En una empresa, sea cual sea su actividad, los datos del cliente son de capital. Hoy en día, estos archivos están computarizados. De hecho, están incluidos en el software de gestión comercial , o incluso en el software de envío de cotizaciones . Gracias a estos archivos, la compañía podrá aumentar su facturación , porque es una excelente palanca de marketing . clien efectivo es necesario para llevar a cabo la estrategia comercial de la organización
¿Qué es una ficha de cliente?
El archivo del cliente es una lista de información característica de un cliente potencial o un cliente. Contiene sus datos de contacto , sus pedidos e incluso los mensajes intercambiados en las redes sociales . Este es un documento precioso para una empresa, porque nos permite saber cómo actuar contra el cliente/prospecto .
¿Cuáles son las ventajas de tener una ficha de cliente?
La ficha de cliente puede ser de gran ayuda para los empresarios por los siguientes motivos.
Ganar tiempo
Los datos del cliente se agrupan en el mismo lugar. Por lo tanto, se vuelve más fácil encontrar información sobre un cliente en particular. Es lo mismo para las actualizaciones de los datos de contacto .
Analizar la base de clientes
Los hábitos de consumo de los clientes quedan registrados en el fichero. Entonces podrás posicionarte en relación con la estrategia que utilizarás para convencerlo de que compre un producto específico.
Mejorar la comunicacion
Las bases de datos y la información útil para los envíos de correo se pueden exportar sin dificultad. Esto facilitará que la empresa personalice los correos electrónicos que enviará al cliente.
Establecer una buena estrategia comercial
Al comprender las necesidades, el presupuesto y las compras habituales del cliente, la empresa puede ofrecer ofertas relevantes. Puede usar software básico como Microsoft Excel y detallar la información . Algunos programas especializados también son útiles, pero suelen requerir tiempo para aprenderlos.
una actualización regular para no confundir las necesidades actuales de los clientes. Además, al combinar la administración de archivos de clientes con relaciones del cliente (invitaciones, cupón de regalo, etc.), construirá artificialmente a sus clientes .
¿Qué contiene una ficha de cliente?
Los datos a introducir en la ficha de cliente dependen del sector de actividad de la empresa. Sin embargo, es imprescindible que los archivos contengan datos básicos
- tipo (cliente o prospecto ),
- apellido y Nombre,
- Género Masculino Femenino),
- DIRECCIÓN
- fecha de nacimiento,
- fecha de contacto,
- teléfono,
- Correo electrónico,
- sitio de Internet,
- origen del contacto (fuente),
- facturación alcanzada,
- Historial de pedidos,
- historial de contactos,
- tarjeta de fidelidad: número de productos consumidos,
- acciones comerciales a realizar,
- fechas de entrevistas telefónicas
- proyecto deseado,
- presupuesto,
- otras observaciones.
En cualquier caso, debes ser muy claro y preciso al momento de ingresar la información .
¿Cómo recopilar información para poner en la ficha del cliente?
La información se recopila cuando un nuevo cliente realiza una compra . El cliente también puede proporcionar sus datos de contacto al preparar un presupuesto o formulario de pedido . Además, es posible que los proporcione durante las reuniones de ventas o los entregue directamente a la empresa.
En cuanto a los datos de clientes potenciales, la recopilación puede realizarse, por ejemplo, mediante juegos o concursos . También puede crear un formulario en línea o invitarlos a diseñar una tarjeta de fidelización .
¿Cómo crear un archivo de cliente en Excel?
Crear una ficha de cliente la información ordenada y completa La empresa debe entonces saber considerar 5 puntos esenciales.
1. Reúna los datos existentes
En primer lugar debes recopilar todos los datos contenidos en la libreta de contactos del cliente , en el calendario de actividades o en un fichero de facturación . Luego, debemos ponerlos en un de archivo Excel . Este último contiene diferentes pestañas que permiten reunir toda la información en un mismo archivo.
2. Establecer la frecuencia de compra del cliente
La empresa debe determinar la frecuencia de compra de su cliente/cliente potencial para analizar cotizaciones y su conversión en contratos . Luego, los gerentes necesitan saber si el cliente compra algo por mes, por año o por día. Si compras de 2 a 3 veces al mes, debes elegir el análisis de archivos Si rara vez es mensual, lo más recomendable es un análisis trimestral
3. Compile los datos y complete el archivo.
En un archivo Excel, la empresa puede recopilar sus datos haciendo lo siguiente:
- Listar clientes.
- Rellena y copia sus características : para un particular, los datos de contacto necesarios son la de correo electrónico , dirección postal, profesión, edad, etc. Mientras que para las empresas, los datos a recordar son correos electrónicos, direcciones, número de teléfono, facturación y número de empleados. .
- Historial completo de compras de clientes de los últimos 3 años. Para cada período, deberás anotar el número de compras y su importe total.
4. Analizar los datos
Utilizando funciones automatizadas en Excel, la empresa puede identificar fácilmente:
- El número de clientes activos : total o periódico.
- La identidad del cliente : su antigüedad, su fidelidad, la regularidad de sus compras. Gracias a estos datos, la empresa podrá determinar los clientes más importantes, según su peso (evaluado en función de su facturación).
- La frecuencia de compra del cliente : su cesta media, la antigüedad de su última compra, etc.
- La estacionalidad de la actividad de la empresa : los meses en los que hay más trabajo, su evolución a lo largo del año, etc.
5. Orientar las acciones a tomar
El archivo de clientes puede ayudar a la empresa a identificar fácilmente a los clientes que cumplen con los criterios considerados importantes. Una vez constituido el expediente, la empresa deberá realizar determinadas acciones para contactar :
- sus antiguos clientes que se han vuelto inactivos para intentar recuperarlos ,
- a sus clientes que tienen cestas menos cargadas para intentar presentarles nuevos productos y servicios ,
- a sus fieles clientes invitarles a patrocinar a otras personas ofreciéndoles una oferta de descubrimiento.
Mantener el expediente actualizado y analizarlo periódicamente requiere una gran disciplina. Sin embargo, hay que tener en cuenta que es una fuente de ingresos y valor añadido para una empresa , por lo que no debe descuidarse. El análisis en profundidad y la actualización deberán realizarse al menos una vez al año.
