En cualquier negocio, independientemente de su actividad, los datos de los clientes son de vital importancia. Hoy en día, estos archivos están informatizados. De hecho, se incluyen en el software de gestión empresarial, e incluso en el software de facturación y presupuestos. Gracias a estos archivos, la empresa puede aumentar sus ingresos, ya que representan una excelente herramienta de marketing. Por lo tanto, crear una base de datos de clientes eficazes esencial para la implementación exitosa de estrategia de ventas de la organización
¿Qué es un fichero de clientes?
Un archivo de cliente es una lista con información que caracteriza a un potencial o actual. Contiene sus datos de contacto, pedidose incluso mensajes intercambiados en redes sociales. Es un documento valioso para una empresa, ya que le permite saber cómo interactuar con el cliente o cliente potencial.
¿Cuáles son las ventajas de tener un fichero de clientes?
El archivo de clientes puede ser de gran ayuda para los líderes empresariales por las siguientes razones.
Ahorra tiempo
Los datos de los clientes están centralizados en un solo lugar. Esto facilita la búsqueda de información sobre un cliente específico. Lo mismo se aplica a la actualización de los datos de contacto .
Analizar la base de clientes
Los hábitos de consumo de los clientes se registran en el archivo. Esto le permite comparar su desempeño con la estrategia que utilizará para convencerlos de comprar un producto específico.
Mejorar la comunicación
Las bases de datos y la información útil para los envíos de correo se pueden exportar fácilmente personalización de los correos electrónicos enviados a los clientes.
Establecer una buena estrategia de negocio
Al comprender las necesidades, el presupuesto y los hábitos de compra del cliente, la empresa puede ofrecerle propuestas relevantes. Puede utilizar software básico como Microsoft Excel para registrar la información . Los programas especializados también son útiles, pero suelen requerir tiempo para aprender a usarlos.
Las actualizaciones periódicas son esenciales para no subestimar las necesidades actuales de los clientes. Además, combinar la gestión de archivos de clientes con actividades sencillas fidelización de (invitaciones, tarjetas regalo, etc.) aumentará artificialmente la lealtad del cliente.
¿Qué contiene un expediente de cliente?
Los datos que deben incluirse en el archivo de clientes dependen del sector de actividad de la empresa datos básicos
- tipo (cliente o prospecto),
- nombre y apellido,
- sexo (masculino / femenino)
- DIRECCIÓN
- fecha de nacimiento,
- fecha del contacto inicial,
- teléfono,
- correo electrónico,
- sitio web,
- origen del contacto (fuente),
- ingresos generados,
- historial de pedidos
- historial de contactos
- Tarjeta de fidelización: número de productos consumidos,
- acciones comerciales a tomar
- fechas de entrevistas telefónicas
- proyecto deseado
- presupuesto,
- Otras observaciones.
En cualquier caso, debe ser muy claro y preciso al introducir la información .
¿Cómo recopilar información para colocar en la ficha del cliente?
Se recopila información cuando un nuevo cliente realiza una compra . El cliente también puede proporcionar sus datos de contacto al solicitar un presupuesto o completar un pedido . Además, puede facilitarlos durante las reuniones de ventas o entregárselos directamente a la empresa.
los datos de los clientes potenciales, la recopilación se puede realizar mediante la organización de juegos o concursos, por ejemplo. Otra opción es que la empresa cree un formulario en línea o invite a los clientes potenciales a diseñar una tarjeta de fidelización.
¿Cómo creo un archivo de cliente en Excel?
La creación de un archivo de clientes una información completa y bien organizada Por lo tanto, la empresa debe considerar 5 puntos esenciales.
1. Recopilar datos existentes
Primero, debes recopilar todos los datos que contiene la libreta de contactos del cliente, el calendario de actividades o el archivo de facturación. Luego, debes introducirlos en un archivo de Excel. Este archivo contiene diferentes pestañas que te permiten reunir toda la información en un solo archivo.
2. Definir la frecuencia de compra del cliente
La empresa necesita determinar la frecuencia de compra de sus clientes/clientes potenciales para analizar las cotizaciones y su conversión en contratos. Los gerentes deben saber si el cliente compra mensualmente, anualmente o diariamente. Si compra de dos a tres veces al mes, un análisis mensual de la base de datos de clientes. Si las compras son poco frecuentes, el análisis trimestral es el más adecuado.
3. Recopile los datos y rellene el fichero.
En un archivo de Excel, la empresa puede recopilar sus datos procediendo de la siguiente manera:
- Enumere los clientes.
- Rellena y copia sus características : para una persona, los datos de contacto necesarios son la de correo electrónico, la dirección postal, la profesión, la edad… Mientras que para las empresas, la información que deben recordar son los correos electrónicos, las direcciones, el número de teléfono, la facturación y el número de empleados.
- Complete el historial de compras del cliente de los últimos 3 años. Para cada período, indique claramente el número de compras y su importe total.
4. Analizar los datos
Utilizando funciones automatizadas en Excel, la empresa puede identificar fácilmente:
- Número de clientes activos : total o periódico.
- Identidad del cliente : antigüedad, fidelidad y frecuencia de compra. Estos datos permiten a la empresa identificar a sus clientes más importantes en función de su volumen de ventas.
- Frecuencia de compra del cliente : tamaño promedio de su cesta de compra, tiempo transcurrido desde su última compra…
- La estacionalidad de la actividad de la empresa : los meses de mayor actividad, su evolución a lo largo del año…
5. Orientar las acciones a tomar
Un archivo de clientes puede ayudar a la empresa a identificar fácilmente a los clientes que cumplen con los criterios considerados importantes. Una vez creado el archivo, la empresa debe tomar ciertas medidas para contactarlos .
- para intentar recuperar a sus antiguos clientes que se habían vuelto inactivos
- sus clientes que tienen cestas de compra más pequeñas , en un esfuerzo por presentarles nuevos productos y servicios.
- invitar a sus clientes fieles a que recomienden sus servicios a otros, ofreciéndoles una oferta de descubrimiento.
Mantener el archivo actualizado y analizarlo periódicamente requiere una disciplina considerable. Sin embargo, es importante recordar que constituye una fuente de ingresos y valor añadido para la empresa, por lo que no debe descuidarse. Se recomienda realizar análisis exhaustivos y actualizaciones al menos una vez al año.
