodie Martin, consultor de RGPD y cumplimiento digital
"Las firmas electrónicas permiten respetar el GDPR asegurando la trazabilidad y el consentimiento claro. Sin embargo, es esencial elegir el nivel de firma adaptado al contexto legal del documento.» »
Pierre Garnier, CTO de una solución francesa de SaaS de firma electrónica
El futuro de las firmas digitales reside en su integración nativa en empresariales (ERP, CRM, etc.) con soluciones de identificación automatizadas. La experiencia debe ser fluida e invisible, a la vez que legalmente robusta.
Éric Vautrin, notario
"En las profesiones reguladas, las firmas electrónicas calificadas se han convertido en el estándar. Ofrecen un valor convincente innegable y permiten asegurar actos desde la distancia, sin pérdida de rigor.» »
