En una empresa, sea cual sea su actividad, los datos de los clientes son de suma importancia. Hoy en día, estos archivos están informatizados. De hecho, están incluidos en software de gestión comercial , o incluso en software de facturación de presupuestos . Gracias a estos archivos, la empresa podrá incrementar su facturación , porque es una excelente palanca de marketing . , crear un fichero de clientes eficaz es necesario para llevar a cabo con éxito la estrategia comercial de la organización.

¿Qué es una ficha de cliente?

El archivo de cliente es una lista de información característica de un cliente potencial o cliente. Contiene sus datos de contacto , sus pedidos e incluso mensajes intercambiados en redes sociales. Este es un documento valioso para una empresa, porque le permite saber cómo actuar ante el cliente/cliente potencial .

¿Cuáles son las ventajas de tener una ficha de cliente?

La ficha de cliente puede ser de gran ayuda para los empresarios por los siguientes motivos.

Ganar tiempo

Los datos del cliente están agrupados en un solo lugar. De este modo resulta más fácil encontrar información sobre un cliente en particular. Lo mismo ocurre con las actualizaciones de los datos de contacto .

Analizar la base de clientes

Los hábitos de consumo de los clientes quedan registrados en el fichero. Entonces podrás posicionarte en relación con la estrategia que utilizarás para convencerlo de que compre un producto específico.

Mejorar la comunicacion

Las bases de datos y la información útil para los envíos de correo se pueden exportar sin dificultad. Esto facilitará que la empresa personalice los correos electrónicos que enviará al cliente.

Establecer una buena estrategia comercial

Gracias al conocimiento de las necesidades del cliente, su presupuesto y sus compras habituales, la empresa podrá ofrecerle ofertas relevantes. La empresa puede utilizar software básico como Microsoft Excel y enumerar la información completa del cliente Algunos programas dedicados también son interesantes, pero a menudo requieren una cierta cantidad de tiempo para comenzar.

Sin embargo, se deben realizar actualizaciones periódicas para no equivocarse sobre las necesidades actuales de los clientes. Además, al combinar la gestión de fichas de clientes actividades de relación con los clientes (invitaciones, vales regalo, etc.), retendrá artificialmente a sus clientes.

¿Qué contiene una ficha de cliente?

Los datos a introducir en la ficha de cliente dependen del sector de actividad de la empresa. Sin embargo, es imprescindible que los archivos contengan datos básicos

• tipo (cliente o cliente potencial),
• apellido y Nombre,
• Género Masculino Femenino),
• DIRECCIÓN
• fecha de nacimiento,
• fecha de contacto,
• teléfono,
• Correo electrónico,
• sitio de Internet,
• origen del contacto (fuente),
• facturación alcanzada,
• Historial de pedidos,
• historial de contactos,
• tarjeta de fidelidad: número de productos consumidos,
• acciones comerciales a realizar,
• fechas de entrevistas telefónicas
• proyecto deseado,
• presupuesto,
• otras observaciones.

En cualquier caso, debes ser muy claro y preciso al momento de ingresar la información .

¿Cómo recopilar información para poner en la ficha del cliente?

La información se recopila cuando un nuevo cliente realiza una compra . El cliente también puede proporcionar sus datos de contacto al preparar un presupuesto o formulario de pedido . Además, es posible que los proporcione durante las reuniones de ventas o los entregue directamente a la empresa.

En cuanto a los datos sobre los prospectos, la recopilación se puede realizar mediante la organización de juegos o competiciones, por ejemplo. O la empresa puede crear un formulario en línea o invitarlos a diseñar una tarjeta de fidelización .

¿Cómo crear un archivo de cliente en Excel?

la información ordenada y completa La empresa debe entonces saber considerar 5 puntos esenciales.

1. Reúna los datos existentes

En primer lugar debes recopilar todos los datos contenidos en la libreta de contactos del cliente , en el calendario de actividades o en un fichero de facturación . Luego, debemos ponerlos en un de archivo Excel . Este último contiene diferentes pestañas que permiten reunir toda la información en un mismo archivo.

2. Establecer la frecuencia de compra del cliente

La empresa debe determinar la frecuencia de compra de su cliente/cliente potencial para analizar cotizaciones y su conversión en contratos . Luego, los gerentes necesitan saber si el cliente compra algo por mes, por año o por día. Si compras de 2 a 3 veces al mes, debes elegir el análisis de archivos Si rara vez es mensual, lo más recomendable es un análisis trimestral

3. Compile los datos y complete el archivo.

En un archivo Excel, la empresa puede recopilar sus datos haciendo lo siguiente:

• Listar clientes.
• Rellena y copia sus características : para un particular, los datos de contacto necesarios son la de correo electrónico , dirección postal, profesión, edad, etc. Mientras que para las empresas, los datos a recordar son correos electrónicos, direcciones, número de teléfono, facturación y número de empleados. .
• Historial completo de compras de clientes de los últimos 3 años. Para cada período, deberás anotar el número de compras y su importe total.

4. Analizar los datos

Utilizando funciones automatizadas en Excel, la empresa puede identificar fácilmente:

• El número de clientes activos : total o periódico.
• La identidad del cliente : su antigüedad, su fidelidad, la regularidad de sus compras. Gracias a estos datos, la empresa podrá determinar los clientes más importantes, según su peso (evaluado en función de su facturación).
• La frecuencia de compra del cliente : su cesta media, la antigüedad de su última compra, etc.
• La estacionalidad de la actividad de la empresa : los meses en los que hay más trabajo, su evolución a lo largo del año, etc.

5. Orientar las acciones a tomar

El archivo de clientes puede ayudar a la empresa a identificar fácilmente a los clientes que cumplen con los criterios considerados importantes. Una vez constituido el expediente, la empresa deberá realizar determinadas acciones para contactar :

• sus antiguos clientes que se han vuelto inactivos para intentar recuperarlos ,
• a sus clientes que tienen cestas menos cargadas para intentar presentarles nuevos productos y servicios ,
• a sus fieles clientes invitarles a patrocinar a otras personas ofreciéndoles una oferta de descubrimiento.

Mantener el expediente actualizado y analizarlo periódicamente requiere una gran disciplina. Sin embargo, hay que tener en cuenta que es una fuente de ingresos y valor añadido para una empresa , por lo que no debe descuidarse. El análisis en profundidad y la actualización deberán realizarse al menos una vez al año.